8对于定期制发文件或使用频率较高的文件，为简化手续，可事先规定好行文格式和文例，并以此为准事先做好印刷准备。
9除有特别规定外，发文通常应按如下规定注明发文机关（发文者）。
（1）办公室文件注明办公室主任姓名；
（2）机关内部文件注明承办科室负责人姓名；
（3）对外发文注明收文机关团体名称；
（4）会议文件按规定署名，原则上理事会或常务理事会注明理事长，各种委员会注明委员长姓名。
10发文时对收件人应按如下规定书写：
（1）对担任领导职务的理事等应注明其姓名及职务；
（2）对全体委员可书写“各位委员”；
（3）对某一特定委员可注明该委员姓名及所在单位名称。
11对某些有特殊处理要求的文件应按如下规定予以注明：
（1）对有密级的文件应注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样；
（2）需紧急处理的文件应注明“急件”；
（3）参考资料应注明“参考”；
（4）传阅文件应注明“传阅”；
（5）挂号信函、快递、特别专递等应在发送时分别处理。
12文件一般应保存副本两套备查，必要时可根据需要处理。
基层工会文书处理标准
第一条文件的定义
此处所指的文件，包括各种规定、来往文件、信件、调查书、报告、契约、凭证类文件、决议、参考文件、账簿、统计表及其传票等一切业务用文件。
第二条文件处理的原则
公司工会的文件处理必须保持收发之间的联系，分清责任所在。
第三条保存期限的分类
账簿从其封闭之日起，其他文件从组卷时算起，其保存期限分为如下五种。
永久保存的；
保存10年的；
保存5年的；
保存3年的；
保存1年的。
第四条不同保管期限的文件内容
文件的保管期限依照以下标准制定，但还需要有为每一个具体文件划定保管期限的保管期限一览表。
永久保存的文件：
公司法规及公司代表大会文件；
董事会及其他重要会议的文件；
有关经营方针及事业规划；
预、决算材料；
各项规章的制定及修改和废止情况；
发至公司工会内部机构的指示及命令；
重要的权利、财产的损失、保全及其变更的情况；
重要契约、合同的缔结、解除及其变更；
有关人员职务的升降、赏罚及授予的重要内容；
向政府提请的文件及政府批复文件中的重要部分；
重要的诉讼文件；
重要的统计及调查；
除上述内容之外被认为重要的文件。
需要保存10年的文件：
上述各种文件中需要永久保存的；
与永久保存文件有关的手续、通牒、照会及报告等；
事业规划及经营方针的实施细则；
预算的编制及实施细则；
权利和财产的得失，保全及其变更；
诉讼及登记；
与各规定相关的指示事项；
职员的职务升降、赏罚及授予；
有关职员的卫生保健和福利设施；
递交政府的文件及政府下达的命令；
有关调查的内容；
业务上的差错及事故；
现金出纳簿、核对账目及各种会计票据；
除以上内容之外，不属于永久保存的，具有重要意义的文件。
需保存5年的文件：
以上两项所列各业务中产生的报告、调查及参考资料；
各种简便账目；
参照前面各项相关的文件。
需保存3年的文件：
与经营无关的一般往来文书，但过于简单的除外；
比较一般的通知书、报告书、调查书及参考文件，特别简单的除外；
比照其他各项相关文件。
需保存1年的文件：
简单的来往文件；
特别简单的通知、报告、调查及参考文件；
仅供一时之用的账簿和用途单一的文件。
第五条文件的整理、装订
办结完毕的文件需进行适当的整理、装订，此项工作由文件收发部门逐年进行。会计文件依会计年度进行整理装订，然后分别保管。若没有逐年或逐会计年度整理必要的文件，可另选适宜的时间段装订，这种情况需注明装订年度及文件年限。
第六条保存文件目录的制作
依第五条整理过的文件，应在某一组文件的首页或袋皮、附页上注明文件号码、名称、保管期限、单位名称及起止年月日，并将其记入同样内容的文件清单，分门别类地保管。
第七条文件保存中应注意的方面
保存的文件应分门别类地进行整理，并达到即使文件的整理者不在也能很容易地了解查找方法的程度。
第八条文件向保管科的移交
各科需保存的文件向保管科移交时，依照另行规定执行。移交时间一般定在账目封存和其他文件归类完成时。
第九条保存文件的阅览
查阅已被保存的文件时，需要履行另外规定的有关手续并明确授权。查阅时不得将需查阅的文件从装订的文件集合中取下；
需要保密的文件，要特别注意其内容不得外泄。需经适当的责任者认可方可提出文件查阅。
第十条保管期限的缩短
文件在保管期限中，如果失去了最初认定的保管意义时，可通过有关部门合议，缩短其保管期限。
第十一条机构的取消、合并与分设
机构取消或合并、分设时，应及时进行文件的移交，明确其保管单位。
第十二条非常情况处理办法
重要文件应选择安全的场所进行保管，如遇紧急情况，需要提前转移文件时，需持特别许可证方可办理。
第十三条文件的销毁
已过保管期限的文件，在经各有关部门商定后，予以销毁；
销毁原则上采用焚烧，而一般性的报纸、杂志及其他无价值资料，可采取卖掉的方式；
销毁所保存的文件时，需依照有关规定履行必要的手续。
基层工会办公室文件收发规定
工会的文件由办公室负责起草和审核，工会主席签发；工会机关各部门的文件由各部门负责起草，办公室审核，工会主席签发。
文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方可付印、盖章。
文件和原稿，由办公室分类归档、保存备查。
属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接收入等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。
外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。
传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。
基层工会重要文件保管处理规定
1范围。公司工会所有重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定拟明事项执行。
2种类。重要文件分为以下四种，分别处理。
（1）最重要文件（日常用）；
（2）最重要文件（非日常用）；
（3）一般重要文件（日常用）；
（4）一般重要文件（非日常用）。
其中最重要文件是指该文件的丢失，将给工作造成重大影响的文件；一般重要文件是指具重要程度轻于前者的文件。
日常用文件是指工作人员在日常业务中需经常查考、放在办公桌近旁的文件；非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件。
3保管场所。在紧急情况下，重要文件的收藏、保管场所应按照如下规定加以保管，但根据文件的性质、数量及处理方法的不同亦可作适当变更。
（1）地下室内贵重物品库应存放对于公司特别重要的材料；
（2）各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件；
（3）地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分；
（4）各分工会、部门保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分；
（5）现场保管。上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。
4分类保管期限。各种重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定。
对前项文件进行保管时，同一内容的系统文件必须按地区加以区分后保管，最重要文件更应如此。
5重要文件的另行保管。重要的账票或文件，在没有其他材料可以替代时，即在确认除原件外没有其他可以反映其内容的文件，该件如发生丢失将给工作造成重大障碍时，需将该件做出表示其内容的特别标记，办理另置安全场所保管的有关手续。
6保管的主管部门。重要文件的搬出及收藏，由各业务主管部门负责实施，仓库内文件的整理保管由总务部承担。
各业务主管部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，提交总务部门。总务部在安置文件时应考虑到平时的使用频率。
7搬运、收藏时间。将各业务主管部门文件搬出加以收藏时须按如下规定执行。但有特别指示时须遵照执行。
（1）正常情况下文件处理完结时；
（2）在特别紧急危险时；
（3）在发表紧急状态宣言时；
8仓库内的保管位置。收藏文件仓库的管理，根据文件的数量等由总务部门决定。在搬运、收藏文件时要注意准确无误地将文件置于各自位置。当确认文件数量大，保管场所不足时，应预先与总务部协商，要求给予增加或变更保管场所。
9销毁处理。对于保管期满的文件，总务部门在征求业务主管部门领导意见后可予以销毁。
基层工会文件专业制度目录名称汇总
1××总公司关于印发《关于开展季度“质量效益杯”劳动竞赛的安排意见》。
2××总公司关于开展“安康杯”竞赛活动的通知。
3××总公司关于印发《×关于开展经济技术创新和建功立业活动的实施方案》的通知。
4××总公司职工疗养休养暂行管理办法。
5××党委关于全心全意依靠职工群众办好企业的规定。
6××党委××集团实行厂务公开加强民主管理的实施意见（试行）和贯彻落实工作安排的通知。
7××党委××总公司厂务公开实施细则（试行）。
8××党委××在建立现代企业制度中加强职工民主管理和工会工作的意见的通知。
9××党委关于进一步健全和规范各级职工代表大会制度的意见的通知。
10××总公司行政与工会联系与沟通制度。
11××职工代表大会监督安全生产工作制度。
12××职工代表大会条例。
13××工会职工董事、职工监事咨询制度（试行）。
14××工会职工代表大会民主测评干部、厂务公开、生活管理、提案工作委员会工作细则。
15××总公司工会关于加强基层工会组织建设的意见。
16××总公司工会小组工作条例。
17××总公司工会委员会工作条例。
18××总公司工会关于各级工会召开会员代表大会及组建工会委员会、经费审查委员会的规定。
19××总公司工会经费审查委员会工作制度和议事规则。
20××总公司工会委员会基本职责和议事制度。
21××工会系统开展建设职工之家考核验收（复验）评分办法（修订稿）。
22总公司工会关于组织劳动模范外出学习考察的安排。
23总公司工会关于进一步做好保护劳动模范和先进人物身体健康工作的通知。
24××职工困难补助工作制度。
25××工会生活工作服务质量满意率民主测评工作制度。
26××总公司劳动争议调解工作制度（试行）。
27××工会职工安康保险工作制度（试行）。
28××工会女职工委员会工作制度。
29××工会女职工委员会条例。
30××总公司工会职工兴趣爱好协会管理办法。
31××总公司工会业余文化团体管理制度。
32××总公司工会文化活动工作制度。
33××总公司形象宣传工作制度。
34××工会办公会基本职责及议事制度。
35××工会工会专业考核办法。
36××总公司工会加强调查研究及情况反馈工作制度。
37××总公司工会信息工作细则。
38××工会信访工作条例细则。
39××工会系统公文管理规定。
40××总公司工会系统公文管理规定。
41××工会印章管理制度。
42××总公司工会办公用车使用管理细则。
43××总公司工会工作人员在国内交往中收受礼品实行登记制度。
44××总公司工会经费审查委员会工作制度。
45××总公司工会财务管理体制和经费分成的管理规定。
46××总公司工会经费使用和开支管理范围的规定。
47××总公司工会固定资产管理办法。
48××总公司工会固定资产维修管理办法。
49××总公司工会仓库管理办法。
50××总公司工会长途电话管理规定。
51××总公司工会奖品的购置办法。
52××总公司工会营业收入项目费用收入的管理制度。
53××总公司工会定置管理实施细则。
