（5）统一性
对公文的种类名称、体式结构、用纸尺寸等，党和国家都有统一的规定，不得随意标新立异；对公文的办理、行文的规则、文件的立卷销毁等，党和国家也有统一规定，不能随意行事。这种统一性，有利于维护文件的严肃性，有利于全国上下左右在办文上协调一致，促进公文工作的科学化。
348.公文处理怎样做到“准确无误”？
【解答】坚持实事求是的原则，做到办文准确无误，这是公文的生命力所在。准确，是对公文处理工作内容质量方面提出的要求。准确的含义是指行动的结果符合实际和预期，即做到主观与客观统一、动机与效果统一。在公文处理工作中，如实反映客观事物的本来面貌及其规律，努力实现公文的真实性、精确性和完整性，力求做到：准确体现机关管理工作的客观实际；准确体现行文关系；准确使用文种；准确引用人名、地名、时间、数据及其他文件；准确使用语言文字、标点符号；准确运用公文格式等。公文处理工作在组织上、制度上、程序上要严谨，做到依法行文，保证准确无错漏，既不能丢掉必备的环节，也不能造成公文内容的前后矛盾、重叠。为保证公文处理的准确，必须严格执行公文的审核制度，未经核稿的公文不得径直进人签发程度；严格执行印前复核制度及印后的校对制度，原则上谁起草的公文谁校对，重要公文要坚持一校、二校，以至三校，不经校对的公文不准印发等。应当在各个环节建立“职、责、权、利”相统一的“公文全面质量管理责任制”，对每个岗位或程序的工作内容、标准以及履行职责的考核和相应的奖惩做出明确的规定，并严格执行。
349.什么是公文的保密要求？
【解答】公文的保密要求包括以下五点：
①正确确定密级，在规定的保密期限内按规定的范围做好发放、登记、传阅、保管工作。
②一切密件的誊抄、打印都要指定专人，铅印要确定专点印制，对超过印制规定的和作废的部分要监督销毁。
③密件函件应由机要通信部门递送。
④绝密文件内部传阅、接交都要有一定的登记手续，应指定专人办理，尽量减少接触人员。
⑤个人不得长时间保存秘密文件，对因工作需要而借用的秘密文件，要及时进行清退。
350.公文处理怎样进行全面质量管理？
【解答】公文的全面质量管理，是指由公文制发、处理、管理等全员参加的，贯穿于公文处理全过程的，具有科学化、标准化的全面质量管理。
进行公文处理的全面质量管理，应主要做到以下三点：
①要增强组织行为观念，既立足本岗位又着眼于下一步，这是实现公文全面质量管理的思想基础。拟制文件时，要想到收文者的需要，文件管理者要考虑文件使用者的需要，文件使用者要为文件保管者着想。这样，每一环节都为下一个环节打下良好的基础，文件的质量管理，就能有可靠的保证。
②要使公文的制发数量得到严格的控制，这是解决公文全面质量管理的一项治本性的措施。尤其在当前更具有相当重要的现实意义。文件发得过滥，从整体上危害着公文的质量。平整“文山”，是搞好公文全面质量管理的当务之急。而减少部门对下一级政府的正式行文或不准部门内设机构对外正式行文又是解决“文山”的重中之重。
③要层层把关，加强公文管理工作的标准化。准确、及时、安全、保密是对公文管理的四项基本要求，公文管理的各个环节都要层层把关，务必把好这四道关口。比如，围绕“准确”这一关，必须严格执行文件的审核制度，未经核稿的文件不得径直进入签发程序；严格执行打印后的校对制度，原则上谁起草的文件谁校对，重要文件要坚持一校、二校，以至三校，不经校对的打印文件不准印发等。应当在各个环节建立“职、责、权、利”相统一的“公文全面质量管理责任制”，对每个岗位或程序的工作内容、标准以及履行职责的考核和相应的奖惩做出明确的规定，并严格执行。
351.怎样实现公文处理的“时限要求”？
【解答】及时、迅速，不断提高公文处理工作的效率，这是对公文处理工作的时限要求。文秘工作者必须具有极强的时间观念，有为领导服务、为基层服务、为人民群众服务的紧迫感，要雷厉风行，只争朝夕。在改革开放的新时期，特别是在市场经济不断完善的今日，工作千头万绪，情况瞬息万变，信息传递与反馈刻不容缓，作为公务信息载体的公文，要加速上传下达的纵向沟通，发挥指挥信息的优势，必然会要求公文处理工作迅速而适时地进行。迅速，就是快，各个处理环节都要抓紧进行，不能拖拉，更不能积压；适时，就是恰当，公文表述的信息要与实际需要的时间相吻合。此外，为保证公文处理工作的及时性原则，还要采取有力措施，改革公文处理手段，实现办公自动化。这就要求文秘工作者要做到：一要增强政治责任感，提高办事效率；二要增强工作的预见性；三要加强协调，减少推诿、扯皮现象；四是学习先进技术，发挥现代办公设备的作用。
352.怎样维护公文的“权威性”？
【解答】公文一经表述、制发，即发生权力关系。这种权力关系，是社会政治集团出于治理国家的需要而赋予它的。要维护公文的权威性，至少应注意以下几点：一是公文的权威性取决于它所代表的人民利益，把人民的眼前利益与长远利益有机地统一在一起。我们党和国家的各级机关是为人民服务的，为人民服务是我们广大干部的宗旨，而表述机关意志的公文，只有为人民谋取利益，才能在群众中找到自己发挥社会能量的威力。二是公文的权威性来自于可行性，可行性是公文的生命。因为只有来自于实事求是，公文的要求是可行的，才能起到令行禁止的作用。三是公文是体现权力的，只有合乎权限才有权威。也就是说，公文的内容，包括所涉及的问题、提出的要求，以及公文的文种选择、行文方式、格式标准等，都要同发文机关的权限相一致。四是公文的权威性，更直接或间接地与制文机关的干部思想作风发生关系，俗话说：“身教重于言教。”良好的思想作风，必须为发出的文件增添执行的威力；反之，只会降低公文的效能。
353.公文处理包括哪些“程序”？
【解答】公文处理程序是指公文在机关内部运行处理的一系列工作程序。包括发文的拟制与收文的处理两大方面。
（1）收文
一般包括收入、启封、登记、审核、分送、拟办、批办、催办、注办、清退、归卷等处理环节。
（2）发文
一般包括撰稿、核稿、签发、复核、缮印、校对、盖印、登记、装封、归卷等处理环节。
354.《党政机关公文处理工作条例》对各级
党政机关负责人提出了哪些要求？
【解答】为引起各级党政机关负责人对公文处理工作的重视，加强对公文处理工作的领导，确保公文处理办法的贯彻落实，新发布的《党政机关公文处理工作条例》第六条向各级机关负责人提出要求：“应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
公文处理工作绝不单单是办公部门的事，它与领导工作息息相关，是治国安邦、传递策令、沟通信息、实现领导指挥的重要工具和手段之一。离开公文处理工作单纯讲领导、讲道理，显然是不科学的，也是不正确的。因此，各级党政领导同志应把它视为实施领导的重要一环，给以高度重视。要带头学习并执行好新《条例》，特别是在文种的使用上、行文规则上要起模范作用，切不可凭自己的想法随意而行。各级领导同志不仅要身体力行地学习执行好新《条例》，还应从思想上、组织上、制度上、物质上关心本机关的公文处理工作，加强对这一工作的督促检查与领导，使之不断发展完善。
355.如何做到发文数量“适中”？
【解答】使公文的制发数量得到严格的控制，这是解决公文质量管理的一项治本性的措施。尤其是在21世纪的今天，更具有相当重要的现实意义。公文发得过滥，从整体上危害着公文的质量。搬掉“文山”，是搞好公文质量管理的当务之急。2000年10月22日，新华社向全国公布了国务院就进一步精简会议和文件的问题发出的通知，要求各部门要在进一步转变管理职能和减少审批事项上多下工夫，在此基础上，采取有力措施，坚决把本部门的发文总量减下来。
356.为确保公文机密安全，对因工作需要
接触机密的工作人员，应提出和坚持哪些要求？
【解答】为了确保公文机密安全，对因工作需要而接触机密的工作人员，要不断加强保密教育，要求他们做到：
①不该说的机密，绝对不说。
②不该问的机密，绝对不问。
③不该看的机密，绝对不看。
④不该记录的机密，绝对不记录。
⑤不在非机密本上记机密。
⑥不在私人通信中涉及机密。
⑦不在公共场所和家属、亲友面前谈论机密。
⑧不在不利于保密的地方存放机密公文、资料。
⑨不在普通电话、明码电报、普通邮局传递机密事项。
⑩不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
357.什么是机要文件的“四个一”？
【解答】“四个一”包括：进出一个口（指机要信函运转）、拆封一只手（指机要信函拆封）、登记一本账（指要单独登记机要文件）、传阅一个点（指机要文件传阅的形式）。这是新中国成立前后一个时期党和国家机关对文件加强安全管理的一条极其宝贵的经验和做法。可是，从近几年的实践中我们所掌握的情况来看，不少秘书人员对此熟知甚少，甚至从未听说过这一提法。
358.什么是“进出一个口”？
【解答】“进出一个口”是指机要信函的收发进出，要坚持一个口，这个口就是机要文书部门。
向外发送机要信函，无论采取哪种方式，都应由机要文书部门统一负责。与机要文书工作无关的部门或人员，不得参与机要文件的装封与传递，不得让非机要人员捎带机要信函，更不能借开会方便之机，让开会人员给本单位捎带机要信件。必须注意装封牢固，以防中途破损，重要的机密文件要加贴密封条；要反复检查送达单位和收件人是否与文件的主送机关和抄送机关相符；并要认真登记，严格编号，核准份数，以防有误。
接收机要信函的单位，不论该机密信函来自何方，采用哪种方式，只有该机关的机要文书部门才能接收，中间不得转手；非机要文书部门或人员，特别是传达室不得经手机要信函的接收。机要文书人员对收到的机要信函，首先要认真查验封装得是否完好，密封条有否变异；其次，对接收的多份机要文件，要注意点收，查对有否发错、短份现象。
上述机要信函的进出必须经由机要文书部门的做法，是公文处理工作上的一条老规矩，人们通常称它为“进出一个口”。
359.什么是“拆封一只手”？
【解答】拆封就是启封，它是文书处理工作的一个重要环节。
在文书处理工作上，党和国家赋予机要文书部门一种特有的职责，即除上级发来指定领导人拆封的“亲启”信件外，对其他机要信函，机要文书部门均有拆封权。这也就告诉我们，非机要文书部门不得自行拆封机要信函，一般称这种做法为“拆封一只手”。
360.什么是“登记一本账”？
【解答】文件登记是管理文件的账目。设立文件登记是管理与保护文件的一种必要措施，也是一项细致的工作。所谓“登记一本账”，是指对收入的秘密、机密和绝密文件，应与非机密性的文件相分开，单立一本账来登记，设立“机要文件收文登记簿”。
361.什么是“传阅一个点”？
【解答】传阅是指在文件只有一份或很少几份的情况下，需要阅知的人又较多，故在他们中问传递阅知。机要文件传阅应当坚持“点传”，即以机要文书为一个“中心点”，阅件人只和机要文书人员之间有严格的取还登记手续，阅件人相互之间不发生直接关系，一般把这种方法叫做“传阅一个点”，这是避免机要文件在传阅过程中“不翼而飞”的一条好办法，同时，又可以防止阅件人积压文件。
362.公文的“现行效用”是什么意思？
【解答】从公文所起作用的时效看，凡正在起着规范、指挥、计划、组织、协调、控制等法定效力作用的，都是具有现行效用的文件；相对来说，已经失去现行效用，立卷归档的文件，称为历史效用文件，这种文件主要起凭据、记载、考查等作用。
任何一份文件都应当发生过现行效用，也就是说不具有现行效用的文件应当是没有的。同时，没有一份文件它的现行效用是无限期的，即任何一份文件的现行效用都有一定的时间性。比如，上级发来一份指示，要求对市场经济秩序进行整顿，收文机关结合本地区的实际情况作了具体的部署，并会同有关部门对市场进行了全面检查整顿，市场秩序有了较大的好转，整顿工作告一段落，市场管理转入正常，到这时，上级那份关于整顿市场经济秩序的指示的现行效用阶段即告结束，经立卷归档，转人历史效用阶段。
