名声显赫的广东强力啤酒厂，由于在行政费用管理上的严重失误，造成流动资金开支过大，无法及时购买原材料进行生产。加上市场变化，产品销售锐减，没有资金回笼，这把企业逼到了破产的边缘。随即总经理林大为大刀阔斧地对企业行政费用进行改革，开源节流。在熬过艰难的几个月后，用节省的资金研发了新的啤酒产品，并迅速向市场投放，受到南、北方消费者的欢迎。不到两个月，这一新型"珠江水"就从广东流到黑龙江、北京、陕西等10多个省、市、区，进入了星级宾馆和高级饭店。从此，企业得以康复，重振雄风。
由于缺乏专业知识，很多创业者对行政事务和行政费用的细则不太清楚，这导致了前期很多工作无法顺利地开展。因此，系统的学习对以后作为一个合格的管理者大有裨益。
162.做好客户接待工作
接待工作是公司必不可少的日常事务。它有利于企业改善外部环境，扩大对外影响，获得各种信息。
（1）接待工作的原则
①坚持提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，增强接待工作的深度，宣传企业形象，提高公司声誉，广泛获取信息。
②接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性；既要严格执行企业的规定，又要增加企业之间的感情，同时也要完成领导交办的工作任务。
③接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同的领导去接待，确定相应人员的陪同；既要热情周到，也要讲节约，量力而出。
④坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由有关项目部进行接待，办公室配合。
⑤接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损形象的事件。
（2）接待工作的几个主要环节
①做好接待前准备。
②热情周到地接待服务。
③做好接待后总结。
客户对服务的感知，就是觉得服务好或不好，在很大程度上取决于一开始接待服务的质量。客户在接受某项服务时，最基本的要求就是服务代表能关注他直接的需求，能受到热情的接待；在不需要接待时，客户就不希望服务代表去打扰他。服务代表要想在接待客户的过程中呈现出良好的服务技巧，事先就必须做好充分的准备工作。具体来说，服务代表在接待客户之前应做好以下两个方面的工作：
①预测客户的需求。服务人员在接待客户之前，应先预测一下客户可能有哪些方面的需求。
②接待客户时要做好的工作。要在了解客户需求的基础上，做好客户接待工作。
总之，客户接待工作有许多技巧，是一门艺术。接待工作水平的高低能够集中反映一个部门的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。
163.开好每一次工作会议
作为企业管理人员，每个人一定会碰上一大堆开不完的会议。如何开好会议，如何使会议开得有成效，如何让每个人都能各抒己见、各得其所？总结经验，归纳以下10点供大家参考。
（1）以积极的心态看待会议。在参加会议之前，一定要以积极正面的心态去参加，要明白开会是一种最直接表现你能力的机会。你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。
（2）要有明确的会议目的。开会通常为了3个目的：沟通、管理和决策。而不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，并且围绕主题做好充分准备。
（3）精选参加会议的人员。会议的参加人员数量要适度，不能太多，在公司中的层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。
（4）会前要有议程。要在会议之前建立清楚的会议议程，并要在会前发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、本质与架构，使他们能有充分的时间准备相关的资料。
（5）会前要做好准备。参加会议前要根据会议议程做好充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言，不但要准备发言的内容，还要设想别人可能会提的问题并作准备。
（6）公开称赞、私下批评。会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同者也要注意措辞，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。
（7）开放心胸，容纳意见。会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人。如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。
（8）设定时间，准时开始、准时结束。要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论，可暂放一下，避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话，要事先通知与会人员，使他们有思想准备。
（9）认真做好会议记录。一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体的执行人员及完成期限。如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。
（10）事后追踪。要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪，如有意外，可及时发现、适时调整，确保各项会议决议都能完成。
看一下日本公司如何开工作会议。
日本太阳公司为提高开会效率，实行开会分析成本制度。每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。
成本的算法是：
会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）
公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。
公司的会议是一定要开的，一周开一次例会就差不多了。而且在开会时，重点要落实到具体的问题上。
164.文件收发管理
（1）收文流程与标准
收文是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。收文的流程如下：
①签收。签收包括对公文的鉴别、清点、核对、检查与履行签注手续等活动。
②登记。登记是指登录反映公文有关信息的过程。
③分办。分办是指根据公文的性质、重要程序、涉密程度、办理时间要求、内容所涉及的职权范围以及机关内各部门的责任分工、有关程序规定等，将收文分送给有关部门或人员阅知、审批与办理的活动。
④拟办。拟办是指由主管部门或综合部门负责人对收文如何办理提出建议性处置的意见活动。
⑤批办。批办是指部门领导人对来文办理提出指示性意见的决策性活动。
⑥承办。承办是指对公文的阅读、贯彻执行与办理，是公文处理的中心环节。
⑦催办、查办。指根据承办时限和有关要求对公文承办所实施的监督控制，促使文件精神的落实。
⑧注办。注办是指由承办人签注公文办理经过与结果的活动。
收文标准：收文拟办、分送传阅及最后归档都应及时、准确。
（2）发文流程和标准
发文就是文件从拟稿到发出的整个运行过程。发文的流程如下：
①拟稿。即起草文件的初稿或草稿。
②按稿。指文件草稿在送交领导人最后审批签发之前，由办公室对文稿的内容、体式等所做的全面审核检查工作。
③会签。主办部门代领导单位所拟文稿中涉及其他部门的问题时，应事先征得有关部门的同意，并请有关部门的领导人签字，这一过程就叫会签。
④送审。将经过审核无误的文稿报送有关领导审批签发。
⑤签发。指领导人对拟以本单位或本部门名义发出的文件送审稿签署表示核准的意见。
⑥定稿。定稿是文件的标准稿本，是进行发文登记和缮印的依据。经过多次草拟形成的文件最后一稿并有领导审批签发的才为定稿。
⑦发文登记。文件在签发之后及发出之前必须进行登记，编发文号，记载发文范围、印制数量及发出方法等，以备查找。
⑧缮印。缮印是指对外发出的文件，根据领导签发的定稿，经过缮写、打字或印刷而制成的正式文本。
⑨用印。是指在制成的公文上加盖单位印章。
⑩分装、投送。是指文件印成后按发文登记的范围进行分发和装封。
发文标准：情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨；核稿及时准确；投送及时迅速。
做好文件收发管理非常重要，公司因为丢失公文导致丧失客户资料的案例比比皆是，因此看似小的事情也要多加注意。
165.公司印章与证照管理
（1）印章刻制流程
提出申请→审批→委托书→核对刻制→检查验收→印模备案→用印
（2）印章刻制标准
①印章刻制申请
程序：经总经理批准，行政部按公司规定要求制定印章草案。然后，行政部凭借介绍信到公安机关办理登记手续。公安机关通过对介绍信的审核和真实情况的核查，决定是否审批。
申请标准：申请内容准确、及时。
②印章刻制
程序：持公安机关的批准证明、公司委托书和印章草案，委托制印机构刻制。承制印章的社会机构接到证明书、委托书及印章草案后进行核对，核对无误方可进行刻制。
刻制的标准：刻制真实、准确。
③印章检查验收
程序：印章刻制好以后，制印机构通知公司，行政人员去制印机构检查、验收，合格后取回。取回后，要先将印模交给当地公安机关备案，然后行政部门可以按照规定使用印章。
检查验收标准：准确无误、真实。
（3）印章使用的工作标准
①提出印章使用申请
员工在使用公司印章之前，要先填写印章使用申请表。申请表填写后，把申请表和需要盖章的文件一并交给行政部门。行政部门接到申请表后，审核确定符合用印规定后，送交总经理审批。
②用印
总经理审批后，行政部应在用印登记簿上进行登记。一般登记的项目有：用印的目的、文件名称、编号、签发人、领用人、盖印人等。用印时，如果有不明确的情况，应该请示相关领导，经核准后才能用印。该职能部门的印章，必须由本部门负责人审核、签名、批准。其次，印章应该加盖在落款的年月日处，印迹要端正清晰。盖完章后，行政部门应通知用印人并对留存的文件立卷归档。之后，用印人就可以取回盖章文件了。
（4）证照复印流程
申请复印→审批→复印→登记→存档→领取→使用
（5）证照复印标准
①证照审批
申请者根据需要提交证照复印申请表，复印申请表注明证照复印的理由。行政人员根据申请者的内容作决定，如果无权作出决定，要向主管提出复印请求。行政经理对证照复印申请表审核过后，对于一般的证明可以审批，对于重要的需交由总经理审批。
②证照复印存档
总经理审批后，行政人员可以开始复印。复印后需要在复印证明登记表上进行登记。登记后，把证照复印的申请表存档，并通知申请者领取证照复印件。
某有限公司突然接到银行催促还利息的通知，公司顿时炸窝了，因为公司从未在银行融资。公司总经理驱车到银行询问详情，才得知原来公司有人使用公司印章和证照私自办了一家分公司，并以那家分公司的名义向银行融资了50多万元。公司总经理这时才懊恼不已，当初不该忽视了印章和证照的管理。
印章和证照是公司的重要物品，要妥善保管好，在使用过程中要严格按照流程进行，以免给公司造成损失。
166.办公用品的管理方法
（1）办公用品购买申请工作流程与标准
填写办公用品需求单→统计→递交购买清单→审批→询问价格→审批→购买
①填写办公用品需求单
各部门根据需求填写办公用品需求单，行政部门统计需求。
标准：办公用品的实际需求量。
②统计
行政部汇总并整理出办公用品购买清单。
标准：各部门的实际需求。
③询问价格
行政部要对价格进行分析比较，确定至少3家供货商。
标准：性价比合理。
④财务部审批
财务部审批后确定最终的供货商。
标准：审批程序应该符合公司规定。
⑤购买
供应商提供办公用品，行政部提货验收。
标准：一定要保证质量，严格验收。
（2）办公用品购买工作流程
请购单→制定物品采购计划→选供应商→选购商品→洽谈价格→验收物品提货→入库
①采购计划
企业职能部门根据本部门办公用品的使用情况，递交《办公用品请购单》，并制定采购计划。
采购的标准：必须要合理、及时。
②选购物品
行政部比较各供应商的报价，选择合理的物品。
选购的标准：一定要保证质量。
③洽谈价格
行政部门在进行价格洽谈时，一定要确定合适的价位。
标准：尽量使成本达到最低。
④验收入库
对所购买的产品进行验收，然后入库。
标准：一定要及时有效。
这是某公司办公用品管理制度的范例。
××公司办公用品管理制度
总则
第一条为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。
第二条本规定中的办公用品包括：
公司给员工个人配置的通信工具、办公桌椅和员工日常工作所需的办公文具。
公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。
公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。
公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。
个人办公用品的管理
第三条公司行政部须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。
