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第3章 职业素养成就秘书一生

秘书的工作内容包罗万象,并具有多元性、复合性、繁杂性的特点。秘书对内是领导的左膀右臂,对外是单位的脸面喉舌;既要运筹帷幄,又要捉刀代笔……一个合格的秘书应是具有能适应多方面工作要求的通才和“杂家”。

1.秘书应具备的个人素质

秘书担负着上情下达、下情上报、对外交往及后勤服务等工作,所以秘书应该具备这样的气质:爱岗敬业,值得信赖,独立成熟。这种气质具体表现在对待上级不卑不亢;对待同事谦和礼让;对待客户亲切周到;对工作认真负责;为人处世老练冷静。这些素质在秘书平时的参谋、助手、协调、服务、督办工作中都需要用到。

秘书需要有一个敏锐的“雷达”,时时刻刻留意到周围人和事的变化。要及时传达上级的指示,善于观察同事的情绪,准确把握客户的动向。秘书可以说是一个天生的“交际家”,要懂得圆滑的处世技巧,在上下级出现矛盾之时,不偏不倚,妥善解决纠纷;在客户出现不满的时候,从容不迫,周到地解决客户所提出的问题。

有时候,秘书又好似一个敬业的“工作狂”,工作要认真负责、勤勤恳恳、任劳任怨;要抱着“干一行、爱一行、专一行”的态度来工作,这样才能为上级解忧,为同事分忧,为客户服务。那么,做好一个秘书应具备哪些个人素质呢?

①要有严明的纪律。在一个团队中,纪律是最重要的,严明的纪律是团队生存的基础,没有了纪律,就丢失了一切。

②要有一丝不苟、尽善尽美的办事态度。事情无论大小巨细,都要做到尽心尽力、力求完美;不仅要完成领导交代的工作,还要讲求工作效率,对工作安排要主次分明,优先处理要事、急事,对大事要高度重视,一抓到底,对相对来说不太重要的事可以延后。

③思想要活跃,能够跟上时代的变化,快速接受新生事物,并且掌握新生事物。

作为一个秘书,办事要稳妥,处世要严谨,道德品质要高尚,工作作风要踏实,对人要公正;真正做到堂堂正正做人,认认真真做事,这些都是一个优秀秘书的必备品质。

2.秘书应有的职业品德

作为秘书,应具有一定的职业品德。比如说,热爱事业、安心工作、为事业献身的精神,按领导意图办事和谦虚待人的精神,还有严守本分、严守纪律、严守机密,等等。其中,以下几点是应该经常注意的:

①诚实而不做假弄权。我们说诚实,是指对待我们所服务的领导人而言。设想秘书对领导人有所虚假,那还有什么好关系可言!有个别秘书传假旨,冒用领导人名字批条子、签字等,就是做假弄权的行为,不但违反纪律,严重的情况下还是犯法的。

秘书要严格要求自己,秉公办事,坚持原则,决不能打着领导的旗号办私事,树立所谓的自己的“形象”。

②当参谋而不是自以为是。有人提过这样的问题:当秘书,按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾,若是领导人的意见是错的,他又不采纳我的参谋意见,怎么办?这里有三点要注意:一是不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议;二是不要以为自己的意见就是对的;三是要明确认识,领导人是决策者,秘书无权强要领导人采纳自己的意见。

在领导人的指令、意见,“出台”前,如果秘书发现有不足之处,应当提出补正意见供参考。秘书同领导人之间的关系应该是亲密、融洽、和谐而充满友谊和支持的工作关系。

③顾全大局而不介入矛盾。如果几位领导有了意见分歧、有了个人矛盾时,秘书应该怎么办?这里有一条原则:秘书不能也不允许介入领导人私人间或工作中的分歧和矛盾。秘书介入这种纠纷,支持一方、反对一方,不但于事无益,而且会把事情搞得更复杂。秘书人员不能在领导之间说不利于团结的话。如回避不了,最多只能表示:领导之间的事,秘书人员不便说什么,希望以大局利益为重,相互谅解、搞好团结。如果领导间在工作上有分歧,临到秘书非执行不行时,就只能按组织原则,执行主要决策人的意见。

④公正而不搬弄是非。秘书在领导人身边工作,随时随地需要向领导人汇报情况,提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书公正、客观、超脱。涉及人事问题时,绝不可借工作之便,挟私向领导人说这个人那个人的坏话。这是一条美德,也应是一条纪律。

⑤谦虚而不傲上凌下。有些秘书自以为地位重要,对下口大气粗、盛气凌人,使人反感。有些秘书性格急躁,自以为正确,有时会同领导人顶撞、争吵起来。好的性格也是处理好人际关系的重要因素,但性格、脾气,多半也能纳入品德修养的范围。如果秘书自恃有才干,而不注意职业品德修养,也是搞不好关系的。

⑥受批评而不急不怨。有些秘书风趣地说:我们做工作挨批评是常事;如果有一段时间不挨批评就是事实上的表扬。工作做得不好,挨批评是应该的。有时,领导人的要求、批评也有弄错情况的。这时,最好不要急于争辩、急于解释,而是暂时冷静一下,等气氛稍微缓和一下再用适当方式说清楚。有时,情况不说自明。能做到这一点,对处好以后的关系做好服务工作非常有好处。

⑦办事要忠于领导意图不要按个人喜好随意增减,画蛇添足,把事情办走了样。也不要在执行一位领导人的指令时而去问另一领导人的意见,节外生枝把事情搞复杂,这些都是忌讳的。

秘书在工作中要摆正心态,特别是在传达领导精神时应不掺杂个人意见,原原本本地执行,使之不走样、不变形、不夸张。

3.秘书应具备的基本功底

做秘书同做其他专业工作一样,需要一些基本功底。这些基本功底,就像盖楼的地基,越厚实越牢固,对做好工作越有利。

(1)政治理论功底

秘书应当懂哲学和政治经济学的知识。有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学,对工作并没有多大关系。这个看法其实不正确,秘书必须要懂哲学和政治经济学,这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单,因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的,否则无法把文章写好,而哲学和政治经济,是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。

(2)逻辑思维功底

秘书要系统的掌握逻辑知识,有很强的逻辑思维能力。一个文章写得好的秘书,逻辑思维能力肯定很强,所以逻辑学知识就像哲学和政治经济学知识一样,也可以说是秘书功底基础的基础。

(3)政策法规功底

秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。举例来说,如果你在电信企业做秘书,就要熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大决策,就要熟悉信息产业政策、通信行业政策、电信体制改革政策,就要熟悉“劳动法”“消费者权益保护法”、“合同法”“公司法”“电信条列”等。只有掌握了这些东西,你才能保证所写的文章有正确的政治性和“政治高度”,并且使文章符合法律法规所设定的“游戏规则”。很难想象,一个“政策盲”“法盲”的秘书能把文章写好,所以,政策法规知识是秘书应当掌握的知识。

(4)企业经营管理功底

秘书要有丰富的企业经营管理知识。这方面的知识包括两个部分,一部分是一般的企业经营管理理论知识,这里面也包括现代企业制度知识;另一部分是你所在企业的经营管理知识,比如你在电信企业,就要有电信企业经营管理知识,在其他企业,就要有其他企业的经营管理知识。因为你在企业当秘书,所写的文章都是有关企业经营管理的事情,如果企业经营管理知识很缺乏,是无法把文章写好的,所以,学习企业经营管理知识,也是秘书的必修课。

(5)专业技术业务功底

秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识。秘书对本企业的技术业务应当是个行家,而不应当是个外行。为什么呢?因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识,肯定写出来的文章里会有外行话,甚至会造成错误,闹出笑话。当然,这并不是说秘书就非得精通技术业务不可,这样要求也没有必要,但必须对基本的常识性的技术业务知识了解和熟悉,而且了解的面和熟悉的面越宽越好,秘书对本企业的技术业务应当是个通家。

(6)公文写作功底

秘书要掌握公文写作基本知识,掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功。公文写作知识包括了三个部分,一部分是一般的公文写作理论知识,另一部分是企业公文写作理论知识,还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础,有了这个理论基础,你才能迈进秘书这个行当的门槛。但光有理论基础并不一定就能把文章写出来,或者写出来也不一定就能写得好,还有在实际写作中摸索总结写作知识的问题,这部分的知识摸索总结得越多,经验积累得越多,你的基本功就越厚实。

以上六个方面的功底是对秘书的基本素质要求,或者说是秘书能够把文章写好所需要具备的基本功。一般来说,凡是写作水平比较高、文章写得好的秘书,这六个功底肯定都很深厚。

4.秘书应树立哪些职业观念

秘书工作的基本特征,就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征,就是要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变,是秘书工作改革与发展的先决条件。根据秘书工作的基本特征,秘书应当树立以下职业观念:

(1)服从观念

所谓服从观念,就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥,按照领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。

主辅关系决定了秘书的从属地位,秘书按照领导意图和要求工作,以服从领导为自己的本分。因此,秘书人员要充分认识自己的职业角色,围绕领导工作的目标和要求来调节自己的行为,绝不能别出心裁,另搞一套,更不能同领导对着干。

(2)参谋观念

发挥参谋作用,是领导决策科学化、民主化的客观要求,也是秘书工作提高辅助水平,适应时代发展的客观要求。秘书具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势,发挥参谋作用有得天独厚的条件,尤其在高科技飞速发展的新世纪,领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前,迅速、准确地做出各种判断,更需要秘书人员发挥参谋作用。

因此,秘书人员必须强化参谋意识,提高谋略水平,掌握参谋艺术,真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变,充分发挥参谋作用。

(3)全局观念

众所周知,任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上,只有这样,才能统观全局,全面运筹,指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的,秘书人员只有立足领导工作全局,站在领导者的角度观察、分析和处理问题,才能与领导者取得共识,适应领导者的要求。

因此,秘书人员必须解放思想、胸怀全局,做到不在其位、当谋其政。同时,要不断拓宽自己的知识面,建造通才型的知识结构;大力培养宏观思维能力,以适应领导工作的辅助要求。

(4)信息观念

当今社会已经进入信息时代,谁重视信息,谁就能赢得主动。秘书作为领导的“耳目”,为领导者及时、准确、全面地提供信息是其重要的职责。因此,秘书人员必须树立信息观念。

第一,要始终把重点放在捕捉反映重大、具有全局性或牵一发而动全身的信息上。越是重要、敏感和难度大的信息,越要予以关注,越要全力发掘。第二,必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路,以便领导及时修正决策。第三,必须重视提高信息的质量,在时效性、真实性和适用性上下工夫。总之,秘书人员一定要有敏锐的信息意识,广泛收集信息,精心加工信息,准确提供信息,快速传递信息,充分利用信息,以适应领导决策和社会发展的客观要求。

(5)创新观念

首先,创新能力是知识经济时代对秘书素质的特殊要求。为了迎接科学技术突飞猛进和知识经济迅速兴起的挑战,必须坚持创新。创新是做好新时期秘书工作的要求,也是促使秘书人员不断提高素质,做好服务的不竭动力。秘书人员作为以知识和信息辅佐领导工作、服务人民群众的“工薪阶层”,必须具备创新意识和创新能力,以适应知识经济时代的要求。

其次,创新能力是领导决策科学化对秘书素质的必然要求。如果说20世纪领导层的决策还存在很大的经验成分,到21世纪,必将由经验决策转变为科学化决策,这是科技和管理发展的必然趋势。秘书队伍作为辅助领导决策的一支特殊力量,其地位和作用越来越重要,领导者也对秘书的参谋作用越来越重视。而参谋的核心是创新意识,如果没有新思想、新办法,是不可能当好领导工作参谋的。

再次,创新能力是秘书工作自身改革和发展的迫切要求。长期以来,由于种种原因,秘书人员非常缺乏创新精神和创新能力。保守的传统观念,严重束缚了秘书人员的创新能力;陈旧的思维方式,压抑了秘书人员的创新能力。这种状况很不适应时代潮流和秘书工作的新形势,迫切需要秘书解放思想,开拓进取,树立创新观念,提高创新能力。

(6)效率观念

所谓效率观念,就是秘书人员提高单位时间内工作量的自觉意识。秘书工作是适应提高领导工作效率的需要而产生的,也是在提高领导工作效率的目标下发展的。离开提高领导工作效率,秘书工作就失去了存在的基础和意义。

如今,社会发展的节奏明显加快,知识更新的速度日趋加快,信息传递的速度更加快捷,情况瞬息万变,这都要求秘书人员要重视工作效率问题。秘书工作效率的高低,直接影响到领导的工作效率,所以秘书无论是处理公文、办理事务、传递信息,还是参谋咨询、调查研究、督促检查,都必须在优质高效上下工夫,只有这样,才能适应飞速发展的时代要求。

是否勤于学习、善于学习、学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。人的一生就是一个不间断的学习与实践过程,只有这样,才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。

5.秘书的信用是一种宝贵的资源

对于秘书来说,信用是一种宝贵的资源,是领导和同事信赖你的基础。没有信用,秘书在工作中可以说是寸步难行。

也许从你成为秘书的那天起,你的领导和同事就已经开始通过你的言行,在悄悄地给你做信用等级评估了。领导让你这个星期三下班之前把报告交上去,你却拖到了星期五;同事请你帮他扫描一份文件,你答应在吃午饭前给他办好,可你却快到下班了还没动手……

由于多是些鸡毛蒜皮的小事,领导和同事不一定都会跟你计较,但会慢慢地形成“你说话不算数”的负面印象。如果你总是不注意,那这种负面印象就会慢慢地降低你的信用等级。领导和同事们对秘书信用等级的要求比一般员工高得多,因为在很多时候你代表的是领导,说话必须算数,一言九鼎。

一些秘书之所以会养成敷衍人家、不讲信用的坏习惯,根源是因为他们身上那种高人一等的无形优越感。在他们看来,总是别人在“求”自己办事,例如,今天市场部经理“求”自己让领导尽快把市场促销报告批下去,明天销售部经理“求”自己安排时间向领导当面汇报工作。而自己可以说是“万事不求人”,需要对方配合的时候,说是领导交办的,对方不办也得办。

所以,在别人“求”自己办事时,也就不必那么认真了。敷衍别人的时候的确很轻松,既不必费心,也不会有什么损害。但你有初一,别人就会有十五;你今天敷衍别人,别人明天肯定也会敷衍你。

其实秘书部门与职能部门的这种“求”是双向对等的,秘书也需要各部门配合与支持自己的工作,只不过秘书的“求”经常是以领导的指令形式出现罢了。例如,领导要你给他整理一份关于明年市场预测的材料,你就要“求”市场和销售这两个部门给你提供素材;又例如领导外出办事,你就要“求”行政或总务部门提供车辆等方面的配合。如果你老是敷衍市场部和销售部的人,那他们在给你提供素材时,不仅有可能在时间上找借口拖延,在质量上也可能会打“埋伏”,让你在领导那里不好交差。

当然,对于不合理的或自己做不到的请求,秘书要学会拒绝,但是在拒绝之前,最好先耐心听对方把话说完,不让人觉得你在敷衍搪塞。对于有些人的要求,你虽然拒绝了,但是可以针对他的情况,提出自己的建议。如果能提出有效建议或替代方案,对方一样会感激你。另外,拒绝时除了提出替代建议,还可以每隔一段时间,去问问对方的情况,让他们也了解自己的苦衷与立场,这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。

由于一些秘书没有学会拒绝的艺术,只要人家一求,就应承下来,结果不是因自己忙不过来而没给人家帮忙,就是自己根本办不到而让人家失望。例如,财务部经理交来一份文件,让你赶紧交给领导,在下班之前批复给他,你说没问题,领导现在不忙。可你交给领导之后,领导只扫了一眼,就继续思考自己的问题,此时你又不能给领导下“指示”,这样你就在财务部那里失信了。

做秘书不能事事较真,但为人一定要真诚。在处理各种人际关系时,必须从长计议,而这种长,不是一年或两年,而是10年、20年。与人方便,与己方便。即使自己将来从事另外的工作,这也是一种宝贵的资源。

6.企业秘书应树立哪些意识

(1)学习意识

知识就是力量,企业秘书的成功更离不开知识的积累,而知识的积累主要靠学习。作为一个合格的企业秘书,就应该像扩大电脑内存一样储存并不断更新自己的知识。

一是要加强有关的国家法律、法规学习,特别是与企业生产经营有关的法律法规知识,更要熟悉掌握,同时还必须掌握与本行业密切相关的法律法规。二是要学习生产方面的知识,了解生产现场设备和装置的性能,了解生产工艺流程。三是向书本学习,博览群书,锲而不舍,从书本中吸取智慧和知识。四是向实践学习,充分利用深入基层的时间,参加生产劳动,锻炼自己,增长知识。五是向领导学习,学习领导的领导艺术和工作能力。六是向群众和同事学习,学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。

(2)效率意识

树立强烈的时效观念,培养雷厉风行的办事作风,是企业秘书工作的基本要求,也是企业发展形势的需要。秘书人员办理任何事情,都要思维敏捷、雷厉风行,加快工作节奏,按照工作程序办文、办事、办会,特别要注重时效。不能出现拖拖拉拉、慢慢腾腾的现象,要抢时间、赶速度,争取以最快的速度和最好的质量办好每一件事。

(3)奉献意识

企业秘书工作是一项时效性强、任务繁重、生活清苦、默默无闻的工作,而且岗位重要、工作要求高、责任重大。这就要求秘书人员必须要有安于清贫、乐于奉献、埋头苦干、任劳任怨的精神,必须发扬“俯首甘为孺子牛”和甘当“无名英雄”的精神,绝不能为权力、名利所动,要殚精竭虑地做好本职工作。

(4)严谨意识

秘书工作无小事,秘书人员必须时时、刻刻、事事、处处坚持认真、认真、再认真,细致、细致、再细致的原则,面对千头万绪的工作,要分清轻重缓急,理清思路,不漏办、不误办、不错办,高质量地处理和起草每份文件,高效率地办好每件事情,做到事事有回音,件件有着落。切忌粗枝大叶、马马虎虎、敷衍塞责。

(5)创新意识

企业秘书要充分发挥主观能动性,努力适应加入WTO后给企业带来的新形势,努力学习新知识,研究新情况,考虑新问题;要多动脑筋,多想办法,为领导出点子,出好点子,出新点子;要多请示,勤汇报,主动为领导分忧解难;要开拓进取,大胆创新,力诫墨守成规、大出风头。

(6)超前意识

“凡事预则立,不预则废”。要做好秘书工作,就必须增强超前意识和主动意识;既要雪中送炭,更要“雨前送伞”,做到未雨绸缪。要超前接受新知识、新观点,学会创造性地开展工作,力争考虑问题快半拍;要注意收集资料,掌握动态,筛选出有价值的材料及时提供给领导。

(7)形象意识

秘书部门素有机关“窗口”之称,因此秘书人员的形象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现,更体现了所服务的机关和单位的形象。秘书人员如果衣冠不整、油头粉面,或者格调低下,就会严重损害机关形象。特别是生产经营企业的秘书,经常与基层单位、外销客户打交道,代表机关和企业的形象,更要加强自身修养,内强素质,外树形象,洁身端行,勤政为公。

(8)全局意识

企业秘书的工作无论大小事,事事关系全局,无论是参与行政管理,搞好服务,还是提供后勤保障,都必须心系全局,善于从企业工作的大局考虑问题、处理事情,集中精力帮助企业领导解决重点和难点问题,自觉地服从服务于企业工作的大局。

(9)守纪意识

秘书人员在领导身边工作,处于一种特殊位置,要切实自觉抵制社会上存在的拜金主义、享乐主义、极端个人主义思想的侵蚀,正确对待个人利益,严格要求自己,不以领导名义办个人私事,不打领导的旗号托人情、拉关系,努力做到自重、自省、自警、自励。

(10)保密意识

保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中,应牢固树立保密观念,严格执行有关保密法律、法规和制度,切莫以得知“内情”而炫耀,更不可以“秘密”讨好于人,做到不该看的绝对不看,不该听的绝对不听,不该说的绝对不说,不该问的绝对不问,自觉养成保密的好习惯。

随着时代的发展,新的形势要求企业经营管理工作必须制度化、规范化、法制化,客观上对企业秘书的工作提出了更高的要求。要做好新形势下的企业秘书工作,就必须紧跟时代步伐,掌握科学的方法,并不断地完善自我。

7.商务秘书应具备哪些能力

能力,是人们从事一定活动的技能和本领。不同的职业对人们能力的要求是不同的。商务秘书是在市场经济条件下兴起的一种社会职业,以投资经营者和商务管理者为服务对象,主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作。商务秘书应具备以下几种能力。

(1)表达能力

表达能力有两种:一是文字表达能力;二是口头表达能力。

文字表达能力即运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。商务秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划,撰写各种报告,供企业决策时参考,因此书面表达能力是商务秘书的基本功。商务秘书要有深厚的文字修养,因为他的工作不仅要对材料进行综合分析,更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳,将领导确定的原则具体化,将零散的思维条理化,将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。

口头表达能力,就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高,使用范围更广。秘书的口才,直接影响着他参谋和助手效能的发挥。“说”的过程,一方面是表达自己的理解和见解,另一方面也能跟领导、群众沟通。能说会道的商务秘书总是受人欢迎的,能说不只是一种修养,也是一种才能的显露。

(2)学习阅读能力

学习阅读能力,就是指感知书面信息知识的能力。社会的发展进入了信息时代,今天的领导和管理者比任何时候都需要迅速地获得有用的信息,以应付日益复杂和多变的环境。阅读文件,翻阅资料及业务书刊,是商务秘书收集信息的主要手段。对于商务秘书来说,阅读不但要迅速而且要准确,准确地领会文章的中心意思及准确地判断信息是否有用。日本经营学专家、日本系统研究中心总经理片方善治说:“在跨入信息革命的今天,能否及早获得较多的信息,已成为事业成败的关键。而利用信息的关键不在于收集,而在于选择。”这就对商务秘书的阅读能力提出了更高的要求。

(3)社交能力

主要指与社会正常交往的能力。美国实业家,石油大王D·洛克菲勒“会付更多的薪水给擅长待人,而非擅长处理事务的人。”在这一点上,他与曾经的美国总统西奥多·罗斯福的观点不谋而合:“成功的第一要素是懂得如何搞好人际关系。”商务秘书应具备一定的社交能力,懂得多种场合的礼仪、程序,善于待人接物,善于运用交际手段和艺术,妥善处理交际中的矛盾和冲突。

商务秘书具有广泛的社交能力,做到既轻松愉快地完成工作,又能与外界保持良好的关系,是获得事业成功的重要条件。美国麦凯信封公司董事长麦凯告诉我们:“走出办公室,广结善缘,尽量推销自己,做一个消息灵通人士……都是建立人际关系的好方法。在工作世界里,人际关系经常是决定成败的关键。”

(4)判断能力

美国人才代征聘专家皮贝克说:“最重要的才能莫过于能作出正确的判断,而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示,商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作,商务秘书都必须从各个角度对问题进行思考和分析,尽快地作出判断,准确无误地应付,当机立断地去做,才不致出现失误或漏洞。

美国企业界的传奇人物,美国克莱斯勒汽车公司总裁艾科卡说过:“如果你已经有了95%的资料,但想再取得其余的5%,却还得花费六个月。到了那时,市场行情已经变了,你的资料也过时了。生活的全部要点就是:选择时机。”可见在如今的“商战”中,商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。

(5)掌握外语的能力

随着市场国际化的发展和企业规模的扩大,越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判、签订合同等,这就要求商务秘书要具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经营业务的企业,也要求商务秘书人员掌握1至2门外语,能够利用外语阅读或查阅资料,并熟练掌握外语会话、写作的能力。

(6)计算机操作能力

美国在线公司总裁史蒂夫·凯斯说:“当多数人上网时,这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息,这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息,或进行日常事务处理,或进行复杂的计算,都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享,快捷地了解世界经济发展的现状,节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展,不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。

(7)创新能力

创新能力是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。商务秘书的创新能力,是指创造性地贯彻领导意图,为领导工作提供最佳服务的能力。商务秘书能否发挥参谋作用,很大程度上取决于其创新能力的强弱。美国学者、管理专家加里·哈梅尔曾说:“崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。”没有创新的意识,没有创新的思维,没有创新的胆略,是不可能为领导决策提供有价值的参谋建议的。

(8)运用WTO规则的能力

WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的游戏规则体系,是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后,如何适应新的游戏规则下的竞争,并运用这些规则参与竞争,是必须首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的能力还很薄弱,龙永图曾对此感慨地说:“入世后我们最大的风险不是开放,而是不熟悉规则”。作为商务秘书,应清晰地了解加入WTO对本企业到底面临哪些机遇和挑战,甚至能游刃有余地运用WTO规则。在尽可能短的时间内提高自身熟悉规则、运用规则的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。

要做一个合格的现代商务秘书,拥有多方位的能力是很重要的。一个优秀的秘书必须具有果断办事的本领,兵来将挡,水来土掩,拥有该出手时就出手的魄力。同时,他们懂得如何去努力寻找和挖掘机遇,并迅速果断地做出决定,最终取得令人羡慕的成果。

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    【本文已出版】一媚倾国误,一倾江山乱。一顾长相依,一醉凤长歌!**生辰礼夜,敌军破城。那一夜,熊熊大火中,凤氏王朝灰飞湮灭。时光交替,数年后,新帝登基,大赦天下。——三月三,繁华京城,有那么一个少年,踏歌而来。他,出身市井,浪迹江湖,一驴一剑,一身褴褛。他,明眸皓齿,刁钻邪佞,脾气傲娇无常。他,武艺超绝,智计千里,身份错综复杂。他,混入皇宫,藏身羽林,背负国仇家恨。——一场谋乱,他救驾有功,与帝同席,他笑问,“敢留我在君王身边么?”新帝亦笑,遂赐他御前行走,命他侍君左右!狂妄少年,淫秽后宫,当他被押进净身房,判处宫刑——新帝震怒,涉险救他,在太后寝宫外跪求半日,方换得他安隅!他斗太后,除奸臣,上斩皇亲,下恤黎民,他数度临死,却次次逢凶化吉!——他冬夜醉酒,误入青楼,新帝弃六宫,竟寻他而至,与他同榻而眠!他行刺将军,新帝反赐他免死金牌,他却狠杀新帝宠妃,震惊朝野!他男扮女装,魅惑年轻太师,致使帝相不和,朝纲动.乱!他踏遍三关,取东海之水,西山之雪,割发断甲,制奇药救新帝!——乱世割据,峰火硝烟,他英勇出征,金戈铁马,气吞山河,疆场无敌!御外敌,平内乱,他为大秦新帝画出半壁江山,他亦正亦邪,名震九州!他的一生,历经四个男人,从养父到敌国皇帝,从兄弟到敌国权臣——他的一生,从出生起,便被载入史册,通览回顾,可谓传奇!——大楚攻秦,边关城上,他却将寒剑,反手刺进新帝心口!那一日,残阳如血,鸦啼四野。“为什么?”新帝凝着他,不可置信。他笑,“因为我是——凤长歌。”“凤氏江山,由秦取而代之,朕明白了。可是长歌,你爱朕么?可曾爱过?”“爱,所以,我来陪你……”他,弃剑跌落的那一刻,年轻的帝王嘶声高喊,“长歌,朕把江山还给你,朕只要你……”太医仓惶医治,却瞠目大惊!他,竟是女子,竟怀有身孕月余……——经年之后,真相昭然若揭。帝王足迹,遍布漠北,一女子翩然而至,他眸中含泪,颤声问,“长歌,是……你吗?”——江山如画,红颜权爱。醉忘流年仰天笑,谁人梦里长相思?长歌,凤凰于飞——谱一曲乱世传奇,铸一段旷古之恋!推荐楚清其它作品:已出版上市:《鸾凤错:袖手天下》《冷皇戏凤》
  • 公主万安:尚书大人请开撩

    公主万安:尚书大人请开撩

    他是定国只手遮天的阴黎大人,妖孽狠腹黑。她是被淡忘在岁月里的守陵公主余泱,倾国又倾城。当心机深沉的守陵公主遇到清冷孤高的尚书大人,宫廷撕逼大战,正式开始!两人第一次见面,剑拔弩张,再度交手,她惊才艳艳谋惑天下,他却只是温柔一笑,一言不合就开撩!
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    帝征九天

    专治各种纨绔不服,强横的敌人踩在脚下!上古神秘洞府,神兵利器;皇朝公主,神女妖姬,尽入手中,但这只是开始……
  • 水香

    水香

    水香解下腰间的围裙刚要取碗舀饭时,已经仰头刨完第二碗饭的孙榔头突然尖叫一声蹲下身子,一边捂住疼痛的腿弯一边瞪眼怒视从后面踢他一脚的王铁汉。蹴在灶房门口吃饭的金宝和牛斗不知发生了什么事,一齐把头转向孙榔头和王铁汉这边。王铁汉当着众人面呵斥孙榔头说,水香忙活半天给咱擀面做饭,她还没舀第一碗饭哩,你两碗饭就下了肚。你也该长点眼色,别跟水香抢勺把行不行?说着都笑着为水香让开路。孙榔头很难为情地说这烩面片好吃,我只顾自己吃哩,还真没在意。
  • 波澜壮阔的世界近代史

    波澜壮阔的世界近代史

    世界近代史是资本主义产生和发展的历史,在200多年的时间洪流中逐步形成资本主义世界体系并向帝国主义过渡。从1640年英国资产阶级革命的爆发,到1917年俄国十月社会主义革命的结束。世界近代史可以说是一部改革史、一部战争史。以史为镜,在过去的经验和教训的基础上才能让我们更好的前行。
  • 战争:古来征战风云

    战争:古来征战风云

    春秋战国是我国历史上的上古时期。在先秦众多战争中,以诡诈为特色的战争现象已露出端倪,并逐渐走向了成熟。如鸣条之战、牧野之战、长勺之战、城濮之战、桂陵和马陵之战、长平之战,都在不同侧面、不同程度上体现了诡诈作战的基本特点:避实就虚、出奇制胜、设伏诱敌、奇正相生等。这种战争指导思想和作战艺术的形成,是和春秋战国时期的诸侯争霸背景分不开的。战争是政治的延续,先秦时期战争的特点,恰恰体现了时代文化特色。
  • 死亡密码

    死亡密码

    刑侦总队密码组是顶级情报人员的培训、任命和派遣机构,他们的任务是通过犯罪现场留下的诡异痕迹探索凶案背后的动机,进而追捕凶手。古怪的案发地点,满地的血浆和奇怪碎片,消失的被害人,超出常人血量的血泊……刑侦队长在办案过程中离奇失忆,并发出一段意义不明的蓝色数字,线索越发扑朔迷离,那串数字背后暗含什么玄机?六个身份各异的密码特别行动组成员,八宗诡谲莫名的密码罪案,细微线索中隐藏的罪案真相最后能否大白天下?行动组成员又将怎样侦破离奇死亡中的神秘信息?深挖罪案背后的禁忌真相,密码,从未如此令人抗拒。
  • 永久的错觉

    永久的错觉

    高维生宛如一架扛起白山黑水的虎骨,把那些消匿于历史风尘的往事,用一个翻身绽放出来;杨献平多年置身大漠,他的叙述绵密而奇异,犹如流沙泻地,他还具有一种踏沙无痕的功夫;赵宏兴老到而沉稳,他的散文恰是他生活的底牌;诗人马永波不习惯所谓“大散文”语境,他没有绕开事物直上高台红光满面地发表指示的习惯,他也没有让自己的情感像黄河那样越流越高,让那些“疑似泪水”的物质悬空泛滥,他不像那些高深的学者那样术语遍地、撒豆成兵,他的散文让日益隔膜的事物得以归位,让乍乍呼呼的玄论回到了常识,让散文回到了散文;盛文强是一条在齐鲁半岛上漫步的鱼精,他总是苦思着桑田之前的沧海波浪,并秘密地营造着自己的反叛巢穴……