1.完成这些任务可使我更接近自己的主要目标（年度目标，月目标，周目标，日目标）。
2.完成这些任务有助于我为实现组织、部门、工作小组的整体目标作出最大贡献。
3.我在完成这一任务的同时也可以解决其他许多问题。
4.完成这些任务能使我获得短期或长期的最大利益，比如得到公司的认可或赢得公司的股票，等等。
5.这些任务一旦完不成，会产生严重的负面作用：生气、责备、干扰，等等。
根据紧迫性和重要性，我们可以将每天面对的事情分为四类，即重要且紧迫的事；重要但不紧迫的事；紧迫但不重要的事；不紧迫也不重要的事。
你在平时的工作中，把大部分的时间花在哪类事情上？如果你长期把大量时间花在重要而且紧迫的事情上，可以想象你每天的忙乱程度，一个又一个问题会像海浪一样向你冲来。你十分被动地一一解决。长此以往，你早晚有一天会被击倒、压垮，老板再也不敢把重要的任务交付给你。
只有重要而不紧迫的事才是需要花大量时间去做的事。它虽然并不紧急，但决定了我们的工作业绩。只有养成先做最重要的事的习惯，对最具价值的工作投入充分的时间，工作中的重要的事才不会被无限期地拖延。这样，工作对你来说就不会是一场无止境、永远也赢不了的赛跑，而是可以带来丰厚收益的活动。
提高效率而不是延长时间
有些人工作起来非常繁忙，似乎有许多事情要做，他们也常常为了完成任务而拼命加班，然而效果是必须注意的问题。时间管理专家并不鼓励你为解决时间问题而延长工作时间。例如，一个计划到下班时还没写完，也许你会自然地对自己说“我会在晚上把它写完。”因为你把晚上当做了白天的延伸。不仅影响家庭和社会生活，还会降低工作效率，你成了整个事件中唯一的受害者。
熟悉安德鲁·伯利蒂奥的人都会说：“看，安德鲁·伯利蒂奥真是太会珍惜时间了！”人们都知道，为了能成为一名出色的建筑师，他拼命地想要抓住每一秒钟的时间。
每天，他把大量的时间用在设计和研究上，除此之外，他还负责很多方面的事务，每个人都知道他是个大忙人。他风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方，因为他太负责了，以至于不放心任何人，每一项工作都要自己亲自参与才放心。时间长了，他自己也感觉到很累。
其实，在他的时间里，有很大一部分都浪费在管理其他乱七八糟的事情上。无形中，他增加了自己的工作量。
有人问他：“为什么你的时间总是显得不够用呢？”他笑着说：“因为我要管的事情太多了！”
后来，一位教授见他整天忙得晕头转向的，但仍然没有取得令人骄傲的成绩，便语重心长地对他说：“人大可不必那样忙！”
“人大可不必那样忙！”这句话给了他很大的启发，他就在听到这句话的一瞬间醒悟了。他发现自己虽然整天都在忙，但所做的真正有价值的事实在太少了！这样做对实现自己的目标不但没有帮助，反而限制了发展。
大梦初醒的安德鲁除去了那些偏离主方向的分力，把时间用在更有价值的事情上。很快，他的一部传世之作《建筑学四书》问世了。该书至今仍被许多建筑师们奉为“圣经”。
他的成功只是因为一句话：“人大可不必那样忙！”
只知道延长工作时间，整天像一只无头苍蝇一样忙个不停的人是不会有高效率的，我们来看一下发生在花旗银行的一位名叫江灵的新职员身上的事情就会明白这一点。
一个人做事，若只知下苦功，则易走入死路，若知道在单位时间内提高效率，才能更容易达到自己的目标。
江灵是花旗银行业务部门的一名新职员，由于刚接手新工作，一时还未掌握正确的工作方法，所以工作起来感到特别吃力。经常加班，但任务仍然无法如期完成。眼看业绩考核的日期就要到了，任务量还差一大截，万般无奈的她来到人力资源部主管心理咨询方面的王经理的办公室。
“怎么了，需要我帮什么忙吗？”看到江灵一脸忧虑地进来，王经理热情地问道。
“是这样的，王经理，”江灵好像不知道该说什么，“我总是觉得自己有点不对劲，可又不知道到底是哪里出了问题。”
“那你可以告诉自己觉得究竟有什么不对劲的吗？”王经理笑眯眯地说。
“我的上司总是觉得我做事不够认真，可实际上，当我一旦开始认真做一件事情的时候，他又会觉得我速度太慢。”江灵满脸委屈地说。
“怎么会这样呢？”多年的咨询经验告诉王经理，“多提问，少插嘴”是提供有效咨询的关键。
“上个星期五下班之前，我的上司跟我谈了一次话，希望我能够在工作上更加认真一些。他说我最近写的两份关于液压器市场情况的报告都不是很理想，有很多问题都没有涉及，而且搜集的材料也不够全面。
“所以，这个星期一开始，当他交代我起草一份销售计划书的时候，我就暗下决心要努力把这件事情做好。”
“你是怎么做的呢？”王经理鼓励江灵继续说下去。
“我首先决定到网上找一份标准的销售计划书样本，要知道，虽然我已经帮上司起草过很多份报告，可销售计划书我还是第一次写。”
“哦，听起来并没有什么不对啊？为什么你会觉得不正常呢？”王经理接着问道。
“我知道这样做并没有什么不对，可问题是，搜索计划书样本用去了整整一天的时间。”
“用去了一天时间？”王经理惊讶地叫了起来，但另一方面，他也好像明白江灵的问题究竟出在什么地方了。
“你知道，王经理，对于我们很多人来说，早晨到办公室的第一件事就是打开计算机。”江灵不解地看着王经理说。
“没错，”王经理说，“我会首先查一下我的邮箱，看看有没有重要的邮件要回。”
“是的，我也一样。大约在9点40分的时候，我终于回复完了邮件，然后……”
“什么？你用了40分钟时间回复邮件？”王经理不禁又一次惊讶地叫了起来。，“好像只有高级经理和销售员才会用这么长时间回复邮件。”
“其实，很多邮件都是不用马上回复的，只不过我觉得及时回复是一种礼貌。然后我又帮小李翻译了一小段文章，你知道，小李的英语并不是很好。
“就这样，当我正要坐下来，准备专心寻找计划书样本的时候，我发现办公室的饮水机里已经没水了，于是我只好打电话叫人送水，并在放下电话之后把自己的办公桌稍微整理一下。”
“这些听起来好像并不是你的工作。”王经理不禁皱起眉头。
“是的，可我觉得做这些事情并不需要花费多少时间。”
“可我相信，等到你真正开始工作的时候，恐怕都已经是上午11点了。”没等江灵回答，王经理就接着说道，“我明白了，以前也有人向我咨询过一些跟你类似的问题。我建议他们把所有的琐事都放在一个固定的时间里处理。我们每个人一天的工作状态总是处于不断的变化之中，比如说我们早上的时候精力一般都比较充沛，而到了下午四点钟左右，我们就会比较疲劳，所以我总是把像回复那些并不重要的电子邮件，整理文件，或者是拨打维修电话之类的工作放到这段时间去完成。”
江灵点了点头，脸上露出满意的微笑，“是啊，王经理这样既不会耽误工作，又可以帮助赶走疲劳和困倦，就等于是比赛时候的中场休息。”
“没错，江灵，如果你能够为琐事留出足够的时间的话，你就会发现自己的工作效率大大提高了。这样你就会发现不用加班，你也能够将工作完成得很好。你也不用老抱怨时间不够用了。”
走出王经理的办公室，江灵感觉到自己的脚除轻快了许多，对自己的工作也更有信心了，因为他明白了这样一个道理：提高时间的利用率比延长工作时间更有效。
我们提倡在工作中提高效率，更快更好地完成任务，但是，并不是说要以延长工作时间、甚至是牺牲自己的休息时间为代价。解决这一问题的关键仍是找方法，找到了适合自己的工作方法，不但能够保证工作高效地完成，你还能从中享受到工作的乐趣。
整天工作并不会有效率。效果和花费的时间并不一定成正比。强迫自己工作、工作、再工作，只会耗损体力和创造力。我们需要时间暂时停下工作，而且要经常这么做。每当你放慢脚步，让自己静下来，就可以和内在的力量接触，获得更多能量重新出发。一旦我们能了解，工作的过程比结果更令人满足，我们就更能够乐于工作了。
掌握你的时间节奏
著名的效率专家卡斯·费尔德说过，我们的身体像个时钟那样复杂地操作，而且每个人的运转速度也像时钟那样彼此略有不同。
在我们日常的工作和生活中，除了每天能力状态的规律性波动之外，我们还可以观察到较长时间段里的生理节奏。通过生理节奏管理，我们可以解读体内的“生物钟”，了解其规律，通过主动调整，使自己的能力与其自然波动相适应。
在低点周期和临界日，我们养精蓄锐，放松休息，多做重复性工作、回避不愿见的人和令人头疼的问题。与此相反，在高点周期则要大干一番！这时候适宜作出决定，重新部署工作，贯彻自己的意图。
管理好自己的生理节奏，可以让我们更好地掌握自己的时间和身体，享受更轻松、更简单的工作和生活。那么，究竟什么是“生理节奏”呢，看过下面这个生活中的小例子我们就会明白了。
汤米睁开了眼睛，才不过清晨五点钟，他便已精神饱满，充满干劲。另一方面，他的太太却把被子拉高，将面孔埋在枕头底下。
汤米说：“过去15年来，我们俩简直几乎没有同时起床过。”
像汤米夫妇这样的情况，并非少见。
我们的身体像个时钟那样复杂地操作，而且每个人的运转速度也像时钟那样彼此略有不同。汤米是个上午型的人，而他的太太则要到入夜后才精神最好。
