领导者必须有一定的时间主动下去了解情况，掌握动态，检查指导工作，解决实际问题，这样，涌上来的问题就会大大减少。越是把自己关在办公楼的小天地里，越是不下去，事情就越多。所以，要决心经常下到基层去。这不是消极地“躲”，不是回避矛盾，而是克服忙乱现象、提高工作绩效的积极办法。它既可以使领导者了解下情，及时解决问题，又可以使领导者静下心来思考和研究问题，还可以减少会议和其他琐碎事务，一举数得。下去前，要把“家”里的工作安排一下；下去后，要同办公室保持联系，使该处理的事情及时得到处理。
四、切实解决“文山会海”问题
“文山会海”是个大难题，不是某个人或某一级组织的问题，而是带有共同性的普遍问题。这个问题将在“怎样科学地处理公文”和“怎样减少会议”两题中专门进行讨论。
怎样抓好中心工作
抓好中心工作，用中心工作去带动全局工作，推动全局工作的开展，也是一项很重要的领导艺术。领导者要抓好中心工作，需要注意以下几点：
分清中心工作的差异性。不同事物矛盾的差异性，决定了不同部门，不同地区、不同单位工作的差异性，全国有全国的中心工作，各省各部门各单位都有自己的中心工作。
尊重中心工作的客观性。在纷繁复杂的工作中，哪个是中心工作，不是人为地随意规定的，而是由客观事物发展本身的规律决定的。抓中心工作，决不能随心所欲。列宁说：“你要抓住整条链子，就必须抓住主要环节。决不能你想抓哪个主要环节就故意抓哪个环节。”（《列宁选集》4卷第649页）要真正找准主要矛盾，抓住中心工作，使工作忙到点子上也并不是一件容易的事。
注意中心工作的从属性。就是要处理好本部门、本单位中心工作同全局中心工作的关系。各部门、各单位自身的中心工作，要服从于全局的中心工作，为全局的中心工作服务。例如，教育事业要为四化建设培养人才，科学研究要为四化建设多搞发明创造、推广科技成果，等等。
对中心工作要抓紧。对中心工作，不抓不行，抓而不紧也不行。毛泽东同志指出：“对主要工作不但一定要‘抓’，而且一定要抓‘紧’。什么东西只有抓得很紧，毫不放松，才能抓住。抓而不紧，等于不抓”。（《毛泽东选集》合订本第1332页）抓紧中心工作，首先要集中精力，集中人力、物力、财力于中心工作，要排除枝节问题的干扰。其次，要制定切实可行的计划、措施，贯彻落实中心工作，排除一些部门的不适当的干扰。毛泽东同志对此有明确指示：“一个地区的总负责人，必须考虑到该处的斗争历史和斗争环境，将各项工作摆在适当的地位；而不是自己全无计划，只按上级指示来一件做一件，形成很多的‘中心工作’和凌乱无秩序的状态。上级机关也不要不分轻重缓急地没有中心地同时指定下级机关做很多项工作，以致引起下级在工作步骤上的凌乱，而得不到确定的结果”。（《毛泽东选集》合订本第856页）
掌握中心工作的可变性。中心工作并不是一成不变的。在不同的时期、不同的阶段、不同的条件下，中心工作是有所变化的。随着时期、阶段、条件的变化，中心工作必须及时变化。要及时进行中心工作的转移，必须注意主要矛盾的解决状况。一个主要矛盾解决了，一个中心工作完成了，又一个新的主要矛盾就会出现，新的中心工作也会客观地提上日程，这时中心工作就得转移。
时间运筹的几种方法
时间，是领导者最宝贵的财富。凡是有成就、有作为的领导者，都有强烈的时间观念和运筹时间的本领。每个人一天都只有24小时。但有些人能够在有限的时间里多做一些事情，就是由于在时间的使用上十分讲求效益。下面介绍科学使用时间的几个技巧，供领导者参考：
当日事当日完成。检查时间消耗的目的是为了更好地利用时间。昨天已经过去，明天只是带有一定概率的可能，只有今天，才是我们可以采取行动的唯一时间。世界上所有的成就都是“今天”所创造的。所以，从现在做起，从今天做起，当日事当日毕，应该成为一切领导者的行动准则。今天的事不要等到明天，上午的事不要拖到下午，白天的事不要延至晚上。某项工作一旦开始，就要一鼓作气地完成它，完成一项，然后再做下一项，这样会使你加快速度，并不断享受到完成任务的喜悦。事实表明，精力在成功之中更新，而在拖延之中衰竭。如果一个领导者在上班伊始就拖拖拉拉，不在乎什么上午下午、今天明天，那就绝不会做出什么令人瞩目的成就。
强迫自己每天都要有所成就。有一位名人给自己立了这样一条座右铭：“不教一日空过”。有了这样一个强制性命令，就会自觉地珍惜每一小时，每一分钟，使每天都在紧张的追求中度过，使第二天在前一天成果的基础上和新的追求中开始。齐白石在85岁那年的一天上午，连续画了四幅画，并在上面题道：“昨日大风，心情不安，不曾作画，今朝特此补充之”。原来他在用第二天的加倍工作来弥补前一天的损失。有了这种精神，何愁时间不为我所用？
做好时间消耗记录。要想科学地运用时间，首先必须善于检查自己的时间使用状况。办法是在做完每一件事的“当时”，立即记下所耗的时间，每天一小结，连续记两周或一个月，然后进行一次总结分析，看看自己的时间究竟用到了什么地方，从中找出浪费时间的原因。据专家研究证明，凡是这样做的人，对于节省时间、提高效率收效甚大。如果能抓住大量容易溜掉的时间，就能按时完成更多的工作。
善于从工作的反复中节约时间。对领导者来说，有许多工作是周期性地反复出现的，如阅文、开会、会客等。这些反复性的工作占用了领导者的大部分时间。如果是有心人，在每一次循环中都能节约点滴时间，那么就会通过多次反复比别人多赢得大量时间。比如，一周开三次会，每次都准时开始，而不是每次都迟开15分钟，那么一年就可以节省39个小时！反之，在每次反复中都不自觉地浪费一些时间，加起来就是一个很大的数字。
善于处理轻重与缓急的关系，也就是重要性与紧迫性的关系。事实表明，重要的事不一定都紧急，紧急的事也不一定都重要。如果总习惯于先办紧迫的事，就常常使一些重要的事情流产，而且会经常处于紧急应付的状态之中。所以领导者在一般情况下，应先考虑事情的轻重，然后再考虑事情的缓急。首先是先办重要而又紧迫的事；其次是重要的但不紧迫的事；再次是紧迫但不重要的事；最后是既不重要又不紧迫的事。这也符合“重要的少数与次要的多数”的原理。日常生活中常常可以体会到，80%的看报时间往往花在20%的版面上；80%的看电视时间集中在20%的节目上；80%的教师辅导时间用在20%的学生上；领导者工作效果的80%，往往集中在20%的重要事情上。如果有十件事，完成了头两件最重要的，即可收到80%的效果。所以，领导者要学会把有效时间的80%，集中在那些重要工作上，然后再兼顾其他。
设法保持时间利用的连续性。根据心理学家的研究，当人专心做一项工作或思考某一问题时，最好能够一气呵成，不要间断，因为被中断的注意力通常需要很长时间才能恢复。有人曾在上班时间对25位经理做过调查，发现大多数经理几乎无法持续工作一小时以上而不受干扰。所以，当需要集中精力，专心致志地思考重要问题或处理关键工作时，事先要估计到可能出现的干扰，预先安排出一段相对集中的、不受干扰的时间，以保证其相对连续性。
养成快速准时的习惯。领导者要提高时间利用率，必须缩小时间计算单位。用“分”计算时间的人，比用“时”计算时间的人，效率要高得多。做每项工作都要给自己定出一个时间限度，何时起，何时止，能用半小时办完的，绝不用一小时。开会和约见要准时，要养成开短会、说短话、写短文的良好习惯。同一位健谈的人商量工作时，最好能站着谈，迫使他开门见山，免得口若悬河，没完没了。
养成随时记录的习惯。当有好的创意、设想和观点时，应立即记录下来，以便需要时随时利用。开会、听汇报、谈话、讨论中的要点也要注意记录。有些事件、人名、数字以及下面的要求、意见等，最好随时记在本子上。有个“备忘录”在手，处理问题就快多了，时间也就大大地节约了。
摸清自己一天中的最佳工作时间。人在一天中的精力就像大海的潮水一样，有高潮也有低潮。只是因每个人生理素质不同，高低潮的时间有很大差异。有的人早晨精力最充沛，有的人晚上能动性最高。领导者要留心摸清自己的精力涨落规律，把一天中最重要的事情放在最佳工作时间里办，而把一些较简单的事情放在其他时间处理。
凡事应做好准备。有无准备，做起事来效率大不一样。有准备，就会使工作一开始就进入“重负荷运转”，减少“空运转”时间。所以对每个时期的工作应有预见性，走上步，看下步。每天的工作也是这样。如果头一天做好计划，当天又能提前一会上班，不仅能为下级和群众树立良好榜样，还可以对当天的安排进行思考，使一天的工作处于主动状态。再如，领导者要在办公室里尽可能多准备一些必需的手册、参考资料和各种工具书，以便在需要时随手拈来，减少时间上的浪费。
学会“暂停”休息。在做一件复杂的工作时，如果一头扎进去，毫不间断地一直干下去，效率不一定高。如果能在“百忙”中暂停一下，拿出点时间冷静思索，瞻前顾后，暂时中断原来的思路，探索一下新的途径，常常会收到意想不到的效果。从生理上讲也是这样，拼命干，连轴转，效率往往很低。只有适当进行调节，用片刻休息（抽支烟、喝杯茶甚至伸个懒腰）把工作间隔起来，高度紧张的状态就会得到缓和，新的精力就会从这片刻休息中焕发出来。这是在有限的时间里提高工作效率的一个重要方法。
