第一节 主题
一、主题的含义和作用
（一）主题的含义
主题是文章所表达的中心思想，是事物的客观意义和作者对事物的主观评价在文章中的高度统一。
“主题”一词源于德语，最初是一个音乐术语，指乐曲中最具特征并处于优越地位的那一段旋律——主旋律。它表现一个完整的音乐思想，是乐曲的核心。后来这个术语才被广泛用于一切文学艺术的创作之中。日本将这个概念译为“主题”，我国从日本翻译它时就借用了过来。我国古代对主题的称呼是“意”、“主意”、“立意”、“旨”、“主旨”、“主脑”等。主题是作者对现实的观察、体验、分析、研究以及对材料的处理、提炼而得出的思想结晶。它既包含所反映的现实生活本身所蕴含的客观意义，又集中体现了作者对客观事物的主观认识、理解和评价。
不同的文体对主题有不同的称谓。在文学作品、记叙类文章中，一般称之为主题、中心思想或主题思想；在议论文中称为中心论点或基本论点；在应用文中一般称为主旨。所以说，主题、论点、主旨这三者的内涵基本上是一样的，只是因为文体不同，其表现、表达的方式有所不同罢了。
（二）主题的作用
主题是文章不可缺少的核心要素，是文章的生命，具有控制全篇、决定文章成败的重要作用。
（1）主题是文章的核心。它把有关的内容聚合在一起，并运用与之相适应的结构、语言、表达方式表现出来，使其成为一篇完整有机的文章。“譬如北辰，居其所而众星共之。”（《论语·为政》）主题就好像北极星那样，自己安置在自己的位置上，而别的星辰都环绕着它。没有主题的文章就会显得松散错乱，让人不知所云。
（2）主题是文章的灵魂。所谓灵魂，就是指人的思想意识，它支配着人的一切言论和行动。“意者，一身之主也。”（黄子肃《诗法》）主题犹如人的灵魂那样，在文章中发挥着主导的作用。没有主题，文章就会黯然失色；有了主题，文章才能神采流动。
（3）主题是文章的统帅。在军队中，统帅是制定决策、调遣军队、威慑敌军的核心人物，居于重要地位。“意犹帅也。无帅之兵，谓之乌合。”（王夫之《姜斋诗话》）文章没有主题，就像军队没有统帅一样，就会失去主导力量。
（4）主题决定材料的提炼取舍。社会生活中存在着丰富多样的材料，这些材料往往是零碎的、分散的、不系统的、彼此孤立的，不能把这些材料不分青红皂白地统统塞到文章中去。只有根据主题表达的需要，经过精心的鉴别取舍，才能从中提炼出典型的、富有生命力的、互相联系的材料，使这些材料成为表现主题的有机组成部分。如果材料不听从主题的统帅、调遣，那么材料就是再具体、生动，也不会有多大的意义，甚至还可能喧宾夺主、淹没文章的主题。
（5）主题支配文章的谋篇布局。文章的结构布局，是文章思想内容的骨架，是主题表达的外部形式。任何一篇文章的主题，都要求有与之相适应的结构和布局。文章主题的任何变化，都将引起文章结构的相应调整。如果偏离了主题，盲目地铺陈，就不可能形成严密统一、完整的文章结构。
（6）主题制约文章表达手法的运用。文章的表达手法，是文章从不同角度来反映社会生活的特定方式。一定的文章主题，总是寻找最适宜于表现自己的表达手法。不同性质的文章主题，其表达手法也往往不同。就是性质相同的主题，由于其具体内容上的差异，所采用的表达手法也会同中有异。
（7）主题影响文章的遣词造句。古人强调“言授于意”，就是说语言的运用必须由思想内容决定，语言必须为表达思想服务。文章如果没有正确、鲜明的主题，词汇就是再丰富多彩，也会显得矫揉造作，毫无意义。一旦有了明晰而深刻的思想、强烈而优美的感情，即使语言质朴无华，也会从字里行间透露出思想的光辉。
（8）主题不仅是文章写作的基本依据，而且也是决定文章价值的最重要的因素。衡量一篇文章价值的大小，主要看它的主题是否有意义，即是否提供了正确深刻的思想、科学有效的方法、新鲜有益的知识、积极健康的情感，是否有利于社会主义物质文明、政治文明和精神文明的建设。任何文章都是作者的政治理想、思想意识、审美情趣的体现，是作者对社会生活认识的能动反映，而主题则是这种反映的集中概括和思想结晶。它直接作用于读者的思想或情感，并影响人们改造客观世界的实践活动。
二、主题的确立
应用写作十分强调“主题先行”、“意在笔先”。因应用写作常常是被动的，是客观需要，如工作中遇到实际问题需要询问、反映或答复，领导部署的写作任务要完成等，大多不是作者个人对生活、工作有感而发，而是一种被动的行为过程，有很强的针对性、实用性，是为“事”而写，为“行”而写。
应用文主题的确立过程，既是作者主观思想和客观实际在一定高度或一定深度相融合的过程，也是对领导、决策人的意图与要求的准确领会、深入分析、全面综合和深入提高的过程，是经过思考，从个别上升到一般，从具体上升到抽象，从现象上升到本质的过程。那么，如何确立好主题呢？
（一）主题要正确
这是对主题的最基本的要求。所谓主题正确，就是要准确地概括和揭示事物的本质特征，符合客观世界的真实情况，符合科学规律。应用文的主题所要求的正确，必须符合国家法律、政策，符合实际情况，在此基础上反映事物的本质规律，力求合理、真实，对工作起积极指导作用。
正确的主题有助于人们提高思想、陶冶情操、增长知识，发人深思；而错误的或不健康的主题不仅会使人的精神受到污染，而且会使经济受到严重损失。主题的正确与否，往往是与作者的世界观、方法论相联系的。正如鲁迅所说：“从喷泉出来的都是水，从血管出来的都是血。”只有深入实际，认真学习，提高知识理论水平，才可能写出主题正确的文章来，才可能发挥文章应有的作用。
（二）主题要深刻
主题深刻，是指文章在反映客观社会的人、事、物的本质和规律时所达到的深度。文章的主题不应停留在事物的表面层次上，要触及事物本质，反映事物的内部规律，要向读者展示隐藏在生活深处的最本质的思想意义。“义深则意远，意远则理辨。”这是一个复杂的认识过程，一个由此及彼、由表及里、不断深入地创造思维的过程。深刻是对主题提炼的高标准要求，是衡量文章价值的基本尺度。一篇文章如果不能“见别人之所未见，发别人之所未发”，思想平庸、肤浅，就不可能给读者以启发和帮助，其存在也就毫无意义。
（三）主题要集中
主题集中，是指一篇文章中只有一个主题，而且不枝不蔓，不乱不散。古人所谓“立意要纯”、“意多乱文”，就是这个意思。在一篇文章里什么都想说，结果什么都没有说清楚。
应用文往往围绕一件事、一个问题提出一个基本观点，即一文一事，不并列诸事，不丛生主题，尤其是行政公文。宋代要求群臣奏状“非一宗者，不得同为一状”（《庆元条法事类·职制敕》）。一般就一个问题或者一件事来说，其材料是丰富的，撰文者必须对占有的大量材料进行分析综合，从中提炼出主题。主题一旦确立，就要一贯到底，统摄全文。古今中外，文章中的警策之句，大多容量大，含义深，以片言概括文意，这是使文意集中的好办法。
要做到主题集中，并不十分困难。第一，要“目标始终如一，方寸一丝不乱”，不能下笔千言，离题万里。第二，要在注意内容完整的基础上集中。有些内容比较复杂的应用文，如工作报告、全面总结等，就要纵观全局，在更高层次上确立主题，做到集中。第三，化整为零。在一次调查中，获得丰富的材料，有好几个意义的主题，若写在一篇文章中，则互相影响，都不突出。若分开来写，每一篇文章的主题就集中、单一、突出了。第四，把写作的目的定得单纯一些，把题目的范围定得窄一点、小一点。只要主题的含义不太宽，写起来就容易，主题自然就集中了。
（四）主题要鲜明
所谓主题鲜明，是指主题的倾向性。主题要是非分明，观点明确，态度明朗。赞成什么，反对什么，爱什么，恨什么，宣传什么，抨击什么，或者要解决什么问题，如何来解决问题，都不能似是而非，模棱两可。只有主题鲜明，才能把正确而深刻的思想充分地表现出来，传达给读者。
文章主题不鲜明的原因，主要是作者构思时的思想不鲜明，对材料的理解不全面，对表达的中心不明确。因此，写作时要注意这些问题，要运用各种手法强调主题。
三、实用文体主题的表达方式与方法
文章在文体划分时，可依其应用方面的特点分为两大类：一是重实用的，一是超实用的也即审美的。前者可称为实用文体，后者可称为文学文体。实用文体的主题与文学文体的主题相比具有显露突出、始终如一（不允许中途变更）等特点，为此需要更加鲜明突出地在文章中予以表现。其具体表达方式与方法有：
（一）标题现旨
就是要正确利用文章的标题，使主题更加凸显。标题的位置使其最易给读者留下鲜明的印象，如直接用标题给文章主题以有效的表达，自然就使主题得到更显露、突出的表现。为此，实用文体大多尽力在标题中点明主题，如《×××关于购置复印机的请示》，或者指明主题范围，如《×××关于科技队伍建设问题的报告》等。
（二）开门见山
就是在文章的开头以简短的文字直截了当把主题陈述出来，使读者一目了然。例如《财政收支大检查中初步暴露出来的问题》一文：“财政收支大检查工作，在各级党委领导的重视下，正在深入进行。据各地反映，前一段工作取得了很大成绩，查出了不少问题，有些问题还比较严重……”
（三）片言居要
晋人陆机在《文赋》中说：“立片言以居要，乃一篇之警策。”意思是说写文章要用一两句精练扼要的短语概括出文章的主要内容，形成主题句。清人刘熙载在《艺概》中说：“凡作一篇文，其用意俱要以一言蔽之。扩之则为千万言，约之则为一言，所谓主脑者是也。”“片言居要”是前人总结出的一条表现主旨的重要经验。这种方法对突出主题非常有利，于写作者和读者均十分方便。写者可得其中心，避免表达方面出现的累赘；读者则可得其要领，准确把握文章的主题。
（四）篇末示意
就是在文章的结尾处，以简短的文字直接把主题表述出来——“卒章显其志”以收束全文；或前提后点，开头揭示文章的内容重点及方向，结尾亮底，点明主题。比如《中共××县委员会关于表彰×××同志不畏强暴，勇斗走私犯事迹的通报》，在概括介绍了×××同志的先进事迹后，在结尾处写道：“鉴于×××同志一贯表现突出，在关键时刻又经受了严峻考验，特予以通报表扬。希望各级党组织发动党团员和广大青年，学习×××同志维护党和人民的利益，不畏强暴，坚决同违法犯罪分子作斗争的英雄事迹；学习他热爱本职工作，出色地完成党交给的艰巨任务的高尚品质，为‘四化’建设作出更大的贡献。”
对于篇幅长、内容复杂的应用文，如可行性研究报告、经济活动分析报告、经济论文、总结等，一般采用小标题形式，或者分段加序号形式，做到纲目分明。
以上表达方式、方法，在具体写作中，应从实际出发，灵活运用。
第二节 材料
一、材料的含义和作用
（一）材料的含义
所谓材料，就是文章作者为某一写作目的，从生活中搜集、摄取以及写入文章之中的一系列事实现象和理论依据。材料不仅包括写作者最终写入文章之中，用以表现主题的事实和观念，也包括那些在提炼主题时起过一定作用，最终却没有写进文章中去的有关事实和观念。一般文章所需的材料可分为五个类组：即事实性材料和观念性（理论性）材料，个别性材料和综合性材料，历史材料和现实材料，正面材料和反面材料，直接材料和间接材料。一般说，在文学艺术作品中，使用“素材”、“题材”的概念；在一般文章写作中，使用“材料”这个概念；在学术论文写作中，一般将材料称为“资料”。“素材”是指写作者从现实生活中搜集的那些未经整理加工的原始材料。“题材”是指写作者对生活素材集中、提炼、加工、改制并写入作品的材料。
（二）材料的作用
材料是构成文章的基本要素，是文章的血肉。没有材料，就形不成文章，正如俗话所说的“巧妇难为无米之炊”。其作用表现在两方面：
1.材料是提炼和形成主题的基础。在应用写作中，撰写公文、调查报告、经济新闻等，都不是无中生有，而是缘事生发的；不是写作者臆造的，是以材料为基础提炼的。无论写什么类型的文章，材料都是第一要素。写作者只有在占有丰富、全面、完整的材料基础上，才能提炼出正确、深刻、鲜明的主题。章学诚在《文章通义·文理》中说：“夫言之要在于有物。”这个“物”，就是指的材料。离开了材料，任何天才也难以编造出符合现实的主题。
2.材料构成文章内容，起着证明观点、表现主题的作用。写作者在确定了文章的观点之后，要围绕它对大量的材料进行鉴别、取舍，选择出典型、新颖、生动的材料，构成文章内容的主要部分。南宋朱熹说：“作文须是靠实……不可架空纤巧。大要七分实，只二三分文。”所谓“实”也就是材料。应用文的主旨是靠材料来说明的，没有具体、典型的材料犹如没有了血肉之躯，主题空洞、抽象，内容则毫无说服力。
二、材料的收集和鉴别
（一）材料的收集
材料是文章的血肉，要使文章真正有血有肉，内容丰富充实，就要注意通过实践，通过直接感受与间接经验去广泛地大量地积累与占有材料。正如茅盾先生所说：“采集之时，贪得务多，要跟奸商一般，只消风闻得何处有门路，有货，便千方百计钻挖，弄到手方肯死心，不管是什么东西，只要可称为‘货’的，便囤积，不厌其多。”只有尽可能多地收集材料，才能找出规律性的东西，才能形成自己正确的观点，写时才能得心应手，左右逢源。那么，如何收集材料呢？
1.要深入实际，调查研究。作为精神产品的应用类文章，是经过撰写者的大脑这个加工厂制作出来的。它的原材料或半成品归根结底来自广大群众的实践。作为公文的撰写者如果对周围的社会环境和工作状况不做周密的调查研究，不用心洞察社会各阶层的情绪、呼声和要求，不及时了解实际生活中出现的新问题、新情况，那么，他就不可能写出带有指导性、具有真实内容的有社会价值的公文。恩格斯写的《英国工人阶级状况》一书，可以说是无产阶级革命的第一篇杰出的调查报告。为写这一着作，他用了21个月的时间，亲自走访调查，获得了大量的现实材料，因而能够写得很动人。书中充满了关于英国无产阶级穷苦状况的最确实、最惊人的情景。毛泽东同志在大革命时期，亲自作调查，历时32天，走遍了5个县，写出了指导中国革命的《湖南农民运动考察报告》，回答了当时党内外对农民运动的责难，指出了中国农民运动的方向。由此可知，调查研究既是搞好工作的基础，也是写作的基础。可以说，没有调查研究，就没有“写作权”，尤其是应用文。同时，调查研究是占有材料最主要的途径。
2.要积学储宝。“积学以储宝。”这是刘勰在谈写作时总结的关于积累知识和积累材料的最宝贵的经验之谈。如果说调查研究是“行万里路”，那么，积学储宝就是“读万卷书”了。在应用写作中，尤其是写带有指导性的公文时，可能会遇到一些理论问题。在这种情况下，光靠了解实际情况是远远不够的，还必须具备理论知识，必须通过对现实的研究，提出正确的理论，借以指导社会实践。这就必须读书，掌握大量的有关知识和信息，要能知古通今，知中知外，这样，才有比较，才能谈得上全面占有材料。
读书要能经常化，要做到“精”、“博”结合，同时还要养成勤抄勤记的好习惯，建立起分类的“材料库”。
积累和占有材料的基本要求就是“多多益善”。这个“多”，一是指数量要不厌其多，尽可能充分地占有一切可能占有的材料。二是指材料的类型要全：要不分古今，历史的、现实的均要；要不分中外，中国的、外国的，内部的、外部的均得；要不分正反，正面的、反面的均收；要不分点面，具体的、概括的均占。如此要求就是要使文章既有深度又有广度，内容充实，言之有物。
（二）鉴别材料
鉴别是材料整理工作中不可缺少的环节。不经鉴别的材料是不可靠的。不经鉴别，无法取舍，更无法使用。对材料的鉴别，一是要鉴别真伪，二是要鉴别是否符合政策和法规。
材料的真实与否，在应用文的写作中尤其重要。有一是一，有二是二，不得有半点的虚假和浮夸。材料虚假浮夸必然导致结论的错谬。总之，材料的真实性与合法性，是材料鉴别工作的两个重要标志。那么，如何分析、鉴别材料呢？
1.注意比较。没有比较，就无法鉴别，更无法分析。比较有类比，有对比。类比就是拿本质相同的材料进行比较，通过比较认识材料。对比是拿本质不同的材料进行比较，通过比较认识事物。对比又分纵比和横比。纵比是将历史与现实、过去与现在进行比较。横比是用对立的事物进行比较。通过比较可以看到事物之间的差距，减少盲目性，增加自觉性。
2.注意用演绎和归纳的方法分析材料。演绎就是从一般到个别，从理论到实际；归纳就是从个别到一般，从实际到理论。这是认识事物的两种最基本的方法。在应用文写作中应把演绎和归纳方法结合起来，认真分析，鉴别材料。
3.注意“定性”和“定量”的分析。搜集到的材料，有典型和一般之分。典型材料往往能反映出事物的本质，但它和一般材料是统一的、一致的。为了更准确、更全面地认识事物，我们应重视这两种材料。任何质变都是量变达到一定程度而引起的，认识的飞跃也是如此。因此，在分析材料时，应把“定性”与“定量”分析结合起来，以提高判断的准确性。
4.注意集思广益。客观事物是复杂的，一个人的认识能力有时是有局限的。在分析、鉴别材料中，为了避免主观性、片面性、表面性、绝对化等，最好与熟悉情况的同志一起讨论、研究，互相启发，互相补充，集思广益，以取得对材料正确的认识。
鉴别反映了作者对材料的认识，选择反映了作者对材料的取舍，没有正确的鉴别就不可能有正确的取舍。只有细心地鉴别了所收集的材料，才能既有数量又保质量，既能博采又能精选，写起文章自然是游刃有余，得心应手。
三、材料的选择
选择是在占有和鉴别的基础上对众多材料的一种取舍。但在选材时如茅盾所说“就要像关卡的税吏似的百般挑剔了，整整一卡车的‘货’，要全翻过身来，硬的要敲一敲，软的要扪一把，薄而成片的还要对着阳光照照——一句话，用尽心力，总要找个把柄，便扣下来，不让过卡”。鲁迅说：“选材要严，开掘要深。”这些话都说明了在动笔之前，选材是个基础性的工作，材料不经过严格的选择，写出的文章不仅不能体现文章的主题思想，甚至还会起到相反的作用。要选择材料，首先应有一个严格的标准。
（一）围绕主题选择材料
契诃夫说：“要知道在大理石上刻出人脸来，无非是把这块石头上不是脸的地方都剔掉罢了。”就全文来讲，材料为主题服务，这也就是说观点材料要统一，写进文章的材料必须集中、翔实、典型、新颖，能够有力地表现、说明、烘托主题，与主题无关或关系不大的材料就要舍弃。
主题是选材的依据，是否切合表现主题的需要，是选材的基本原则。有些材料虽然生动，很有说服力，但因与主题无关或关系不大，也应舍弃，以免节外生枝，喧宾夺主。
（二）选择真实可靠的材料
所谓真实，在应用文中即是材料反映的内容是现实生活中确实发生过、经过核实的事实，是符合实际情况的。文章中出现的事例、问题、数据、情节、人物、时间、地点，都必须是生活、工作中确实存在的，不能张冠李戴、添枝加叶，也不能随意夸大或缩小，更不能随意编造，弄虚作假。如果运用了虚假的材料，将会有损于党和政府及企事业单位的形象，只会给工作带来损失、造成不良的影响。
（三）选择典型材料
所谓典型材料，就是那些能反映事物本质的、有代表性的材料。这样的材料才能以一当十，充分地表现主题，使文章言简意赅，具有说服力。在应用文写作中，典型材料可能是一个突出事例或一个有说服力的数据。
（四）选择新颖生动的材料
社会在发展，人类在前进，人类的观念在更新，客观事物在不断地变化，财经部门的情况也在不断地发生变化，新事物、新情况、新问题、新矛盾会不断地出现。撰写工作总结、调查报告、经济论文、经济新闻时，要善于从新生活中选择那些最近发生的富有新鲜感的材料，这样才能更好地反映客观现实，反映出具有时代特色的新经验、新见解、新结论。
选材新颖，其核心问题是应用文写作的现实性。应用写作的生命就在于能反映和回答当前现实经济生活工作中出现的急需解决的现实问题。如果表达主题的材料是陈旧的、过时的，就会严重地影响甚至丧失它对财经工作的指导作用，也就丧失了它本身存在的意义。
选择新颖生动的材料，也可对老材料翻出新意。如成语“班门弄斧”，历来是不知天高地厚的代名词，具有强烈的贬意，但是华罗庚却翻出了新意。他说：“下棋找高手，弄斧到班门，这是我一生的主张。只有不怕在能者面前暴露自己的弱点，才能不断进步。”这的确发人深省，催人奋进，也使人耳目一新。
虽非新近发生的事或新近提出的观点，但大多数人并不知道，也具有新颖性。有些历史材料，看来陈旧，但引用很少，用来说明今天的问题，仍有新鲜感。材料经过认真筛选，在具体使用时，还要注意正反结合、点面结合，恰当地处理材料；同时，要根据行文的不同目的要求、文件的不同性质、内容的需要，调配好各种材料，使材料的详略、顺序得当合体。
总之，应用文写作应在占有大量材料的基础上，严选、活用，做到主旨与材料的统一。
第三节 结构
一、结构的含义和作用
结构，即文章的组织方式和内部构造，它是文章部分与部分、部分与整体之间的内在联系和外部形式的统一。
“结构”一词，原是建筑学上的一个术语，它指的是建筑物的内部构造和整体布局。由于文章的组织构造和建筑物的道理相通，所以，人们常用盖房子说明结构的含义和重要性。日本作家小林多喜二说：“正如‘结构’两个字面含义是盖房子一样，不管你的材料多么优良，不管你的目的多么高尚，如果盖得不好，摇摇晃晃，结果毫无用场。”
如果说主旨（主题）是解决“言之有理”的问题、选取材料是解决“言之有物”的问题的话，那么，结构则是解决“言之有序”这样一个重要的表达问题。
结构的实质，是作者大脑的思维和规律性活动与客观事物的形态和规律性活动同步的产物，是作者根据客观事物的固有规律和内在联系，经过思维器官的思索加工形成的思路在文章中的反映和体现。所谓思路，就是作者观察事物、思考问题、构成文章、表达内容时思维运行的路线。它体现着作者观察、认识、表现生活的主观能动作用。语言大师叶圣陶曾说：“思想是有一条路的，一句一句，一段一段，都是有路的，好的文章的作者是决不乱走的。”（《认真学习语文》）从另一方面看，作者的思路又不应成为随心所欲的胡思乱想，归根结底它还要受客观事物固有规律和内在联系的制约和影响。客观事物的固有规律和内在联系，正是确定文章结构的客观依据；结构则是思路的物化形态和外在表现。所以，我们可以说，文章结构是客观事物固有的逻辑、条理、秩序与作者观察、认识和表现客观事物的独特思路的辩证统一、密切结合。安排文章结构，既有赖于作者清晰的思路，更有赖于产生这种思路的客观事物的运动规律和形态，应把这两个方面有机地结合起来。
结构的任务就在于寻求最佳的宣事明理、表情达意的表现形式，使这种思维传递形式成为沟通主题与材料、论点与论证的内在联系，成为沟通读者与作者心灵共振的最佳形式。具体地说，像如何开头，怎样收尾，分多少层次，划多少段落，怎样过渡、照应，如何蓄势、点题，等等，都是结构要完成的任务。结构的中心使命，是通过“匠心组合”，把各个部分、各种因素连接成一个和谐的整体，使内容的表现达到真实而鲜明。
如果说材料是文章的“血肉”，主题是文章的“灵魂”，那么，结构就是文章的“骨骼”。结构是解决成“形”备“体”，言之有序的问题的。因此，只有精心谋篇布局，才能把各自游离、互不联系的内容统一起来，组成一篇完整的文章。否则，“血肉”无所依，“灵魂”无所寄，既不成“形”，又不备“体”，将不成为文章。
二、结构的基本原则和要求
（一）结构的基本原则
1.要正确地反映客观事物的发展规律和内在联系。应用写作的内容是客观事物的反映，这种反映要通过篇章结构这种“物化”的形式给人以直接的感觉。可见，篇章结构不单是个形式，也是个内容问题。应用写作既然是写“事”，那“事”无论多么复杂曲折，变化多端，实际上都有其自身的“内在联系”和“固有规律”。文章的结构正是反映了这些“内在联系”和“固有规律”，反映了事物发生、发展、结束的过程，反映了提出问题、分析问题、解决问题的逻辑性，才使其脉络、层次条理分明，井然有序，逻辑严密。
2.结构要为表现主题服务。主题是文章的“纲”，一篇文章不论由这个“纲”演绎出多少层次，形成多么复杂的格局，都必须“以意运法”，“以纲统目，尊卑有序”。主题不同，结构安排也不同。只有这样，整篇文章的结构才能严谨统一。结构杂乱、头绪繁多，就会淹没主题；结构节外生枝，喧宾夺主，就会偏离主题。只有“务总纲领”，依照主题的要求去安排结构，才能收到“驱万涂于同归，贞百虑于一致；使众理虽繁，而无倒置之乖；群言虽多，而无棼丝之乱”（刘勰《文心雕龙·附会》）的良好效果。
3.结构要适应不同文种的特点。应用文的文种不同，它们的结构也就不尽相同。应用文就其具体内容来说，其特点是论事的。具体到每个文种，有的是论未做而要做的事，有的是论已做的事，那么它们的结构布局就不同。未做而要做的事，其内容结构总要涉及根据什么（或为了什么），做什么事，怎样做，以及具体办法、措施等，写作的基本思路可以归纳为提出问题——分析问题——制定对策。如果是已做的事，其内容结构总要涉及根据什么，做了什么，做得怎么样，有什么经验教训，今后如何做下去等，其写作的基本思路可以归纳为掌握情况——分析问题——归纳结论。当然，就同一个文种，由于种种情况，其结构也不尽相同。这里只是强调在安排结构时，应当考虑到应用文不同文种的特点要求，因“体”制宜，不要陷入公式化。
4.要注意正确地运用程式，但要力戒程式化。所谓程式，就是指应用写作中的惯用格式、写作层次和转述来文的方式。在一定时期内，程式具有相对的稳定性。程式的形成与存在，是以有利于表达为前提的。当一种程式阻碍内容的表达时，那么这种程式就意味着陈旧，也就必须为另一种新的程式所代替。应用写作中的程式尽管有相对的稳定性，但也并不是固定不变的。金代王若虚说：“定体则无，大体须有。”有些文体有时根据内容的需要，要突破固有的程式。因此，我们说，程式要有，但不可凝固化、程式化。应依“法”变化，给应用写作注入新鲜血液，带来勃勃生机。正如古人所说：“变化不测，而亦不背于规矩。”
（二）结构的要求
1.完整。文章是客观事物的反映，而客观事物是纷繁复杂的，各种事物之间又有着千丝万缕的内在联系，因此，在安排文章结构时，就要注意有头有尾，有交代有照应，首尾圆合，文脉相通，匀称饱满，构成一个有机的整体。
2.严谨。指结构布局要严密精细，无懈可击，符合事物发展的客观逻辑。从标题到篇章，到层次、段落，彼此之间都应该是联系紧密的，而不应该是彼此游离的。
3.自然。指结构顺理成章，行止自如。没有人工雕琢的痕迹，更不会是牵强附会的拼凑，东拉西扯，颠三倒四。它要像清水芙蓉，如行云流水，“常行于所当行，常止于不得不止”（苏轼《答谢民师书》）。
4.统一。指结构布局形式上的和谐和体例上的一致。通篇一贯，前后一致，决不相互抵触、自相矛盾，符合辩证法，富有科学性。
三、结构的基本内容
（一）开头
文章如何开头，事关重大。从文章本身看，它能理出头绪、奠定基调、笼罩下文、提挈文意，便于下文的生发、延展。从读者的心理考虑，开头要具有吸引力。所以，马克思在《资本论·序言》中说：“万事开头难。”高尔基在《我怎样写作》中说：“最难的是开头，也是第一句。就像在音乐中一样，第一句可以给整篇作品定一个调子，通常要费很长时间去寻找它。”
应用文重在务实，不同于文学作品。应用文的开头不需要描写环境，渲染气氛，抒发感情，引人入胜等艺术形象化的手法，而宜采用“开门见山，下笔入题，起句发意”的方式。一般采用的应用文开头方式方法，大致有以下几种：
1.概括开头式。概括开头，是用概括叙述的方法，将写作对象的基本情况、问题概括出来，或概括写出工作情况的基本过程。这种开头方式，多见于报告、调查报告、总结等。
2.根据开头式。就整体而言，应用文的写作都应该有根有据，或根据党的方针政策，或根据某一文件精神，或根据上级指示，或根据某种实际情况等，使文件具有权威性、约束力和说服力。根据一般都应放在文件的开头，前边均应明确地加上“根据”、“遵照”、“按照”等习惯用语。
3.结论开头式。在文章的开头，先对叙述对象作出结论，然后分别加以叙述。这种开头，多见于总结、报告等。
4.目的开头式。以简明的语言，说明写文件的目的。常用“为了”、“为”等词语发端。这种开头多见于通知、条例等。
5.原因开头式。就是把文件的原因放在文件的开头陈述清楚。其特点是冠以“由于”、“因为”、“鉴于”等表示原因的介词组成的介词结构。
（二）结尾
俗话说：“编筐编篓，重在收口”；“头难起，尾难落”。结尾是文章的终结，是内容的自然延伸和发展的必然结果，要像“豹尾”那样强健有力。一般所采用的应用文的结尾方式方法，主要有以下几种：
1.总结式。对全文的主旨进行简要的概括，使读者有一个总的完整的概念。
2.强调式。对全文主旨的意义进行强调说明，引起重视，以有利于贯彻执行。
3.请求式。上行文要求上级对工作予以指示、批复时，用请求式的结尾。
4.说明式。有的应用文，需要在末尾交代说明一些与文章内容有关的问题，以引起阅读者的注意。
5.分析式。对文章中所论事物作全面的、一分为二的分析，在肯定成绩、经验的同时，也要找出差距和问题。
6.呼应式。此类文章的结尾，要与开头相呼应。
总之，应用写作，特别是公文写作，其开头和结尾的这些格式，只是就一般情况而言的。在实际写作中，要根据实际需要加以运用，不可生搬硬套。
（三）层次
层次是文章思想内容的表现次序，是文章内容展开的步骤，是人们认识和表达问题时的思维进程在文章中的反映。层次又称意义段或结构段。结构布局时，首先要围绕主旨，形成文章的层次。安排层次，要从事物内部联系着眼，体现出作者的思想。安排层次常见的形式有：
1.总分式（分总式）。层次之间是总述与分述，或分述与总述之间的关系。先总后分或先分后总，由内容决定。如总结、指示、通知等常用此种方法安排层次。
2.纵向式。各层次之间，先后有序，主次分明。纵向排列法，有不同的情形。
（1）顺着时间推移来安排层次。如反映变化发展的调查报告、总结和经济新闻等常按此法安排层次。
（2）按事物的进程来安排层次。反映阶段变化的总结、市场预测报告等往往以此法安排层次。
（3）依写作者对客观事物的认识发展过程和感情变化来安排层次。市场调查报告、经济论文等常用此种方法安排层次。
总之，对于纵向排列法而言，各层次之间是延续和承接的先后关系。
3.横向式。即按照横向展开的顺序安排层次。这种形式是按照事物的各个侧面的并列关系横向展开的，如调查报告、经验总结、经济活动分析报告等常用此种方法安排层次。
4.经纬式。即纵横交错式。这种层次安排即是“纵”中有“横”，“横”中有“纵”。在写作上，采用此种方法可使全文有开有合，有总有分，经纬关联、纵横交错。此法被广泛地运用到应用文写作中，如综合总结、调查报告、内容复杂的市场预测报告、经济论文等常用。
由此看来，应用文的层次安排是比较复杂的，在运用中应结合文种特点灵活掌握。在写作中，往往用部分的序号、层首句、小标题来表示层次的转换。
（四）段落
段落，又称自然段，是构成文章的基本单位，是文章内容在表达时由于转折、强调、间歇等情况所造成的文字停顿，它具有换行的明显标志。正确划分段落能有逻辑地表现思维进程中的转折、间歇，清楚地反映文章的层次，使文章眉目清楚，便于阅读和理解。特殊的段落还有助于强调重点，加深印象。应用文段落的划分有以下几种方法：
1.按问题的类别分段。一篇应用文，如果是分问题写的，就应按问题的类别分段。
2.按事情条项分段。不少应用文，在写法上采取分条标项分段法。即把每件具体事情都按条项单独分段，并且标上号码，以示醒目。
3.篇段合一法。即全篇为一段，全段为一篇，而在这一篇一段中往往包含有几个意思不同的层次。
4.段首提要法。凡长的段落，要把这一段的中心要点，即段旨，用简要的一两句话概括出来，写于该段之首，是谓段首提要。
层次和段落是两个不同的概念。二者既有联系，又有区别。层次着眼于思想内容的划分，段落着眼于文字表达的需要。层次一般由若干个自然段，或一个自然段组成。段落和层次都是为条理分明地表达文章内容和表现主旨服务的。
划分段落时要注意：保持段落的单一性与完整性，即一个段落的中心意思原则上必须单一，忌杂乱；一个意思要在一个段落中讲完整，忌残缺不全；保持段落之间意思的内在联系，要分得有道理，使每一个段落都成为全篇的有机组成部分，先后顺序稳定不可移易；保持段落对内容的适用性，其大小、长短要符合内容表达的需要。表达庄重、均衡的事物，其段落应长短匀称，轻重相当；表达曲折、生动的内容则应使段落有所参差，长短相济。
（五）过渡
过渡是指文章上下文之间的衔接、转换。其作用是使文章的内容上下自然连贯，使读者的思想能顺利地由前转入后，获得较好的阅读效果。
文章中出现如下情况时，一般需要作过渡处理：由总到分或由分到合时，表现手法更替时，文意发生转折时等。常用的过渡方式主要有：
1.段落过渡。在转换大的情况下采用过渡段过渡。
2.句子过渡。在前一段的结尾或后一段的开始，用提示性或设问性的句子过渡。
3.词语过渡。在意思转折不大的情况下，用关联词语或词组过渡。
总之，过渡手段千变万化，形式多样，但总的要求是过渡自然。
（六）照应
照应是指一篇文章前后内容上的关照、呼应。也称为“伏应”。其作用是使所写的事物或问题互相补充和得以深化，使全文线索明晰、严密周致，而且能不时地唤起读者的联想和回味，有助于文章主旨的表达。常见的照应方式主要有：
1.首尾呼应。开头提到一个什么问题，结尾要对这个问题作出圆满的回答；或者开头提到什么事件，最后对这个事件的发展情况或结果有个交代。这样使文章首尾圆合，给人以完整的印象。
2.正文与标题照应。应用文的标题意思比较明确，行文中再对标题加以阐发，文章主旨会更加突出。
3.前后内容的照应。在行文过程中，紧紧围绕一个中心问题，或一个事件，随时自然而合理地照应。
第四节 语言
一、语言运用的基本要求
语言是文章的要素，而且是第一要素，在文章中有极重要的作用。要写文章，就必须使用语言这一工具；要写好文章，就必须正确地运用语言。
无论写何种文章，都需要遵循语言运用的一般规律，具体而言就是用词准确、造句通顺、语言生动、文字简练、朴素自然。
（一）用词准确
用词准确，就是精心选择最确切最恰当的词汇，正确反映客观事物，准确地表达作者的思想感情。这是运用语言最基本的要求，也是写作的基本要素之一。只有在用词准确的基础上，才能谈得上通顺、生动、简练。
思想和客观事物是极其复杂的，语言也不例外。要从浩瀚的词汇海洋里，选择出精确的词语，把复杂的思想和客观事物反映出来，需要作者付出大量的心血。正如马雅可夫斯基所说：“要像从几百吨矿石里提炼出一克镭那样，提炼精辟的词语。”法国福楼拜提出：“我们无论摹写什么事物，要表现它，唯有一个名词；要赋予它运动，唯有一个动词；要得到它性质，唯有一个形容词。我们须继续不断地苦心思索，去找这个唯一的名词、动词和形容词不可，仅仅发现与这些名词、形容词类似的词句是不行的，也不能因思索困难，用类似的词敷衍了事。”鲁迅在《再论雷锋塔的倒掉》一文中说：“悲剧将人生那些有价值的东西毁灭给人看，喜剧将那些无价值的撕破给人看。”其中的“毁灭”、“撕破”，就用得十分准确。
那么，怎样才能做到用词准确呢？首先，要真正弄懂每一个词的确切含义。其次，要认真辨析词义，要仔细区别近义词在使用范围、轻重、褒贬、搭配、功能等方面的细微差别，还要注意词语的感情色彩，要体会词语的情调和风格。词语的选择、提炼的前提是“积累”。没有“积累”，也就无法选择，更谈不上准确了。
（二）造句通顺
所谓造句通顺，包括两方面的要求：一要符合语法规范，二要合乎逻辑。
句子是语言的骨干。文章的语言，最基本的就是用词造句。离开句子，离开造句的法制——语法，离开句与句之间的逻辑关系，而要想完整地、周密地表情达意，准确地反映客观事物，那是根本不可能的。斯大林说：“语言的词汇，也并不就是语言，虽然没有词汇，任何语言都是不可想象的。但是，当语言的词汇受着语言语法支配的时候，就会获得很大的意义。语法规范词的变化法则，用词造句的规则，这样就赋予语言一种有条理、有含义的性质……正由于有了语法，语言有可能赋予人的思想以物质的语言的外壳。”造句要注意逻辑，如果出现概念不清、判断不准、推理不妥、颠三倒四的情况，那个句子的意思别人如何懂得呢？所以，我们要想写好文章，就一定得学习好语法和逻辑知识。
（三）语言生动
语言生动，就是要讲究文气，绘声绘色，形象生动，有吸引力。毛泽东同志在《反对党八股》一文中指出：“如果一篇文章，一个演说，颠来倒去，总是那么几个名词，一套‘学生腔’，没有一点生动活泼的语言，这岂不是语言无味，面目可憎，像个瘪三么？”这说明文章既要有真实的思想感情，又要有精美的文辞，才能流传久远。语言生动，首先，要形象化。形象化的语言多有声有色、有立体感，使人读后，有如见其人、如临其境的联想。其次，不要人云亦云，幼儿学舌，而要讲别人不曾讲过的有生命力的话。第三，就是要讲究文辞的优美，善用叠字叠句，善用多种修辞手法，句式富于变化，力求情文并茂。第四，语言要含蓄幽默，情趣横溢。
（四）文字简练
所谓文字简练，就是以尽可能少的文字，表达出尽可能多的内容。要“以一当十”，“言约而事丰”。古人写文章，十分讲究炼字炼句。刘知己曾说：“篇中不可有冗章，章中不可有冗句，句中不可有冗词，字不可有龃龉处。”而要做到文字简练，首先，要锤炼作者的思想，使其缜密。语言的冗繁啰唆，其原因是作者的思想模糊，概念不清，判断不准，逻辑混乱所致。其次，要惜墨如金，删繁就简，忍痛割爱。第三，要巧取妙夺，留有余地，使读者“望表而知里，扪毛而拜骨，睹一事于句中，反三隅于句外”。第四，可适当选用文言词语，但要古词今用，有生命力。
（五）朴素自然
朴素自然，要求语言要质朴无华，没有故意雕琢的痕迹，要通俗易懂，而又含蓄隽永，给人以清新淡远的美感。苏轼说：“凡文章，少小时需令气象峥嵘，辞采绚烂，渐老渐熟，乃绚烂之极也。”
二、提高语言素养的方法途径
（一）深入生活，向人民群众学习
人民是生活的主人，是创造历史的主力军，同时也是语言的创造者。毛泽东同志说：“人民的词汇是很丰富的，生动活泼的，表现实际生活的。”这就要求我们要眼睛向下，甘当“小学生”，和群众交朋友，熟悉群众的生活，吸取他们富有表现力的语言，丰富我们的语言储备。但不能照搬他们的口语，要加工、提炼。
（二）从古今中外的经典、优秀作品中学习
古今中外的经典和优秀的名着名作，是书面语言的宝库，是语言的典范和精华。它们准确、精练，极富表现力。我们学习语言，就要多读熟读经典、名着名作，要熟读诵记，勤录勤抄。同时要认真思考，分析研究，看作者是如何遣词的。觉得好，就要弄清好在哪里，要吸取丰富的词汇，学会写作技巧。久而久之，就能不自觉地“于无法之中求得法，有法之后求其化了”。
（三）在写作实践中，提高驾驭语言的能力
学习语言的目的在于掌握语言。而运用语言能力的培养和提高，在很大程度上依赖于写作实践。只有勤学苦练，锲而不舍，才能将所学的知识转化为技能技巧，将所积累的词汇化为己有。不重视实践，积而不化，那只能是“书呆子”、“贮藏器”。这就要求我们平时要有目的地加强训练，诸如多写观察日记，口述见闻，笔录谈论，做到耳聪目明，心记手抄，处处留心。久而久之，就会潜移默化地提高驾驭语言文字的能力，说话、写文章，也就能左右逢源，得心应手了。
【思考与练习】
1.什么是主题？应用文怎样表现主题？
2.写作材料是什么？为什么应用文写作中材料更为重要？如何选择材料？
3.结构涉及哪些内容？结构的基本原则有哪些？
4.语言运用的基本要求有哪些？
