文件的现行效用阶段有的会很长，如一定几十年不变的政策、规定，为期数十载的合同、协议，具有长远指导意义的重要决定、决议，富有远景性、理想性的工作规划、设想等。也有的时间很短，如对上级等某一具体批示、指示，通知事项的落实与办理，对下级某一请示事项的批办与答复，外机关发来属于阅知性的文件（如简报、通报等）已经阅读完毕等。总之，文件的现行效用，只有时间的长短，而无有否时限之别。
363.什么是“圈阅”？
【解答】审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
364.什么是“会商”？
【解答】拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，取得一致。新《条例》第十九条规定：“公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。”
365.印上级的机要文件，需要什么手续？
【解答】未经制发机关批准授权，下级不得翻印上级带有机要性质的文件。绝密件不得翻印。经上级批准翻印的机要文件，翻印时要注明翻印机关的名称、时间及份数，并向原发文机关备案。上级机关翻印下级机关的机要文件与此无关。
366.抄送给上级的文件，是否应用“抄报”？
抄送给下级的文件，是否应用“抄发”？
【解答】关于“抄报”“抄发”的提法，都是10年前的老提法，现在不管是对上、对下或平级，凡属抄送阅知的文件一律列入“抄送”。
367.“签收”是收文办理的首道程序吗？
【解答】是的。“签收”系指收件人在对方的传递单或送文簿上签字，以表示收到。文件的收进，一般机关由收发室负责，中等以上机关，多设有内外两种收发。机关的收发室负责文件的收进及简要登记工作，一般称外收发。对收进的信函文件，除上级下发指定领导亲启的直送领导人外，其余则分送给机关的办公室文秘部门和各业务部门的文秘人员，后者相对前者一般称内收发。
内、外收发部门，对外机关的来文，要认真清点，看实际信函与签单上登记的数是否相符，看信函是否发给本机关的，有无错投现象，然后正式签收。
对外来的机要信函，不管是上级下达的，还是下级上报的，不论是机要交通员传递的，还是专人送来的，都必须直接送达总收发室或该机关部门负责接收机要信函的地方予以签收，中间不得由无关人员捎带转手。非机要信件的接收部门与人员也不得经手机要信函的接收。
附表：机要信件投寄登记表年月日
顺序号封号收文机关密级件数发文机关机要号发件人收件人共计件368.什么是“启封”？它与收文办理之问是什么关系？
【解答】启封即拆封。拆封是党和国家赋予指定的文秘部门与文秘工作人员的一种特有的职责。除上级发来的指定具体领导人拆封的“亲收”“亲启”件外，其他所有的信函，只有指定的文秘部门与文秘工作人员有拆封权，其他任何人员都不得拆封收入信函。凡拆封的信函，都要随即核查文件有无错发、缺页、短份等现象，并按照规定的要求对下级来文进行收文审核。
369.“收文登记”有哪些具体要求？
【解答】“收文登记”是管理收入文件的“账目”。可以用它记录收入及其处理情况，控制文件的运转，明确交接责任，避免紊乱。因此，设立收文登记是管理与保护文件的一种必要措施，认真履行登记手续是公文处理工作中一项重要的制度。具体要求如下：
①要把好文件登记关。首先，要做到“登记一本账”，即凡文秘部门管理的外来文件要逐件登记，不论是直接发来的还是参加会议的人员捎带回来的，是正式收文还是电话记录，是重要文件、机密文件还是一般文件、普通文件等，都要一件不漏地予以登记人账，这就叫“登记一本账”。其次，登记要分门别类，坚持“四个分开”：收文与发文分开、机密文件与普通文件分开、正式文件与电话记录要分开、信访文书与一般文件要分开。最后对文件的传阅、借用、催办等登记尽量与收文登记结合在一起，做到一账多用。
②收文登记的具体方法是：在文件上加盖文书处理号，然后进行登记。文件登记项目，一般应包括：收文顺序号、文件标题、密级、份数、承办单位、签收、归卷号、备注等。登记要及时，字迹要清楚，不要勾抹或涂改。如果有的文件原来没有标题，只写有文种（如只写《通知》《通知如文》等），可根据文件的内容编拟一个简明确切的标题，填写在“收文登记”上，不可收文无标题。对需要催办的文件，要在备注栏中注明。
对于专题性质的文件，如为解决某一项重要事项而向各方面专门收集的各种材料或同一类型的文件（如年终总结、年初工作计划等），可用“专门收文簿”作专题收入登记，或在收文簿上注明标记，以便查找和使用。
③收文登记的方式：一是收文数量较多的单位，可把收进的文件按党政两大系统和机关另分类登记，如分成“中央来文”“国务院来文”“市委来文”“市政府来文”等；二是收文数量相对不太多的单位，可采取综合性登记的做法，不分类别，统一登记。
370.什么是“分发”？其具体做法是什么？
【解答】“分发”是文件的分文、分办，即把收入分发登记后的文件，按其性质和办理要求分别送给领导、有关部门参阅或办理。分发的具体做法如下：
①对涉及全局性、政策性、指导性或重大问题的请示、报告之类的文件以及文秘人员不能判定应由哪个部门承办的文件，应一律先送文秘部门负责人（如秘书处处长、秘书科科长，文电处处长、文电科科长或基层单位的办公室主任等）阅处。
②内容属一般日常业务及有明文规定应由哪个部门承办的文件，可径直交有关部门阅处。
③分送给领导批阅的文件，要先填好“公文处理单”，将文件、“公文处理单”一并送批。
④便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人员办理。
⑤在文件份数少、阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别阅处。
371.什么是“收文审核”？
【解答】“收文审核”是指收到下级机关上报的需要办理的公文，由文秘部门审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。经审核，对符合新《条例》规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见，送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限；对不符合新《条例》规定的公文，新《条例》第二十四条明确规定：“经初审不符合规定的公文，可退回来文单位并说明理由。”
372.如何做好“拟办”？
【解答】“拟办”是指文秘部门、业务部门的负责人或文件承办人，对来文如何处理所提出的初步意见，供机关领导人或有关负责人定夺。拟办的意见似请示或建议。“文件处理单”上的“拟办”栏虽然不大，通常也容不下太多的文字，但它却是协助机关领导或部门负责人考虑问题、处理工作、搞好文书处理的一个比较重要的环节：拟办意见切实可行，便可起到参谋与助手使用。
“拟办”栏签署的内容。主要有四种情况：
一是阅知类，即只写明请某某领导同志阅知，不提出任何具体意见。如“请××同志阅”“请××局长阅”“请常委同志传阅”等。
二是阅示类，即只要求某某领导同志给以批示，但不提出具体参考意见。如“请××副市长阅示”。
三是建议类，即不但要写明文件的送阅对象，还提出一些有关意见。如“请××同志阅后交××同志办理”“请××同志阅示，建议此件应……办理为宜”“此件请各位书记传阅，并建议提交常委会上做专题研究”等。
四是评议类，即不但写出评论性意见，还提出相应建议。比如，“此件第×点提法欠妥，望再作调查研究后上报。请××同志阅示”“此件较好，拟批转，请×秘书长阅定”。
做好拟办的要求包括：一是熟悉本单位的工作情况和有关业务，认真研究来文的内容和制文机关的要求，然后周密考虑适宜的处理方案；二是拟办意见要言简意赅，便于思考和执行；三是对一些需要批复、回复上报或批转、转发的公文，拟办人还可以将来文与回复、批办的草稿一并送领导批阅。
373.什么是“批办”？做好“批办”应注意哪些问题？
【解答】“批办”是机关或部门领导人对公文应如何处理所作的批示。搞好批办的具体做法包括：一是对需阅知或参考性的文件，只在传阅栏中签名，标明阅知日期即可；二是对需要在一定范围内传达的文件，要批明传达的范围、方式、时限以及由谁负责传达等，以便于考核；三是对需要贯彻执行的，要先对拟办意见表明态度，同时提出处理原则、办法、措施、承办部门或人员以及承办的时间要求等。
搞好批办还应注意以下三点：一是批办意见，要写在文件处理单或传阅单上。固然文件眉首处都有一块空白的地方，而且有的单位负责同志也习惯在这块空白地方写批语，但有欠妥当。在文件的天头页边上写批语，影响文件的整洁，也不利于装订立卷。二是批办意见要写得清楚准确，简明扼要，用毛笔、钢笔写批语，忌用铅笔、圆珠笔。三是需要两个以上部门或人员承办的，应明确由谁主办、谁协办。
374.做好“承办”应注意哪些问题？
【解答】“承办”包括对上级指示的贯彻执行，本级机关公文的下达，下级机关请示、意见、报告的处理。这里讲的“承办”，既指办文，又指办事。通过文件形式完成承办的是办文，以其他形式完成对文件的承办是办事。
①承办上级的公文，首先要消化理解上级指示的内容实质，这是完成承办任务的基础。其次，办文时不能照抄、照转，充当“收发室”。办事时不能死搬硬套，充当“传声筒”，必须注意结合实际情况具体加以贯彻。再其次，对上级文件指示的传达，要按照有关规定和领导批办意见，不能只是念念上级的文件了事。最后，对上级的文件一经下达后，要根据领导批办的意见，及时检查贯彻执行情况，做好信息反馈。
②承办下级的请示、意见、报告，首先对“请示”要着重审核所请示问题的事由、依据情况、要求，是否符合实际，是否正确。对“报告”要认真审核报告的情况、观点，有无与上级指示相抵触之处。然后，再根据上级有关规定和机关领导批办的意见作出答复，答复问题要明确、肯定。对“意见”可视具体情况或直接批示或加以转批；对“报告”可根据不同情况分别做出处理，如批转或转报上级，或摘其要点编简报、快报等。
③承办的文件较多时，应区分轻重缓急，将其分为正在办理的、急于待办的、待办的等，以不同颜色卷宗（如火红色的、绿色的、蓝色的、白色的，以分别代表火速即办、当日必办、三日内必办、五日内必办、一周内完成几种）分类放置，依次进行，有条不紊。文件办毕后，应及时将文件退还文秘工作部门。
375.国务院办公厅在国办函〔2001〕1号文件中指出：
“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文……与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。”这里所指的函”到底是文种还是形式？
【解答】这里讲的“函”切勿当做公文的文种去理解。它只是一种形式，是指区别于“文件格式”的“信函格式”。
376.使用“信函格式”时，其文种必须是“函”吗？
【解答】不一定。有可能是“函”，也有可能是“通知”或“意见”，一切要根据行文的方向与公文的内容来定。国务院办公厅《关于实施（国家行政机关公文处理办法）涉及的几个具体问题的处理意见》 （国办函〔2001〕1号）第四点讲得很明确：“以‘函’的形式行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。”
377.为什么说对公文处理程序中各个环节所需必要劳动时问缺乏严格要求，是造成公文处理效率低下的原因？
【解答】对公文在处理程序中各个环节所需的必要劳动时间缺乏严格要求，无时限、无考核、无查究，这是造成一些机关公文处理效率低下的重要原因之一。
