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第29章 设计最快捷的工作方式,高效才能高薪(2)

通常情况下,要实现公司运作的效率,总是可以通过压缩这些时期来实现。时间越短,效率越高;时间越长,则占用的资金和其他资源越多,生产计划、销售计划越难实现。

作为一个上司,要做好自己公司的时间管理,必须做到以下几点:

一、做好公司长期的战略研究。

任何一家公司要想做“百年老店”,没有正确的战略研究作前提是难以想象的。市场经济中的公司,必须明确市场和顾客需求的导向,这需要通过细致深入的市场研究来实现。

二、目标管理、责任到人。

实践证明,这是提高时间管理效率的有效手段。就好比登山,如果把登山的路分为若干段,一段一段的前进,则远比企图一下子登顶更有效率。

三、通过创新不断规范业务。

简洁明确的流程可以帮助员工理解本环节的地位和作用,有利于部门从整体上把握工作进度,增强各环节间的衔接和配合,提高效率。

作为公司的每一位员工,时间管理上的不善会影响个人职业生涯和事业成功,从公司角度看,则会导致工作积压、互相扯皮、作风散漫,要么成天无所事事,要么成天忙忙碌碌却无成效。因此,员工进行时间管理,最重要的就是做好以目标为导向的目标管理。这就要做到:

1.设定自己的目标。

员工的目标既包括对公司总目标下细化到个人的目标,也应包括个人职业生涯目标。从某种意义上来说,员工需要做的,一是要设定时间表和行动计划。其次,需要列举实现目标可能的障碍、需要的资源和信息、克服障碍、获得资源的途径和方法。再者,应该养成每天、每周、每月甚至每年不停地检讨目标实现的进度,适时调整。

2.合理规划,简化流程。

任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比:例如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9,而完成另一工作有5个执行步骤,则此工作的困难度是25,因此必须努力简化工作流程,这样才能提高效率。

通过要研究目标完成的关键要素,优化实现途径。将事情按照紧急程度、重要性分为四大类,设定优先次序,可将事情区分为五类:A.必须做的事情;B.该做的事情;C.量力而为的事情;D.可以委托别人去做的事情;E.应该删除的工作。最好大部分的时间都在做A类及B类的事。时间管理上一个重要的观念是要做对的事,而不是把事情做对!一般人的习惯是不管所做的事情是否正确,只知一味地去做,这样是不对的。只有努力去做对的事情才会有高产能。

四、养成良好的习惯。

工作中要养成一些良好的工作习惯以节约时间、提高效率:

1.尽力保持整洁、条理,避免把时间浪费在无谓的寻找中;2.勇敢地对别人说“不”,对自己的拖延和惰性说“不”;3.善于利用闲暇的时间,不放过任何一点属于自己的时间;4.果断决断,永远不要犹豫,机会可能稍纵即逝;5.立即动手、绝不拖延,因为只有行动,才能产生工作的结果。

五、建立良好的人际关系,加强沟通协调。

任何工作都是既分工又合作的。良好的人际关系会使工作气氛融洽,帮助你快速获得需要的资源和信息。相反的,如果人际关系紧张,即使工作能力极强,也必然遭遇失败。因此,员工之间有必要加强沟通,了解他人和部属的困难及需求,共同推动工作进展。

总而言之,对公司而言,时间就是机遇和效益;对员工来说,时间就意味着薪水。因此,公司和个人要想提高效率、创造效益,就必须首先提高时间资源的利用率,做好自己的时间管理。

时间就是金钱,做一个“准时”的员工

经商的人都知道时间的重要性。

对于他们来说时间就是效益,就是金钱。

无论哪行哪业都是如此,人们最厌恶的就是没有时间观念、不把点滴时间当回事儿的人。

只要细心观察就不难在工作中发现一些事情:有些人经常性地迟到、早退或不能按时完成工作,而他们通常也是上司斥责甚至遭到解聘的对象。

这些人当中不乏才华横溢、能力突出的,可他们却屡因时间观念淡薄而遭受挫折。

成功做事的秘诀之一就是要养成准时的习惯。如果一个人不准时,其信用必定会一落千丈。作为员工,要按照时间的约束来管理我们的行动,那就能把效率发挥到极致,带来个人价值的突破。

有学者曾经说过,构成伟人的两个要素,就是才能和准时,而前者往往又是后者的必然产物。因为凡是珍惜时间、不肯让一分一秒从自己的指缝中流走的人,最后一定能在他的生命中打上“能力”的标记。

一个做事不准时、没有时间观念的人,肯定会出现上班迟到、乘火车过点儿、约会迟到……一系列的必然现象,别人因此也不会再信任这种人。

如果每次老板来到办公室,其他的同事都在那里正常办公,而你的办公桌前却是空空如也,他会怎么样评价你这位员工呢?对!可能你会有很多理由:城市拥挤、堵车等,但迟到却是一个事实、是最有力的证明,证明你这个人办事效率低、没有时间观念。如果你真是这样的一个人,那可要特别小心了,因为谁也不会给一个懒散、没有时间观念和工作效率的人很高薪水的。

卡萨琳已经在一家公司工作3年了,大家都知道在她的身上有一个不好的习惯,那就是经常踏着公司的时钟进办公室,还经常因为路上的一些小事而耽误了正常报到时间,被同事们亲昵地称为“边缘美女”,当然谁都清楚这并不是一个很好的昵称,意思摆明了是说她经常踏着迟到的边缘。

几年的工作,她已经习惯了这样的生活,当然这其中公司主管和她关系好也放纵了她这种习惯。

不知道什么原因,原来公司的主管主动辞职了。新来的主管刚一上任,似乎就对卡萨琳的迟到行为注意上了,这下卡萨琳这位“边缘美女”的日子就不好过了。

主管在开会的时候,颁布了上台以来的几条新制度:迟到十分钟扣除半日工资,迟到半小时全天无工资,迟到半天取消礼拜休假……一下子卡萨琳就吃不消了,接连被扣掉了几天的工资。她再也气不过了,以一名老员工的身份去找这个新来的主管交涉。

主管丝毫没给她留任何面子,上来就质问她:“你认为迟到很正常是吧?那么你迟到了再进办公室的时候会不会影响到其他同事的办公?你进了办公室里能够马上投入到工作当中去吗?你说迟到到底重要不重要?会不会影响公司的整体效益?”

面对着主管毫无漏洞的质问,卡萨林没能说出什么,毕竟是她错了。主管这样的整顿可能不是针对她的,也许仅仅是为公司考虑、是要提高公司员工的办公效率而已,但卡萨琳的行为无疑就是这次整顿中最大的那根“刺”。不想被“拔掉”就要认真遵守时间,提高自己的办公效率。

对于每件事、每个约会上都迟到的人来说,无形中削减了他们的有效时间。拿破仑曾经说过:他之所以能战胜奥地利人是由于奥地利人不知道五分钟的价值。但是实际上,每失去一分钟,就会多给自己一个遭遇不幸的机会。

范德比尔特是一家装修公司的业务代表。经过他的努力,一家科技公司的高级主管终于答应同他面谈公司装修的项目。他们约定见面的时间是第二天上午十点半,范德比尔特在第二天上午去见科技公司的主管时由于堵车迟到了半个小时。当他到达面谈地点时,这位主管恰恰不在。等到范德比尔特打电话再次预约面谈的时间时,那位主管却一口回绝了他:“没有这个必要了,你已经失去了那笔业务。因为在你迟到的半个小时里,我们已经把项目交给了别人,你不守时,我们不敢相信你兑现诺言的能力。”

职场如战场,做事不守时哪怕是错失—两分钟的时间,也会让你功败垂成、一无所得。给公司带来的损失不仅是资金方面的,更重要的是信誉方面的。

劳伦斯说:“成功做事的秘诀,首要一点就是要养成准时的习惯,可是一般人习惯一再拖延。”

做一个办事准时的员工,最起码要遵守公司的工作时间。在公司里,就算不能第一个到办公室,也不要做最后那个姗姗来迟的人。在星期一的早上,如果你能比其他人都早到一会儿,即使趁别人还没有进办公室的时间,查查自己的电子邮件或是整理一下办公室,都会让自己提前一步进入一周的工作状态。跟周围的同事比起来你会显得精神饱满,绝对会成为当天最让上司眼睛一亮的员工。另外,在每天下班的时候,就算不能最后一个下班,也不要在众人都埋头工作时扬长而去。

别以为老板经常不在办公室,就没有人注意你的出勤情况,实际上你在公司的一举一动,你的每一次迟到、早退,你的不守时让公司损失了什么老板都清清楚楚。因为所有的老板只有了解清了两方面的情况,才能安心睡觉:一是公司的业绩,二是员工的表现。

总之,员工要认真度量自己的工作时间,准时做好每件事情。这样做最终才不会发出无奈的叹息,才不与高薪失之交臂。

不做“独行侠”,利用合作办公的效率

只有能用最简洁、最快速的方法,帮助老板们实现更多的利润,才是直接显示自身能力的正确途径。

不管你是公司的员工也好,自己创业做老板也罢,总想通过自己的努力创造出更多的价值。然而当你遇到困难停步不前的时候,有没有细细的想过:我的朋友中有谁最擅长这些方面?如果他来帮忙完成的话,那么眼前的问题不就成了小菜一碟了嘛!可是人们通常忽略了合作办公或是通过别人的帮助完成工作的效率,所以能借助别人的力量做事的人寥寥无几。

这些不善于与他人合作的人,只相信自己的实力,觉得可以通过自身的努力完成那些事。可能最终会如你所愿达成目的,事实上你解决的事情仅是个人的成功,而不会带来效率上的提高和时间上的节省。

你会觉得这样做自有道理:可以充分在老板面前显示自己的个人能力,以此来赢得老板的青睐。但,你错就错在这种自负的想法上了,切记公司首先追逐的是效益,然后才是员工个人的能力。现实通常能证明这一点,那些“独行侠”们非但没有得到令人钦佩的成绩,相反却总是因为他们的做法不符合公司的需求,被老板很客气地请吃“爆炒鱿鱼”。其实作为一个个体,就算你才华横溢、无所不能,毕竟靠一个人有限的力量是很难做出令人满意的业绩来的。一些公司在招聘中,很重视员工是否具有与人合作办公的想法及态度。

德国一家跨国大公司在海外的分公司招聘高层开发人员。这份差使的工资报酬很高,符合条件去应聘的不下千人。层层把关后,通过初试的仅仅只有6个人,而这6个人又参加了一次很有代表性的复试。

这次考试的主考官是一个德国老头,也就是总公司直接委派到那儿的总经理。德国老头看过这6人详细的资料和初试成绩后相当满意。

但总公司在这次招聘中规定了人数上的限制,最多只能聘用2名最优秀的员工。

德国老头让这6个人自由结成三组,并对他们说:“你们不用考虑现在所结的组是怎样的,你们每个人相互间依然还是竞争对手,一定要存在竞争的意识,不可马虎大意。”然后分别把他们每个组的任务,在私下里吩咐了下去并都规定三天时间必须完成。任务是让他们去调查、统计某些产品在市场上的占有率,方便公司未来的开发。

当这些应聘者都明白了任务之后,德国老头又对他们说:“公司知道这么大的市场,仅给你们三天的时间去调查是有些仓促,所以公司提前准备了一些已经调查完的材料供你们参考,一会你们以组为单位到秘书那儿去领取吧!记住:到规定的时间一定要把调查结果交上来,否则按弃权处理。”

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