③结尾。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。例如，上述《国务院办公厅关于进一步加强城市居民最低生活保障工作的通知》一文，在主体部分之后，单独写了一段文字，强调做好城市居民最低生活保障工作“关系到广大人民群众的切身利益，各地区、各有关部门要按照本通知的要求，认真做好组织实施工作。民政部要会同财政部、劳动保障部等部门加大督促检查力度，及时了解有关情况，把各项政策措施落到实处”。这个结尾既与开头的“撮要”相互照应，使全文达到圆润缜密，又起总括收束之作用，以进一步提高人们的认识。可见这份通知的写作是非常严密的。
（3）批转、转发性通知
批转、转发性通知的内容结构一般由以下几个部分组成。
①标题。此种通知的标题，通常由批转（转发）文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。这里讲的主要内容即被批转（转发）文件的标题，例如，《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》（2000年6月10日）、《国务院办公厅转发人事部关于在事业单位试行人员聘用制度意见的通知》（2002年7月6日）。
在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如《×××县人民政府转发××市人民政府转发××省人民政府关于××（事由）的通知的通知的通知》。对于这种情况，为了防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次（即市政府）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题简化为《×××县人民政府转发××省人民政府关于××××（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删掉的中间层次写进公文的开头，如“近接市人民政府于×月×日发来省人民政府关于××××（事由）的通知（×政发〔2005〕6号），现转发给你们……”由于标题中已有“通知”字样，省略了自己的那个“通知”也不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。
②正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。以《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》（2000年6月10日）为例，一是表明对被批转文件的态度：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理的若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行”；二是强调了批转该文件的重要性和必要性：“利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式，进一步加强外国政府贷款管理工作，是在新形势下认真贯彻中央关于积极、合理、有效地利用外资，更好地使用国外资金，防止和化解国家主权外债风险，维护我国政府对外信誉的重要举措”；最后是提出贯彻执行的希望和要求，关于这层内容要视具体情况而定，它可以是一句话，也可以是若干条段，如该通知即是一个长句：“各地区、各部门要统一思想，高度重视，落实责任，切实做好有关工作。”
③结尾。要写明本通知的制发日期，并加盖公章。
写好“通知”的要领包括以下五点：
①要讲求实效，切忌滥发通知。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，其目的在于指导和推动工作的深入开展，因此，要特别注意发布的必要性，讲求实效，严禁滥发，严格控制发文的数量，做到量度适中。实践中，有些机关不分巨细，逢事必发“通知”，以致过多过滥，有损通知的严肃性，必须加以纠正。
②要把握内涵，切忌越俎代庖。由于通知具有多功能的特性，因而在实践中往往备受“偏爱”。有些公文，按其内容性质及发文的目的要求本来应当用“函”、“意见”或“通告”，却往往被“通知”代替。甚至有些本来应用“启事”“声明”之类的日常应用文也随意用“通知”行文，既失严肃，又有悖法规规定，应当引起高度注意。
③要明确无疑，切忌阻滞含混。发布通知是为了解决实际问题并且需要贯彻执行的，因此，在写作时必须做到主旨明确，结构严谨，用语通畅，令人一目了然。同时，在内容上必须符合党和国家的方针政策以及上级机关的文件指示精神，还要合乎本地区、本部门的实际情况。否则，就会从根本上损害通知的质量和效用。
④用语要庄重，切忌平淡无味。指示性通知用语的突出特点表现为庄严郑重、语气肯定、不容置疑。为此，要大量使用一些祈使句，如“坚决……”“尽快……”“必须……严禁”“要切实……”“严格……”等；要使用一些成语和四字格的词组，这类语句简短意明、节奏爽快，有利于增强坚定有力的气势。撰写这种通知，不要因为要求庄重而回避修辞，切忌语言平淡无味。
299.怎样写好“通报”？
新《条例》规定，通报是告知性的下行文种，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。它是上级机关用以沟通信息、交流经验、传达情况、批评错误、教育干部和群众的重要工具。凡是有价值的信息和具有典型示范性的、能够起到普遍教育或警戒意义的事项，都可以用通报下发到有关机关或单位。
通报具有典型性、及时性、真实性和新闻性的特点，各级各类党政机关、国有企业事业单位、社会团体都可以使用通报。
“通报”的结构与写法如下。
（1）标题
直述式通报的标题是由“制文机关”“事由”与“文种”组成。如《国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报》《山东省人民政府关于表彰全省矿业秩序治理整顿工作先进单位的通报》等；转述式通报的标题，应由“制文机关”“被转发的文件名称”及“文种”组成，如《中国工商银行××省分行转发××市支行关于发生重大盗窃案件的检查报告的通报》。假若被转发文件的文种系“通报”，则应省略自身使用的“通报”文种，避免“通报”重叠。
（2）正文
以下按通报内容的不同，分别介绍其正文的不同写法：
一是表彰性通报。其正文基本是由“情况”——“决定”——“希望”三个部分内容组成。所谓“情况”，即表彰的缘由，也就是“为什么要表彰”，在这个部分中要概括地介绍被表彰单位或个人的先进模范事迹，以此作为制发本通报的依据；所谓“决定”，即表彰的具体内容，如立功受奖、授予的荣誉称号等，这是正文的第二层内容；最后是提出希望与要求，既包括对被表彰者的有关戒骄戒躁、再接再厉的要求，也包括对别人别单位向被表彰者学习的要求。
二是批评性通报。开头先要概述事情的基本情况，亦即“问题”；然后，对“问题”进行分析，探因求源，找出产生这一问题的具体因素；第三层内容是对“问题”的解决办法，亦即处理意见或情况；最后，提出希望或要求。以《国务院办公厅关于江西省上栗县“3·11”特大爆炸事故情况的通报》（2000年6月13日）为例，开端先用一段独立的文字概述了“3·11”特大爆炸事故的基本情况：“今年3月11日，江西省萍乡市上栗县东源乡石岭花炮厂发生特大爆竹爆炸事故（以下简称‘3·11’事故），死亡33人，其中在校中小学生13人，未在校的未成年人2人，受伤12人。这是一起重大责任事故。为认真吸取事故教训，进一步加强安全生产工作，防止同类事故的发生，现将‘3·11’事故情况通报如下：”这段文字写得非常简明，是撰写此类通报很成功的写法。第二层次是写“事故”的直接起因和深层次原因：“江西省萍乡市上栗县东源乡石岭花炮厂是不具备安全生产条件的企业……（以下论述事故的直接起因，计77个字）。”“萍乡市上栗县政府对安全生产工作领导不力……（以下阐述事故发生的深层次原因，具体列举出5个方面，共311个字）。”然后是对有关责任人员的处理情况（共151个字），最后是“认真吸取教训，进一步加强安全生产工作”，具体写了5条：“（一）充分认识安全生产工作的重要性……（共115字）；（二）完善和落实各项安全生产责任制……（共78个字）；（三）加大事故隐患整改工作力度，防止重大事故的发生……（共108个字）；（四）大力开展安全生产宣传教育工作……（共83个字）；（五）依法行政，严肃事故处理工作（……共113个字）。”
这份批评性通报，从结构布局上看体现了事物的空间联系，即相互间的因果、今后等关系、层层深入地进行表述，所以，就显得层次分明、脉络清晰、步步递进、顺理成章。
三是指导性通报。这种通报与指示性通知十分近似，开端首先是“提出问题”，然后对所提出问题进行多方面的分析，最后是解决问题的几点要求。不仅结构上是几个“问题”的“珠联璧合”，而且在用语上与指示性通知也完全一样，较多地使用。一些祈使性的语言，如“必须”“不得”“严禁”等。
写好“通报”的要领包括以下四点。
（1）要注意典型的真实性
由于发布通报的目的在于用典型事实对广大干部和群众进行引导、教育，既可以是正面典型，也可以是反面典型，因此，写进通报中的内容必须是具有广泛的代表性或者是反映当前社会上某种错误倾向、具有反面教育意义的人或事，以及能给人以启迪、警示作用的事件。同时，要特别注意其真实性，绝不可人为地拔高或贬损，否则，就难以使人信服，从根本上损害通报的质量和效用。
（2）要向深处挖掘
通报的写作，特别是表彰性和批评性通报的写作，往往要在叙述事实的基础上作出进一步的分析和评价，挖掘事件或事故发生的根本原因和责任归属，据以揭示问题的实质，概括出可资借鉴的经验和应当汲取的教训。要注意触及事件的本质，向思想和灵魂深处发掘，切中要害，一针见血。否则，就不能达到以典型事例指导工作的目的。
（3）要明确直述与转述，在表达手法上有所侧重
如前所述，根据通报发布方式的不同，可将其分为直述式与转述式两种类型。其中前者是以领导机关名义直接下发，后者则是对下级来文加写按语后予以批转；一个是单体行文，一个是复体行文。有鉴于此，在写作时其表达手法也就各不相同。直述式通报侧重于叙事，兼以必要的说明；而转述式通报则侧重于议论，属评价性文字。应注意这种评价性文字不是对下级来文内容的简单重复，而是在此基础上的提炼与升华，要起到画龙点睛的作用，以指导下级机关的行动。从这个角度讲，它是转述式通报写得是否成功的关键所在。
（4）要区别指示性通知与指导性通报
既然指导性通报与指示性通知很近似，那么在具体使用上又如何进行区别呢？关键就在于要弄清所依据的事实是某一方面的情况综合，还是刚刚发生的某一典型事例。虽然都是要提出解决问题的意见，均要求下级去办，但如属前者应用“指示性通知”，如系后者则可用“指导性通报”。
300.怎样写好“批复”“批示”？
【解答】在党政公文这个大家族中，“批复”和“批示”是一对孪生兄弟，它们均是审批性的文种，即对上报的文件加注批语、作出批示。但两者之间也有一定的不同。
（1）法律地位不同
“批复”是党和国家行政机关两大公文处理法规明确规定的一个主要文种，在学术界亦将这类文种称作“法定文种”，而“批示”则不是。
（2）审批文件的对象不同
“批复”是答复下级的“请示”而使用的文种，它与“请示”是一上一下、一来一往，既对立又统一，缺一不可；“批示”是针对下级报来的“工作总结”类、“工作计划”类（如计划、工作要点、方案、安排、规划、设想、纲要等）、“报告”类（如工作报告、情况报告、调查报告、考察报告、检讨报告、分析报告、论证报告等）及各种简报、信息反映、快报等文件，就其中的某一成功之点、问题之处所作的批语，对推动下级工作、解决问题具有启迪、参考、借鉴、警戒的作用。
（3）行文方式不同
“批复”的主送单位是行文“请示”的单位，如具有普遍意义，可将“批复”抄送其他下级一并周知；“批示”则不然，如具有普遍意义，可将原上报文件的单位与其他下级单位一并列为主送，不存在主送、抄送之分。
“批复”按其内容的不同，可分为以下几类。
第一，核准性的“批复”
主要用于审批应由上级批准的具体问题，完成某一事项法定的组织手续，其内容一般都很简单，大都是表态性的。
第二，指示性的“批复”
在审批某一问题的同时，并就此进一步提出一系列相关的指示，要求下级照此执行，此类“批复”一般篇幅较长。
第三，答复性的“批复”
就法规政策方面的事宜作出批复性的回答。例如，《最高人民法院关于如何适用土地管理法第十三条和森林法第十四条的批复》（1987年7月31日）。
“批示”不像“批复”那样复杂，它的内容较为单一，基本都是指示性的。不是推广某一单位所总结的先进工作经验，就是介绍某一地方工作中发生的重大问题，要求人们从中学到经验、接受教训、改进工作；有时也是把一些新的动向、新的苗头、新的成就或工作中应当注意的问题及时通过批示加以明确，要求下级予以关注。至于核准某一具体问题的“批示”，尚无可见。
