而做成更多事情的方法是在每件任务上花费较少的时间。关键就在于学会如何在不牺牲质量的前提下花费较少的时间做每件工作。下面有5个建议，对现代经理会有所帮助：
建议1：在信件的底部或边上空白处写下几句话来作答复函或通知函，然后复印一份，把原件寄回。这会省下口授或用打字机把答复打出来的时间以及速记员的打字时间。因为纸上的空间有限，所以你的回答一定要简要明朗，只说有必要说的话。
建议2：在周围没人打扰的时候，你可以做自己的工作，或早来或者晚走，要么在其他人吃午饭的时候工作。
建议3：不要允许别人来打扰。如果有某个人走进了你的办公室，并不在日程安排之内，他想和你谈谈与他自己有关的某些事，那么就毫不客气地立刻拒绝。
建议4：知道在哪儿可以找到东西。把你需要参考的资料放在伸手可及的地方，了解文件档案系统、计算机系统，知道哪张办公桌做哪些工作，公司的有关记录保存在哪里，等等。
建议5：培训好你的员工。最好的节约时间的办法是有一帮训练有素的手下。你不必花费你的时间向他们解释事情。
轻松提高个人的办事效率
音乐大师们可能在一年或数年中每天都必须拿出大量时间进行苦练，才能使技艺略有长进。事实上，他们的技能已经达到较高的水平，但就为了保持这个水平，他们便不得不付出大量时间去练习，更别说在此基础上再有所提高。一位古典音乐家坦言：“一天不练，自己知道。两天不练，妻子知道。三天不练，听众知道。”
但就领导者的素质而言，却少有甚至没有可堪称大师者；所以领导者可以在个人能力方面取得显著的改善效果——提高10%~25%，且无需付出太多心血。
比如制作某种小型器具，你一小时能做50个，你能把效率提高10%，即每小时做55个吗？也许可能。开动机器说干就干？你不需要对生产方法进行根本性变革，也无需有超人般的生产速度，只需稍微加把劲。
你会发现几乎任何事情要提高10%的效率都不难做到，而这少许的努力将产生不菲的回报。在前一个例子中，如果你在器具生产车间每天工作8小时，效率提高10%后，一年将多生产1万套器具。如果每套器具的利润为10美元。则每年的赢利将额外增加10万美元。
把效率提高10%，如何能更有效地利用时间？《赚钱术》杂志中有一篇文章为提高日常活动效率提出了以下几点建议：
1.定出专项时间
如果你需要专心致志于某几个棘手难题，不希望被打搅，可以预定出几段专项时间。告诉你身边的人，在这几段专项时间内任何人都不见。
把比较容易办的事放到专项时间以外，在专心投入某项工作之外的其他时间内，尽可以记记笔记或读读商贸杂志。
专项时间要雷打不动，如果你的专项时间定在午后2点至4点，就不要打算在下午3点去看牙医，否则会使你的专项时间被肢解。
2.注意小憩
较高的工作效率只能保持一、两个小时，这是集中精力工作的最佳时间长度。研究表明，全神贯注于某种活动90~120分钟后，精力便难以继续集中。这时你需要休息一会儿，以便于体内进行生化反应，恢复体能。两次紧张的工作会议之间的小憩无需太久，2~5分钟便可为你补充足以支持一、两个小时工作的能量。
3.注意饮食
多获取10%的能量。在实施全套提升体能计划之前，在工作中注意以下两点：首先，午饭不要过饱。否则会使你恹恹欲睡。应试着“少食多餐”。所谓少食多餐是指破除一天两餐或三餐的传统习惯，改为多次少量进食。专家认为这更有利于健康。在布拉格进行的一项调查表明，将每天两餐的热量分多次摄取的人较少患心脏病。
其次，在工作时不要饮酒。酒精会使你睡眼惺忪，影响思维能力。在工作午餐时，可以要一杯柠檬汽水或冰茶，而非葡萄酒或鸡尾酒。
4.提前起床
将起床时间提前10%。你想寻求一种能提高个人办事能力的简便有效的方法吗？那么就请你每天提前一个小时起床上班。提前的这一个小时不会使你感到困倦，相反只能为你带来意想不到的惠泽。你尽可以在办公室里开始变得蜂拥一团之前，悠哉游哉地品品咖啡，查查邮件，读读报纸，回回信件，或回顾一下昨天的工作。
5.避免浪费时间的活动
少浪费10%的时间。尽力避开浪费时间的活动。比如参加那些专业协会、社区联防队、志愿者团体等，你一定要肯定其确有价值而且自己感兴趣才行。你越感兴趣，你就会越投入，你自己以及这个组织就会因为你的参加而获益甚多。千万不要仅仅为了承担义务而随便地参加一个什么组织，不要去参加那种自始至终你都是一个盲目的跟从者的会议，即使你在该组织中担任领导职务，那样只会浪费你和别人的时间。
6.让思考速度提高10%
像其他任何事情一样，思考也是一个不断进步的过程，它可以被传授，被学会，可被实践和发展。过程很简单：找出问题所在，汇总所有的相关因素，寻求相互之间的关联，建立一个清单，收集反馈意见，与其他人合作，为新思想的产生提供机会。一旦你理解了这一过程，便可以从容地制定决策，解决问题，并灵感泉涌。
术有专攻
过去的老板每天只需要为3件事操心：向他汇报工作的人、员工完成的工作量和财务收支状况。当然，你也可以再加上一个第四项——效益增长。但是，一般说来，只要公司的财务收入大于支出，效益增长是不成问题的。
现在，问题已经不再像过去那么简单了。老板们不仅需要掌握管理专业和相关学科的精髓，而且需要具备更高的素质。
仅仅成为处理员工事务的“法官”和调解人是远远不够的。今天的经理还需要有工业管理专家的理论支持、人力资源专业管理人员的气质和律师的辩论技巧。
但是，无论过去还是现在，老板们一天到晚离不开的还是钱。有了钱，银行业务、资金筹措、会计核算和缴税问题的解决就轻松多了。
在现代社会中，工作的复杂性和专业化程度都有极大的提高，对一个公司管理人员来说，要精通一切成为全才是不大可能的。但是，每个老板都需要掌握并运用一套基本的经营管理规则。这些规则是很基本的，它们可以帮助老板们客观地审视自己并找出自己工作的动力源泉。在这样做的时候，他们将会感悟到哪些管理方法是比较令人乐意接受的，哪些管理方法是可以舍弃的。如果你不能在所有的人面前成为万事通，那么你最起码也应该成为你所从事专业的内行。
教会下属提高自己的速度
美国通用电气公司总裁韦尔奇指出：“一个工人最重要的素质就是他的工作速度。”几乎所有的老板都认识到，在其他条件相同的情况下，速度可以击垮你的竞争对手。
在运动场上，这句话当然是正确的。在橄榄球、网球和棒球运动中，出众的速度可以帮助你从对方的防守队员那里逃脱，成为一个绝对的赢家，或者使击球员能够先于球到达一垒。但是，运动场上的速度和生意场上的速度是大不相同的。在运动场上，你不可能教会运动员提高速度，人的速度往往是天生的。在生意场上，人的速度则是可以提高的，你可以教会一个人应该怎样提高他的速度。
然而这些真正做起来并不简单。仅仅靠对你的员工们说一句“快点做？”是不可能提高公司的工作速度的。如果你这样做的话，你将为此而付出代价，这种代价一般就是你的员工们被折腾得筋疲力尽，或者员工工作的质量由此逐渐下降。当然，还是有一些可供选用的策略：
把批准文件的程序简化，尽量减少环节。
规定最后期限不必过多考虑影响因素。
要恪守时间表。
首先要求自己以更快的速度进行工作。
各部门配合工作可以提高速度。
随身携带笔记本或卡片
有这样一个有名的故事：一家名叫雷明斯索的大钢铁公司总经理詹姆斯·佩克一次曾付给一位效率专家琼斯·扬1.5万美元。事情的原由是这样的：当时，佩克的事业可说是半途而废，他对此一愁莫展。他请教琼斯·扬，有没有更有效的方法使他能从公司繁杂的业务中解脱出来，有条不紊地完成自己的工作。
琼斯·扬给了他这样一番劝告：“每当你想起一件必须要做的事时，就把它记录下来。这样一来，你就用不着白天黑夜地老去记着它，可以节约你许多时间。然后利用闲暇的时间将其归纳整理，这又节约了你的时间。因为你的工作和应办的事情都被整理得有条有理了。请每天坚持这样做下去。如果你认为这种方法确有价值，不妨让你的下属们也试试看，一直做到你满意为止。最后请你付给我你认为与此价值相应的支票。”
随身携带笔记本对于节约时间是十分重要的。使用小笔记本时，最好是将小本的纸面分隔成三四部分，并将它订上。这样在写上一些必要的事后，可以撕下这一部分。办完了事，扔掉也没有关系。除了随身携带的笔记本外，也有一些人到哪里都喜欢在口袋里放些卡片。喜欢使用卡片的人，除了把它放在口袋里、公司的办公桌面上和自己家里的写字台上以外，居室的角落、床边、电话旁、浴室和厕所等必不可少的地方也同样准备着一小叠卡片。当然，在卡片的旁边一定要放上铅笔、钢笔等书写工具。
也有的人喜欢用的不是一张一张的卡片，而是订在一起的卡片，不仅如此，他们往往在卡片的分类整理上下工夫。例如，把需要回信的人名记在绿色的卡片上，把需要打电话的人名记在黄色的卡片上，把需要在家里或办公室谈话的人名记在蓝色的卡片上，等等。据说这样一来，保存卡片的工作也就非常简单了。
作为老板随身携带笔记本或卡片可能是你最明智的选择。
妥善处理文件
随着你的业务的不断发展以及公司的不断壮大，需要你处理的文件可能也会越来越多，并堆积如山。那么，怎样才能解决这个难题呢？
要想使你的办公桌上整整齐齐，就不要把书籍文件之类的东西堆放在上面，最重要的是读完之后就收拾好。
首先，你应当对文件预先进行审查，对于不需要一一过目的东西，就可以不管它了。审查完毕之后，为了方便再次仔细阅读，还要把其他文件分类，你可以根据它们的种类把公司内的文件分别标上不同的颜色，这样使用时一目了然；知道该拿哪个。
在每次处理文件的时候，你要用很短的时间迅速地判断出，这个文件是否需要现在立即处理，做到这一点很容易，你只需大概看一下文件的内容和标题就行了。
为了区分文件内容的重要性，需要对文件进行细致的分类：
应立即处理的文件，是指紧急信件，比如：十万火急的订货以及其他必须马上做的事情。
暂放后的文件是指可以在某个特定的时间或日子，将它们归纳起来过过目就行了。
有关新情况的文件包括信件、备忘录和影印件、报告、定期刊物、同行业的报刊等。尽管这些资料很重要，但如果你没有工夫马上阅读时，可以交给秘书去处理，然后让他向你汇报其中的主要内容。
放入“未决定”一栏的文件，是指将它们暂放入档案夹中，在采取适当的措施之前，就一直放在那里。
以后再处理的文件，是指需要进一步努力、以后再接着处理的文件。判断它是否是真正重要的工作，还有待于研究，需要更进一步地深入阅读或分析，以及在注意力等各方面给予较为充分安排的事项。
另外，你还应注意不要老压着文件不放手。凡是收到的信件、报告或其他什么，都应当迅速处理掉，或阅读，或回信，或销毁，总之，要防止文件的滞留。
有的老板因为报告或文件太长而不能马上阅读时，就先把它放在公文包里，在上下班的汽车里读。在公司里可能由于各种干扰，读一份东西要花30分钟以上的时间，而在汽车里，10分钟左右就可以读完了。
如果你不得不拖延处理某一份文件时，应预先定下最终完成的期限，在完成期限内无论如何也要处理完毕。这样，不久你就会惊奇地发现，庞大臃肿的文山已经被轻而易举地搬走。
