（7）注意选用精粹的词语，用在最恰当的地方
这是公文炼句的重要一环。孤立的词无所谓精粹与否，主要看用的地方是否恰当，若用得恰到好处，则可起到以一当十的作用，收到“文半功倍”的效果。例如，毛泽东《反对自由主义》一文中的一段话：“革命的集体组织中的自由主义是十分有害的。它是一种腐蚀剂，使团体涣散，关系松懈，工作消极，意见分歧。”由于选用了“腐蚀剂”“涣散”“松懈”等精粹的词语恰当地使用在“十分有害”和“团结”“关系”的后面，以此说明自由主义的危害，故收到了言简意赅的效果。
（8）注意恰当地选用一些警策词句，特别是四字格的成语、熟语
它不仅可使公文的语意凝重，含义深刻，富有文采，而且可以精炼语句，有效地缩短公文的篇幅。比如，《关于党内政治生活的若干准则》第四部分，就使用了不少警策词句和四字格的成语、熟语，不仅读起来脍炙人口，而且词句凝炼、语意深刻、内容生动，如“明无山头暗有礁”、派性的“幽灵”不散、“五湖四海”“伟大胸襟”“严于律已、宽以待人”“耿耿于怀”等。又如邓小平在《坚决打击经济犯罪活动》这篇重要讲话中，为了增强说服力，即使用了大量的成语和四字格词组，诸如“贪污受贿”“现钱买卖”“清清楚楚”“危言耸听”“拖拖拉拉”“下不了手”“松松垮垮”等。
（9）注意掌握公文常用的几种句式
一是由于公文所表达的内容不少是属于叙事性（如各类情况报告、工作总结、通报、简报等），这就决定了在公文写作中要较多地使用陈述句，而且又是一些词语较少，结构关系比较简单的短句，比如，“开展……活动”“完成了……任务”“……工程胜利完成了”“实现了……要求”“取得……”“××活动搞得很不错”等。但有时也使用一些长句，多出现于一些公文（如布告、通告、公告、通知、意见、令、总结等）的开头和议论文字中。例如，中共中央办公厅《关于解决当前机关作风中几个严重问题的通知》，在叙述了一些机关不正之风的表现后，紧接着出现了一段议论文字：“……所有这些腐败现象，都是同社会主义精神文明背道而驰的，虽然发生在少数机关和少数工作人员身上，但它严重地损害了党和政府在群众中的威望，败坏党风和社会风气，涣散人民群众对改革和‘四化’建设的信心。”这段话议论文字就是一个长句。二是祈使句多，例如，“应当……”“必须……”“注意……”“严禁……”“不准……”“禁止……”。三是经常使用一些目的句，以表明制发公文和规定要求的目的，常常是通过“为了……”引渡出来。
（10）公文用语要与文种统一和谐
公文用语是以实用为目的，这就决定了它的用语风格必然是平实、简明、庄重。在这一总的要求下，对不同的文种在用语上又要有所区别，以保持文种与用语的严格一致。例如，以下行文、上行文、平行文这三类行文方式来讲，由于它们分别代表了不同的行文方向，加之它们又分别具有指令、请示与商洽三种不同性质，所以在用语上必然互不相同。
①下行文主要由命令（令）、意见（下行）、通知、决定、通告、公告、通报等文种组成，应使用斩钉截铁的语气，多用带有指令语气表示肯定或带有禁止语气以示否定的句式。常用的词语主要有：要、必须、应、保证、务必、坚决、认真、努力、要求、严禁、禁止、不得、不准、不可、一律、一定、凡、均得、定予、严加、切勿等。
②上行文是由报告、请示、意见（上行）等文种组成，要用下级对上级说话的语气，不能有不尊重上级、不懂深浅的嫌疑，也不能有强逼上级作出某种决断的语句，而要用汇报和请示的语气，把事情说清楚，把道理讲透彻，把依据写充分，以求上级研究和表态。常用的主要词语有：请、敬请、拟请、望、建议、意见、报告、汇报、叙述等。
③平行文主要是函，要使用平等协商的语气，多用商量、谦恭的语句，以取得对方的理解与支持，使问题得到顺利解决。常用的词语主要有：贵、悉、为荷、感谢、承蒙、关照、望、特请、给予、盼予等。
上述十点，前五点侧重于公文的选词，后五点侧重于公文的炼句。选词是炼句的基础，炼句又是写好公文的基本条件之一。从事公文写作单靠热情是很不够的，必须在选词炼句上下一番苦功夫，只有这样才能写出有质量并受社会欢迎的优秀公文来。
205.公文用语有哪些规范性的要求？
【解答】公文是表达社会组织集团意志的文书，是党和国家在领导党的事业和治理国家施政方面表达意志、传达策令的文字工具与手段。这一特殊的地位，决定了公文在语言的使用上，除要庄重平实、生动活泼、讲究修辞外，还要遵守下列规范。
（1）必须坚持人民用语
历史告诉我们，公文使用人民语言是历史的进步，要做到这一点的关键是既要与时俱进，又要紧贴人民群众，要在通俗易懂上下功夫，把公文写得既庄重平实，又生动活泼。在这方面，毛泽东为我们树立了光辉的典范。他所撰写的公文不仅通俗易懂、明白晓畅，而且语言亲切自然，贴近群众。这就，要求我们在撰写公文时，绝不允许重复那种半文不白的表达，不要装腔作势，偏爱生僻词语或玩弄文字游戏，更不要那种中文外文的的“夹花”和“大拼盘”。一份几百字的短文，常常出现不少英文词，如“APEC的记者招待会后，我们约了CCTV、STV的几名记者和MBH、MBA的研究生，研究我国加入WTO后IT产业的发展前景以及IT业对GDP的影响。”有的诉讼文书中的“对”非要用“VS”。这不能不是用语缺乏人民性的表现，设想这样的语言是讲给中国人听的还是讲给外国人听的？难免令人费解。
（2）不要“赶时髦”，使用隐语式的网络语
目前一些所谓“新新人类”创造的隐语式的网络语真可谓满天飞，它对公文写作不可能不产生某种负面影响。如“漂亮美眉”（漂亮妹妹）、“PMP”（拍马屁）、“菜鸟”（新手）、“死了”（失败）、“恐龙”（丑女人）、“太平公主”（女人胸部扁平）、“洗胃”（喝饮料）等。
（3）不用浮夸的言辞
坚持实事求是。公文用语应当实事求是，要如实反映客观事物的本来面貌，不能随意夸大或缩小。同时，对客观事物所作出的评价和结论也要恰切适度，既不能随意“扬善”，也不能无端贬抑或者“隐恶”。但有些公文却不是这样，往往“扬善”扬得过头，使用一些不切合实际的浮夸性言辞。特别是某些总结和报告文种的写作，无论工作做得好坏，也无论成绩大小，都要毫无例外地写上诸如“领导非常重视，方法得力”“创历史最高水平”“取得很大成绩”，等等，夸大其辞，读起来令人“倒胃口”。可以说，这是当前社会上存在着的一种不正之风在公文写作中的反映。当然，我们并不是说类似语句绝对不能使用，而是主张要恰如其分，贴切适度。“成绩”是“较大”、“相当大”还是“很大”，“水平”是“较高”、“相当高”还是“很高”甚至“最高”，对于这些程度副词的使用必须精心审慎，要以事物的实际数量和具体程度为根据，要有个数量概念，不可信手拈来，更不可人为地拔高。实践中，这种现象不乏其例。某单位写绿化总结，总是写面积大于往年，成活率高于往年，创历史最高纪录。结果有人给算了一下“细账”，照此逻辑推算，就连各家各户的炕头上灶膛里也都长满了树。这显然是脱离实际的浮夸和虚假言辞，与规范的公文语言特性和要求格格不入，必须予以清除。特别是公文中的数字，一定要做到真实准确，不容出现差误，这是公文的生命力所在。例如，国家统计局局长李德水在2005年3月召开的全国政协会议上披露了一组令人吃惊的数字：2004，年各省、自治区、直辖市上报的GDP——国内生产总值汇总数据，与国家统计局所公布的GDP增速相比，竟然高出3.9个百分点，总量差距高达26582亿元。这充分说明一些地方过于看重经济增长指标，以致出现“官出数字，数字出官”的现象。
（4）努力减少枯燥乏味的套话空话，做到语意实在
公文写作中存在的空话套话是一种历史的流弊，它使公文变得拉杂冗长，空洞无物，向来为人们所反对。习近平总书记向我们提出“空谈误国，实干兴邦”。毛泽东在他的著名演说《反对党八股》一文中，把“空话连篇，言之无物”作为党八股的第一大罪状加以声讨，指出：“我们有些同志欢喜写长文章，但是没有什么内容，真是‘懒婆娘的裹脚，又长又臭’。为什么一定要写得那么长，又那么空空洞洞的呢？只有一种解释，就是下决心不要群众看。因为长而且空，群众见了就摇头，哪里还肯看下去呢？”可以说，空话套话的存在是当今某些公文陷入“长蛇阵”而不能自拔的关键因素。它们的一个共同特点，就是“水分”太大，用很多文字却传达很少的信息，甚至根本不能传达任何信息。或是一些空洞的条条，或是一些枯燥的概念；或是开头“戴帽”，或是结尾“穿靴”，等等，不一而足。
要清除空话套话污染，最关键的一条，就是必须把公文写得短些、再短些。过去，人们往往要求“有话则长，无话则短”，若以新的眼光来审视，便可显出它的缺欠：“有话则长”尚可理解，但既然“无话”又何必非要“短”不可呢？因此，我们应当提倡的是“长话短说，无话不说”。要锻造精深的锤炼和压缩工夫，使字字句句都讲到点子上，讲到实处，真正做到言之有物，句句中的。而要实现这一步，如果没有长期的写作积淀和磨砺，显然是不可能的。
（5）慎重对待某些社会流行语，切不可滥用
流行语是广为大众流传的一种口头用语，诸如“扫黄”“打假”“希望工程”“第三产业”“菜篮子”“米袋子”“钟点工”“网吧”，等等。它们比较直接客观地反映着社会思潮的变化变革，反映出社会群体意识的变化趋势，折射出现实生活在一定时间的习惯风尚。在公文写作中，适当地运用社会流行语，有利于增强行文的时代感和吸引力，收到形象生动的表达效果。但要注意对流行语的使用，应当有所选择，既要积极又要慎重，决不可“兼收并蓄”，否则就会对公文语言产生某种程度的污染。实践中，有些公文写作人员由于一味地“赶时髦”，盲目地“求生动”，以致于造成对某些流行语的滥用。特别是近几年来，这种现象越来越普遍，越来越不规范。例如，“大腕”“傍大款”“大蔓”“玩犬族”“炒鱿鱼”“脱口秀”“的士”“埋单”“扮靓”“搞掂”“选美”“桑那”“摩的”“卡拉OK”“追星族”等，这些流行语表意含混甚至有的被扭曲本义，含有不健康的成分在内，故应当从公文中予以清除，以便净化我们的公文语言。
（6）不要使用某些旧称及不恰切的术语
例如“青天大老爷”原系旧社会中对封建官吏的称呼，具有鲜明的时代色彩和等级观念。在当今公文中，这类旧称的使用有所抬头，颇欠妥当。再如“老板”这一称呼，时下颇为盛行，不仅一些国有企业的厂长、经理被称为“老板”，就连一些事业单位及部门的负责人，也被冠以“老板”的头衔。这种情况已经出现在当今某些公文中，必须加以纠正。因为按照《辞海》的诠释，“老板”是指私营工商业者的财产所有者，可见，对这一称呼是不能滥用的。
此外，还有一些公文中不恰当地运用专业术语，如“打一场抗涝保收的人民战争”“抢占市场经济发展的战略制高点”，甚至连“大扫除”等都冠以“人民战争”，这些军事术语的使用颇为不妥，给人以“既大且空”之感，也是公文领域中的语言垃圾，必须加以清扫。
（7）不使用故作深奥或故弄玄虚之语，语言要朴实无华
诸如“采取立体交叉式的谈心活动”“多米诺效应”“要树立整分合观念”“产值裂变”“××体系”“××取向”，等等，这些“学术味”极浓的词句，往往令阅者疑惑不解甚至莫名其妙，也是一种不容忽视的语言污染，必须坚决予以清理。公文重在实用，其用语务须直白显露，言简意赅，来不得半点做作和卖弄。
206.公文用语有什么特点？
【解答】公文的语言文字，虽然是以一般的语言规律为基础，但是由于公文的内容具有与其他文体不同的权威性和约束作用，具有较强的政治性、政策性和实用性，所以它又有独自的特点，概括地说就是确切、庄重、平实、简明。
“确切”就是准确贴切。这是对公文写作中文字的最基本要求，因为公文的高度严肃性和严格的政治性，不允许有半点纰漏。
“庄重”就是庄严郑重。这是处理公务活动应有的严正立场和严肃持重的态度在公文写作中的体现。具体地说，所谓庄重，就是公文的用语不俗气，有气派，要使用规范的书面用语。
“平实”就是言之有理，言之有物，语言朴素，语意实在。描绘式的文艺语言，多数人不懂的方言俗语、浮华的词藻都应不用或少用。
“简明”即指语言简单、明确，使人一看就懂，易于理解。公文是推动党务、政务，解决实际问题的，长篇大论，言不及义，语义不明将有害于实际问题的解决和执行。
207.公文用语怎样做到“庄重平实”？
【解答】“庄重平实”是公文用语的基本要求之一，怎样才能做到庄重、平实呢？
