公文处理是一个系统工程，只有每个环节都做到既科学又规范，才能使公文处理的全部工作，以至机关、单位的整个工作实现整体优化。因此，要在总结单位公文处理工作经验教训的基础上，面对现实，规定切实可行的公文处理各种程序的所需时限。比如，公文在收受、登记、分发上，文书人员可不可以做到“日清日结”；在拟办、批办文件上，可不可以做到特急件随到随办，急件不过夜，一般文件最多不超过三天；在文件的撰写、承办上领导批文时必须提出明确的完成时限；发文核稿，可不可以一般控制为最多不过两天，签发文件（不包括会议集体讨论定稿）最多不超过三天；文件从打印到发出，每道工序都有实际的时间要求，效率高的给予奖励，效率低的实行处罚。这样必将大大提高公文处理的效率，即使出现了拖办、压办文件的情况，也易于追查责任，总结经验教训。
378.公文处理工作与档案工作是什么关系？
【解答】公文处理工作即通常人们所称的“文书处理工作”，它与档案工作是密不可分的一个事物的两个方面。公文处理工作是公文档案工作的前提和基础，公文档案工作是公文处理工作的继承和后续。
379.什么是“注办”？
【解答】“注办”是将文件的处理结果，由承办人在文稿末尾或文书处理单上作出简要的说明。搞好文件的注办，对于检查文件承办和日后考查都具有不可忽视的作用。
380.“催办”有什么要求？
【解答】“催办”是对办理中的公文，向承办部门或承办人员进行督促或检查。催办的目的在于防止积压和误事。
催办一般分为内催办与外催办。内催办是对本机关内部承办公文情况的督促检查，一般由机关文书工作人员负责，不仅对承办的公文要进行催办，同时，对呈阅、传阅、缮印中的文件也要注意催办。外催办是指对机关发往外单位需要回复的公文的督促与提醒，一般是谁承办的谁负责催办，可采用电话、发函、传真等方式进行催办。对重要文件的办理情况的催办，要及时作出催办记录，包括什么时间、催办方式、被催办人的姓名等，以备查考。
381.什么是“清退”？
【解答】“清退”是指文件的承办部门对已经办理完毕的文件，按照有关规定和上级所确定的时限要求，将其退还给上级机关。除个别文件随办毕随退还外，一般是在年终统一清退，随同上交文件要填写“文件清退单”。
382.什么是“拟稿”？
【解答】“拟稿”，就是起草文件，也称“撰稿”。这是一项非常细致的文字工作，是一项思想性、政策性、业务性很强的工作，它在一定程度上反映一个机关的政策水平、精神面貌、指挥或执行能力，因此，必须切实重视文稿的撰写工作。拟稿又是机关制发文件的首要环节。
拟稿一般应掌握下列基本要求：
一是重要的文件应由领导人亲自主持、指导撰写，一般日常文件则由秘书部门或业务部门拟稿，通常是“谁主管，谁拟稿”。
二是拟稿的总要求就是毛泽东在《工作方法六十条》中指出的：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”
383.部门内设机构可以使用“文件格式”行文吗？
【解答】不可以。比如，“与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文”。“‘函的形式’是指公文格式中区别于‘文件格式’的‘信函格式’。”（引自国务院办公厅国办函〔2001〕1号文件）
384.什么是“签署”？它与“签发”有什么不同？
【解答】公文中签署与签发是不同的，签署是指以机关领导人名义发文，由签发公文的领导人在公文正本署名位置亲笔签名，或者对于大批印发的公文加盖签发人的手章，它代表发文机关。只有以签发人名义制发的公文，才有签署可言。需要签署的公文，主要包括命令（令）、协议、合同、证明书等，签发人要在指定的位置盖章，一经签署，即发生效力。签发则是指公文办理最后审定文稿时的程序，领导人在公文处理专用纸或公文原稿上签名，是最后定稿和批准发出的一个关键环节。机关发出任何一份公文，都要经过领导人签发，未经签发的公文，不能生效。
385.“批转”“转发”可否当做文种来理解？
【解答】不可以。“批转”“转发”是公文制发过程中的两种重要发布形式。它们都是对本机关之外公文的处理，但适用对象有所不同。批转，“批”是批准、批示的意思，“转”是转发，它适用于上级机关对下级机关或所属部门的公文批注意见后予以转发，一般以“通知”或“通报”文种为载体。“转发”系指机关之间公文的转送印发，用于处理上级机关、平级机关或不隶属机关的公文，具体分为两种情况：一是转发平级机关或不隶属机关给上级机关的安排性请示；二是处理上级机关的批复、通知等公文。
386.为什么要对文稿进行“把口”？
不能“过口”的文件如何对待？
【解答】“把口”是指对公文文稿进行把关。为什么对发文文稿要进行把口呢？主要是为节省领导耗费在审阅和修改公文上的时间，有利于贯彻集中统一的办文原则，保证公文有较高的质量，便于下级执行。“把口”是由办公室主任（或秘书人员）对机关各职能部门拟写的以机关名义外发文件的文稿，从政策、措施、手续及体式、文字提法等方面进行审核。对于不成熟或质量上有问题的文稿，在商得拟稿单位同意或者请示领导以后可以根据情况采取补、退、改三种办法加以处理。
为了保证公文把口的顺利进行，要求一个单位职能部门写的文稿，除指定径直送机关领导同志直接审阅的以外，一般都要归口到办公部门，由办公部门初审后认为合格再送机关领导同志签发，以确保文稿质量。
387.什么是“核稿”？核稿主要审核什么内容？
【解答】“核稿”即公文起草成形送交领导人审批签发之前，由办公室或业务部门负责人对公文的观点、文字、内容、体式所作的全面审核工作。核稿，主要审核下列七点：
①是否需要制发文件。
②是否符合国家法规要求。
③是否体现了党和国家的方针、政策和机关领导的要求，有无矛盾之处。
④措施是否妥当，办法是否行之有效。
⑤结论是否正确，论理是否符合逻辑。
⑥结构是否合理，语言是否符合语法和公文的特点。
⑦公文的体式是否合体，特别是行文格式是否符合党和国家的公文特点。
388.什么是“签发”？它有哪些具体要求？
【解答】“签发”是文件定稿的最后一个关键环节，文件经过领导人签发即成定稿，产生效力。
会议讨论通过的文稿，可以由办公部门负责人签注什么时间、什么会议通过的，代为签发。涉及整个单位带有全局性的文件和上行文，应由主要负责人或者授权主持日常工作的副职领导人签发。在党委机关，对某些重要的工作，常常由几个负责人共同签署同意，最后，由主要负责人（如“书记”）签发。有的文件要核签和加签，即属于以某一部门（如市城建工委、市科委等）名义制发文件，由于文件涉及的问题比较重要，为慎重起见，部门负责人签批后再经上一级（如市委、市政府）分管负责同志核签和加签后再打印发出。
签发文件人应写上自己的姓名，不能只写姓而不写名，并应注明签发的意见和完整日期，以示负责，便于查考。圈阅或者签名的，视为同意。
389.什么是“缮印”？
【解答】“缮印”是将定稿印制成正本，准备向外发出。缮印包括誊抄、缮写、打字、排印等。缮印的正本是发文处理的最后“完成品”，它代表本机关的意见对外发生效力。所以，缮印工作一定要按公文格式进行，字迹清晰整洁，排列匀称，同时，还应注意保护好原稿，不折、不损、不丢失。缮印机密文件，应由专人负责，保护文件安全，对底版、蜡纸、废页、清样等材料要严加看管，妥善处理，及时销毁。缮印中对原稿如产生疑问，应及时与承办人进行联系，不得私自改动。
390.“校对”文件的要求是什么？
【解答】“校对”是把文件的清样与定稿进行核对校正，它是一项非常细致的工作，要求杜绝差错，切实保证文字准确、格式符合规范。一般文件校对一次，重要文件实行复校甚至三校。校对的方法，一是谁起草的文稿谁校对，方法是自己读，发生疑问核对原稿；二是一人读原稿，一人看打印件。校对不仅要校正文字，而且还包括标点符号。
391.什么是“印前复核”？
【解答】“印前复核”是指公文印刷前，由文秘部门对需要缮印的公文进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性改动的，应按程序复审。
392.怎样做好“发文登记”？
【解答】对外发出的文件要进行发文登记，以便于进行管理和查找。登记的项目主要有：发文日期、发文字号、文件标题、密级、份数、发往机关、签收、归人卷号、备注等。
393.什么是“封发”？
【解答】“封发”即文件的装封与发出。文件装入信皮后，先用装有文件的信函数量与文件印制的数量进行核对，清点无误后再粘封。对密级、急件、亲启件，应加盖戳记，注明亲启；凡应回收的文件，要注明收回的时限。外发文件，应留出两三份作为存本，连同定稿一并存卷备查。
394.如何确定公文处理工作的“运转形式”？
【解答】公文处理工作的运转形式，是指在一个机关中对于公文处理的运转流程所采取的形式，一种是集中的形式，另一种是分散的形式。
作为一个机关，究竞选择哪种公文处理工作的运转形式，应当从本单位的具体情况出发，切不可盲目随从。目前有些机关在选择公文处理工作的运转形式上，事先缺乏周密的分析和论证研究，往往简单地加以确定，甚至有的机关把公文处理工作的运转形式和权力的调整，即收权与放权相提并论，致使该集中的不集中，该分散的反而集中。前者，由于中心机构和业务职能机构都承担文件处理业务，都设有担负文件处理工作的人员，而公文处理的实际任务量并不大，因此，不能不出现“人多打瞎乱，鸡多不下蛋”的情况，本来一个人完全可以胜任的工作，由于众多人的介入，反而使工序增多，劳动重复，每多一人，就等于降低工作效率一成，而且势必引起互相扯皮的事情发生。后者，由于不应有的集中，使中心机构的公文处理工作忙于应付，而业务职能机构的积极性得不到发挥，显然也难以使公文处理达到又快又好。因此，要提高公文处理效率，就不能不注意从实际出发，选择公文处理工作的最佳运转形式。
395.“凡文必进公文流程”的做法正确吗？
【解答】公文处理的程序是就公文处理工作的整体情况而言的，并不是说任何一份文件都必须经过这样一个过程，假若不视文件的具体情况，什么文件都要如此“大摇大摆”地周游一番，使一些本不应进人公文处理实际程序的文件材料充塞进去，加大公文处理的文件数量，所耗用的时间必然增加，这样不仅不利于对主要文件的办理，而且大大降低了一个机关处理公文的效率。
396.如何防止公文运转过程中的
“变异”与“失真”现象？
【解答】所谓公文的“变异”和“失真”，就是公文在自上而下地传递运转过程中，其重要性被贬低，本意遭曲解，执行起来被打折扣，从而使这一文件本可以起到的作用受到损失或从根本上失去应有作用。
为了保证党的路线、方针、政策及上级机关的意图顺利贯彻、实现，为了发挥各级党政组织的整体效能，为了防止和克服一些部门、单位和少数党政工作人员的自由主义、分散主义的不良倾向，就不能不注意解决有关公文在传递运转过程中所出现的变异和失真问题。要解决好这个问题，至少应注意排除“两大干扰”，即“接受干扰”和“运用干扰”。
