（一）主席台的布置
中型以上会议的会场要设主席台，以体现会议的庄严气氛，便于会议主席主持会议。排列主席台座次时，应注意以下几个问题：
（1）主持人的座次依其职位大小确立，不一定要坐在最后边；
（2）主席台的座次必须事先排好并安放姓名卡，以便各位领导按次序对号入座；
（3）如果是报告会或联席会，主席台的座次一般采取报告人和主办企业负责人或联席的各企业负责人相间排列的办法安排；
（4）对安排在主席台就座的领导，对其届时能否出席会议，在开会前务必逐一落实，如有临时变动，应及时调整座次与姓名卡。
（二）会场的布置
会场布置要善于利用人的空间知觉，选择恰当的会场形式，使与会者感到和谐亲切，并能对与会者的非会议行为起到制约作用。中型会议的会场形式，可以布置成半圆形等。通常，会场布置如图8-2所示。
（三）座次排列
排列座次的规则包括：
（1）凡有正式公布名单的，按照名单的前后顺序排列座次；
（2）以姓氏笔画为序排列座次；
（3）按照选举得票数的多少排列座次。
不同的会议，要求座次排列的方法也不同。常用的座位排列方法有：
（1）单向传递信息会议的座位排列方法；
十、会议通知
会议一旦决定召开，应及早印发会议通知单。通知内容包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程等等，并且指示与会者尽早给予答复，或返还出席会议的回执，以便会务组统计出席者名单。会议通知单，
十一、会议审核
会议的筹备工作结束后，必须做最后的审核，以免出现重大的漏洞。
会议审核表。
十二、会议程序表
§§§第三节 会中工作
一、签到
签到是为了统计到会人员情况，统计人数要准确、及时、迅速。小型会议可以在人口设立签到处。代表在签到簿上签名，即表示到会。大中型会议一般可事先发签到卡，在人口处把签到卡交给工作人员即可。会议签到结束后，立即进行统计，填写“出席会议情况报告表”，交有关部门经理批示。出席会议情况报告表。
三、安排会议发言
会议发言要事先排定人选和次序，秘书处可以提出初步意见，请领导确定。确定发言人应该注意以下三个平衡：
（一）领导人之间的平衡
上级领导或主要领导的发言，如果是开幕词，或带有动员性、启发性的发言，应安排在第一位。如果是总结性的、综合性的发言，则放在最后。如果是讨论发言、座谈发言，应交叉安排，以使会场生动活泼。
（二）单位平衡
发言单位的选择，应首先注意典型性，其次才照顾单位与单位之间的平衡。
（三）内容平衡
发言人的内容应该围绕一个主题内容。如果将不同内容安排在一起，不便于集中思考和会后讨论，因而效果不好。如果属同类内容，可以只安排一个人发言。
四、会议记录
会议记录是对发言内容进行的客观文字记录。一般重要的会议，都应当专设记录员。
（一）会议记录的内容
会议记录主要包括两方面的内容：
1.会议的组织情况
这里应写明会议名称、开会时间（写明具体的年、月、日以及上午、下午、晚上，有时还要写明几点钟）、开会地点（包括楼层、房号、会议室号）、会议主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人。
2.记录的主体
主要包括会议主持人的启示性讲话（开场白）或会议的主题报告、讲话等；主持人以外的其他领导和一般与会者的发言；会议做出的决议、决定以及会议主持人、其他领导对会议所做的总结。
（二）会议记录的方式
会议记录的方式有两种：详细记录和摘要记录。
1.详细记录
就是有言必录。它要求记录人员对会议的全过程、对所有发言包括发言中的插话，都要原原本本地记录下来，不能提纲挈领，不能只写重点，不能只记结论。一般来说，对于特别重要的会议，都应进行详细记录。
为了准确、完整地记录，一般都配备两个以上的记录人员同时记录或用录音机进行录音，以便会后核对、修正、补充。但对于一些口语、俗语、重复的词语，大可不必详细记录。采用速记法进行详细记录的，在会后要用通用字整理出来，不能用速记稿代替正式会议记录，更不能将速记稿作为档案存档。
2.摘要记录
是指只摘取与会者发言的重点、要点和会议主持人讲话要点的记录。
这种记录方法要求记录员能迅速判断发言的主要内容，在掌握议题的轻重程度和发言人的发言宗旨、意图、目的以及发言内容所具价值的基础上，记下该记的内容。一般来说，做摘要记录必须注意：
（1）要精确；
（2）不能上言不接下语；
（3）不能遗漏讲话者的主要观点，不能使发言内容面目全非甚至是非颠倒。
（三）会议录音记录
音像记录的具体形式有录音记录、录像记录和摄影记录。目前较多采用的是录音记录，所以，这里只介绍录音记录方法。
1.录音前的准备工作
通常，录音前的准备工作主要包括：
（1）要对用过的录音机进行认真检查，尤其要清洗录音机的磁头；
（2）要准备足够的磁带，并且在会前做一次试录音；
（3）要提前进入会场，找好录音的位置，摆好录音机，接好电源。
2.录音当中的监听和观察
为确保录音工作正常进行，要充分利用录音机的监听功能来监听录音效果，最好始终都带上监听器监听。要随时观察磁带的转动和转速是否正常，是否有卡带和绞带现象；要注意观察电压、电流指示情况；录音过程中要注意适时翻转或更换磁带，要选择在讲话人喝茶、停歇的时候换带，也可在讲话内容不很重要或属于重复性、解释性的讲话时，迅速翻转或更换磁带。对更换下的磁带，一定要及时地在版面上标注这盒磁带的盒次、面次、会议名称、讲话或发言人的姓名，以免事后发生混乱。
3.会议录音中的辅助性工作
为便于会后整理录音，提高整理录音的效率，在利用录音设备进行录音的同时，还要做一些辅助性的文字记录工作。它主要包括：
（1）在记录本上简明地记录会议的组织情况，如出席人、列席人、‘主持人、缺席人等；
（2）在记录本中记下讲话人的发言要点；
（3）记下翻转、更换磁带前后的一些讲话，以保证录音内容的完整，同时记下讲话要点所在磁带的盒次和面次。
（四）会议记录样式
五、会场服务
会场服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，会场服务工作的内容很多，一般包括以下几个方面：
（一）引导座位
大多数会议的座位都是事先安排的，与会者应该对号入座，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参加会议的人员事先可能不熟悉会场，会议工作人员要引导其准确入座。
（二）维持会场秩序
要制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全。如果中途发生混乱，会议工作人员要及时制止和调停。特别是重要的密级较高的会议，一定要防止在混乱中发生意外情况。
（三）处理临时交办事项
会议进行时可能会发生一些意想不到的临时变动。会议工作人员应及时向领导请示，并对领导的指示采取应急措施，妥善处理。
（四）分发会议文件的材料
会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。
会前分发文件和材料，可以在与会者进入会场时由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者，也可以在开会之前按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。
会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责一组文件材料的分发和收回。
需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要详细登记，以免漏收。
（五）内外联系、传递信息
会议召开过程中不应与外界隔绝，需要会议工作人员进行内外联系，传递信息。在内外联系、传递信息时，会议工作人员应注意会议内容的保密工作。
（六）其他服务工作
及时准备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等。保证会场照明，保持会场清洁卫生。时间较长的会议还要准备好茶水。
六、会议决定事项实施管理表
§§§第四节 会后工作
一、会议简报
会议记录是会议的原始材料，要在整理会议记录的基础上，认真撰写会议简报。发会议简报是为了交流情况，提高会议质量。会议简报要认真地反映会议情况，不夸大不缩小。文字要简练，篇幅要短小。
简报印制数量和发送范围，应视简报内容而定。简报发送前，一些重要的发言要送发言者阅览，避免曲解原意。编排会议简报时，应编上整个会议的总顺序期号，以便将来分类归档。
会议简报具有相对稳定的格式，一般分为报头、正文和报尾三个部分。
二、会议纪要
会议结束后，一般要由秘书人员根据会议宗旨撰写会议纪要，并印发给参加会议的有关部门，以便更好地贯彻会议精神。会议纪要的内容可分为以下两个部分：
（一）会议情况简述
用简练的语言介绍会议的时间、地点、参会人员、开会目的、所讨论的问题以及会议结果，以便人们对会议有整体上的了解。这部分内容不是会议纪要的重点，必须写得简明扼要，篇幅不宜过长。
（二）阐发会议主要精率
它是今后贯彻执行会议精神的依据。这部分是会议纪要的主体，具体阐述所讨论问题、具有代表性的意见、基本结论以及会议决定等。
会议纪要的写作要求是“纪实”和“扼要”。撰写会议纪要还要求语言精炼、朴实，不拖沓、浮华。会议纪要经领导和有关人员审阅后，应及时发给与会人员和相关部门。
三、检查催办
会议议定事项的检查催办，是为了使会议精神落到实处，防止有关单位不重视会议交办的事项而长期拖延，甚至从自身局部利益出发，对会议交办的事项采取抵制的态度，故意不办。
检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单、打电话催办、直接派人检查催办等。催办通知单上一般要写明催办内容、催办日期、受催单位、办理情况、联系人、联系电话等，并按顺序编号。做好催办工作，要坚持两点论和重点论相结合，既要突出重点，抓好一些重点事项和重点环节，又不能忽视其他事项和环节。催办人员进行催办工作，不仅要发挥自己的主观能动性，还要注意取得领导的支持和帮助。
