秘书要为领导提供周到、细致的服务，满足领导高效工作的需求。为此，秘书要有耐心、细心、精心，帮助上司把精力放到大局上去，解除后顾之忧。
秘书须知名言
我和微软的成功，是因为有秘书露宝。
——比尔·盖茨（微软创始人）
我进入一家商业经纪公司，在那里打字，接电话，我从事的是秘书的工作。
——卡莉·菲奥莉娜（美国惠普公司前首席执行官）
引子
比尔·盖茨招秘书
微软公司创始人比尔·盖茨曾说过：“我和微软能够成功，是因为有露宝。”露宝，正是他的秘书。
当年，比尔·盖茨身边聚集了一批人才，他们做软件、搞开发都是能手，但内部事务管理却是一团糟。微软的第一任秘书是一个年轻漂亮的女大学生，除了自己分内的事，对其他任何事都不闻不问，显得十分冷漠。不久，比尔·盖茨就要求总经理伍德给他换一个秘书。
经过一番招聘，伍德送来了几位合适人选的资料。其中，不少简历上大多写着大学学历、精力充沛、经验丰富，只有一位与众不同。这是一个女性应聘者，她没有夸自己的优点，而是罗列了许多“缺点”，已经40多岁了，是4个孩子的母亲，从事过文秘工作，又从事过档案管理和会计员等不少后勤工作，但都干得不长，后来一直在家里操持家务。
看到这份特殊的应聘资料，比尔·盖茨眼前一亮，兴奋地说：“就是她了！只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行。”盖茨为什么要选择一个没有“优点”的露宝当秘书呢？
原来，这位微软当家人从露宝的“缺点”中找到了公司最需要的东西。创业初期，百废待兴，各种事情等着盖茨去做，内务管理方面的杂事正是自己欠缺的。42岁这个年龄的人，已经足够稳定了，而多年操持家务的经验，说明她有内务管理方面的经验。身为4个孩子的母亲，自然会有家庭观念，微软公司也会从中受益。
果然，露宝到微软上班后，很快进入角色，干得热火朝天。她成了微软公司的后勤总管，甚至负责发放工资。露宝的这些“缺点”，在比尔·盖茨眼里成了优势，顺利帮助微软公司实现了内部事务管理的周到、细致。随着微软帝国的建立，盖茨从露宝那里得到了信赖，露宝则从盖茨那里得到了尊重，并获得了个人职业生涯的巨大成功。
1.到达办公室后的日常工作
作为一个称职的秘书，要比领导提前15分钟到达办公室。期间，要为领导整理好办公室，提前应对各种可能的情况。
（1）打开空调，调节温度，并注意换气。尤其是在夏季、冬季，确保室内温度适宜，有利于为领导创造舒适的办公环境。
（2）擦拭写字台、衣帽架等家具上面的灰尘。干净整洁的办公区，让人心旷神怡，最能体现秘书的细心与贴心。
（3）准备并检查办公用品，如笔、别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整，应该把它们规整好，这有助于提高领导的工作效率。
（4）注意定期给办公室的花卉浇水。如果摆放的是鲜花，则要按时请花木公司的工作人员更换。
（5）领导达到办公室以后，秘书应根据对方的习惯或爱好，立即沏茶或泡咖啡。
（6）把当天早晨收到的报纸杂志和自己收集、打印的要闻送给领导。如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下画上波浪线，以提请上司注意。
（7）确认纸篓里没有剩余的垃圾，让领导以好心情开始全新一天的工作。
（8）确认钟表和日历指示正确，避免领导产生误判，进而影响工作安排。
整理好领导的办公室后，秘书就要开展自己手头的工作。比如，检查一下昨天下班后有没有送来的文件，然后在头脑中确认领导今天的日程安排等，接着做相应的准备工作，迎接领导到来。
【秘书升职术】秘书的许多日常工作难度系数并不是很高，所以做好秘书工作的关键在于把握细节，在稳妥的前提下实现高效率。
2.如何做好会议记录
会议记录是一种实用文体，是记载会议基本情况的文字材料，对日后进行查考可以提供很大帮助作用。具体来说，它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。
（1）会议记录的要求
会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的政治责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，不得任意取舍增删。会议的主要情况、发言的主要内容和意见必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。
（2）会议记录的格式
第一，会议组织情况：要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。
第二，会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式，以“散会”“结束”“完”等标注均可。
（3）会议记录使用的工具
会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸。使用灌注有蓝墨水的钢笔或经国家档案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔。
（4）会议记录的技巧
一般说来，做好会议记录要坚持四个基本原则：一快、二要、三省、四代。一快，即书写运笔要快，记得快；二要，即择要而记，主要记录会议议题、主要领导发言的中心思想、会议决定等；三省，即在记录中正确使用省略法；四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法，比如用姓代替全名，用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字等。
【秘书升职术】会议记录工作的质量，不仅直接影响接下来的会议精神传达，也会影响日后转化为档案的质量。做好会议记录工作，有利于训练秘书出色的信息把握能力。
3.陪同领导出访的注意事项
秘书陪同领导出访，双方的配合情况直接影响到组织的形象、利益。在有重要的契约或接受订货时，秘书陪伴领导左右需注意以下两种情况：
第一，出访对象与领导有密切关系。
在这种情况下，秘书应站在辅助的地位，配合领导办事。当对方与领导谈话时，秘书应该细心倾听。如果对方向秘书提问，要直接或间接地征询领导的意见，然后给予恰当的答复。如果举行谈判，秘书要起到调节气氛的作用，注意营造和谐的谈判氛围。在商谈结束时，无论是否达成一致意见，都要保持淡定，努力尽宾主之仪，亲切地道别。
第二，被邀请访问熟悉的客户或单位。
对于一般关系的出访活动，秘书要牢记“不越位”。也就是说，秘书应该将自己置于领导和客户之间的中间人立场，使领导有许多讲话的机会。宾客双方交谈时，要注意帮助领导掌控局面。气氛过“热”时，适当地“降温”；气氛过“冷”时，不时地“加温”。要懂得适度地转移话题，解除尴尬，才不失为中间人的身份。总之，当领导向对方提问时，秘书可以若无其事地推动；当领导交谈的内容不当或有必要进行更正时，秘书应该默契地助领导一臂之力。
【秘书升职术】在陪同领导访问客户时，做秘书的你如果能配合他们，尊重他们，不仅能增进上下级的关系，在客户眼中看来，则是认为你是一个应对得体的好“幕僚”，从而提高公司的信誉。
4.秘书随从事务的工作程序
秘书随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访。随从事务往往内容、时间长短不同，但其工作程序都大致雷同。
以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段：
第一，准备阶段。
当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作：
（1）材料准备。秘书要了解商务出访的意图、目的；出访的内容和重点；听取领导关于预备工作的指示，印发出访方案和日程安排；与邀请单位联系，使其有所准备。
除此之外，秘书还要准备有关出访地区的地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。
（2）物质准备。秘书要携带办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。
第二，出访阶段。
（1）处理好日常事务。随从秘书要主动处理日常的事务工作。要主动协调人事、时间、地点等方面的矛盾，尽量做到事半功倍，提高效率；还要尽可能保证领导的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。
（2）主动提出建议。在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。
（3）及时同企业联系。在领导出访期间，秘书要同企业及时沟通信息，保证领导与企业之间信息的交流。
第三，结束阶段。
随从秘书要做好出访活动的善后工作，这个阶段主要有：
（1）做好返程安排。联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。
（2）整理出访资料。出访结束后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。
（3）回顾总结。随从秘书工作要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。
【秘书升职术】秘书在整个跟随领导外出活动期间，要积极主动地完成工作，并借此机会在领导身边多多学习，以此来提高自己的综合能力。
5.如何拟定公务旅行计划
公务旅行有不同的任务，如参加会议、实地考察、参观访问、业务洽谈、签订合同等，时间也有长有短。秘书为安排旅行计划，必须向领导了解此行的目的、任务和要求，然后才能着手操作其他细节。所谓“磨刀不误砍柴工”，这样才会“事半功倍”。
拟定旅行计划，就是为了保证公务旅行的顺利。因此，秘书应力戒因旅行行程、工作计划安排不妥而造成不良后果。一般说来，商业旅行计划应包括：目的地、时间、交通工具、住宿、备注等。
（1）目的地
领导出差的地点（包括中转的地点）是哪里？一个或几个？既可详写，也可略写。此外，还可以写上本次旅行过程中开展各项活动的具体地点，以备及时查询。
（2）时间
对于公务旅行出发、返回的时间，要写清某月、某日、星期几，包括各个目的地的抵离时间和中转时间；开展各项活动的时间；就餐、休息的时间，等等。
（3）交通工具
出发、返回时使用的交通工具，以及途经何地，沿途路线等等，都要标记清楚。
（4）住宿
住宿地点、住宿时间以及要求、规格等，秘书都要做到心中有数。
（5）资料、物品携带
即出差的活动内容，如访问、洽谈、参观学习、会议宴会、娱乐活动或参加某种仪式，以及相关的谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国/企业指南，等等。
（6）备注
记载需要上司注意的事项，如抵达目的地需要中转的地点，或中转机场名称，休息时间、飞机起飞时间，以及某国家为旅客提供的特殊服务；在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪，等等。
【秘书升职术】如果出差内容较多，事务繁忙，秘书可以把以上计划内容制成工作时间表，这样一目了然，做到心中有数。
6.如何安排旅行住宿
领导出差是一件辛苦的事情。对秘书来说，务必要安排好领导的生活起居，提供舒适的休息环境。在这里，首先要解决的是住宿问题。
（1）住宿要求
领导出差，安排什么样的旅馆，一般要根据其个人的喜好和习惯来决定。如果公务旅行的地方是第一次去，在那里有自己的子公司或事务所，就可以请相关负责人安排住处。这样做的好处是，既省心又省力。此外，还可以请当地旅游或交通部门介绍，或者自己主动联系正规、有信誉的旅馆。最后，在安排住宿时还要根据领导在单位的级别和地位，以及他所能享有的住宿条件来进行决策。
（2）预订房间
预订旅馆时，要向公司旅行部或外面的旅行社提供住宿者的姓名、抵达时间，以及大概的离开时间、房间的硬件配备、具体的特殊要求，等等。
◎房间位置。如果领导对房间有特殊要求，要据此进行预订，并且尽量不要选择一楼的房间。通常，最好选择具有足够安全保障的旅馆，如提供代客泊车业务，锁死插销和电话号码保密服务等。
◎结账时间。在领导出行之前，要把结账时间放在备忘录里。如果是直接跟某个陌生的领导出行，要弄清楚对方的姓名，以备预订时使用。
◎确认预订。一定要拿到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明，把确认信附在领导随身携带的旅行计划后面。这是一项很容易做到，但又十分重要的工作。
【秘书升职术】安排领导旅行住宿，这看似是件小事，却能从中体现出一个秘书的细心和认真。如果能将这件事处理得妥妥当当，一定会让领导对你刮目相看。
