我们要找出这个让人难以捉摸的变化，不能在各种变化中翻寻，而是要在界定清楚的范围中找寻。我们可以确定，在这个范围中，一定能找到这个变化。这个范围便是以“有发生”资料与“未发生”资料相比较，所显出的特异之处。这个步骤，是我们进行问题分析的第一步骤。
哪些变化最能点出问题的原因？答案是那些与问题的“确认”、“时间”、“地点”和“广度”等特征最为有关的变化。我们假定在过去六个月内，滤油厂有过八次作业或保养上的变化。即使我们知道所发生过的变化的次数和种类，我们要先探讨哪些呢？是影响到所有五部机组的那六个变化呢？或者是那两次影响到一号机组的变化？过去六个月内，所发生的那七次会影响作业的变化呢？或者只是那个在问题首次发现前一天或一周前才发生的变化？
当我们就每一个特异之处问：“在这个特异之处是否意味着有某种变化？”时，我们便是在直截了当地找寻可能与原因有关的变化。我们跳过了那些可能已经发生，但却与问题的关键特征不相干的所有变化。特异之处变化之间的关系，以及两者与导出可能原因之间的关系是极为重要的。
假设在问题第一次被发现的时候，即使问题分析人员知道漏油的那一部滤油机的垫片是方角的，他可能无法领会这一特异之处的意义。为什么呢？因为不同的事情或不同的时间，比较之下可以发现许多特异之处。只要将任何两部摆在同一个地方的设备予以比较，便能发现。每一部都会有一些特异之处。有些零件曾经修理过，而新的或是略为不同的零件，被人拿来更换磨损的旧零件。每一部机器的操作程序，都可能因为许多理由而略微有点不同。
漏油的那部滤油机，可能已经使用不同的垫片有五年之久，而直到最近都还没有漏。然而当这个特异之点被认为是代表一个变化——一个在漏油问题发现前一个晚上才发生的变化——那么要作为线索的意义便提高了。
上面最后一个叙述，之所以也被列为是一个可能因素，只不过因为它是“可能”的，如此而已。这一点是很重要的。把所有可能的原因都包括进去，对我们不会有什么损失，却能保持我们的客观性，并且在问题的过程中，能使我们减少意见的不统一和冲突。在“问题分析”过程的检验阶段中，我们要让问题“规格”中的“事实”，判别“可能原因”究竟有多大可能。
对每一个可能的原因，我们都要问：“如果它是问题的真正原因，如何解释问题的每一个层面呢？”“真正的原因”必须要能解释偏离现象中的“每一个”以及“所有的”层面，因为“真正的原因”，造成了我们所描述的影响结果中的每一种情形。每一种结果都是特殊的，而非普遍的。检验原因以找出真正原因的过程，便是核对“假定的原因”与“所观察到的结果”的细节，以便看看这样的原因是否能造成这样的结果。举例来说：
如果由进水泵所产生的震动，乃是一号滤油机漏油的真正原因，那它要如何才能解释清楚下面这些问题呢？
·地点：漏油是在出渣槽，而不是在开关阀、管路或者锁紧装置上发现的？
·时间：漏油是在三天前发现，而不是三天前的更早之前发现的？
震动在以前曾经影响过开关阀，而不是出渣槽。说震动使得出渣槽漏油，是没有意义的。但为什么震动使机组漏油是在三天前，而不是更早之前？除非我们做出某些相当广泛的假设，我们无法使这个可能原因符合这项观察到的结果。我们的判断告诉我们，这项解释顶多是一项草率的解释而已。
另外一个可能的原因，则可以从我们的分析中所发现的特异之处与变化看出来：
可能的原因：新的保养人员（这也是一个特异之处，它代表时间这一层面中的一个变化），没有将出渣槽关好，可能他们没有使用扭力扳手，使得一号滤油机漏油。
假使我们用“如果……那么”这个问句，来检验这一可能原因的话，我们很快便会发现，我们不知道怎样解释，为什么漏油只发生在一号滤油机上，而非其他四个机组上。毕竟，负责这五部机组保养的，乃是同一批人。如果他们没有锁好一号机，那么他们为何会将其他四部机锁好呢？为使这个原因符合我们所观察到的结果，我们只好假设：“可能他们锁好其他四部机组时，用扭力扳手，而在回到滤油厂内东北角时，因为那里太暗了，又有进水泵的震动，所以他们想，去他的，因此他们没有像锁紧其他四部机一样，锁紧一号机。”这样的解释比前面那一个解释更为草率。
实际上的原因，是要能够符合我们前所描述的“结果”的细节。这个原因便是，一号机上的垫片是方角的，而且较薄。它是在三天前的一次每月保养检查中装上去的。这个原因可以解释此一功能失效的“正身”（identity，确认），其所发生的“地点”、“时间”和“程度”等。它不需要我们做任何假设，使其符合结果的细节。它就像手跟手套一样的符合。其他各项可能原因为正确的可能性，相对小得多了。
以逻辑的方法，检验可能原因，看看其是否符合所叙述的规格。找出最有可能的“可能原因”，这个可能原因则要比任何其他“可能原因”，更能解释偏离状况发生的原因，但是，我们很少能够证明这个原因的真实性。
证明真正的原因
证明一项可能的原因，就是证明它确实产生了我们所观察到的影响结果。在我们这个例子中我们所需要做的便是从旧供应厂处，找一个圆角的垫片装上去，看看漏油是否会停止。或者我们可以将一号机上的垫片，与其他四部机组之一的垫片交换。这两种行动中，任何一种都将能证明，一号机的漏油乃是来自于这个最近以低价购买来的较薄的垫片。
一旦你已经找到了一个很有可能的原因之后，证明的工作便比较容易进行，包括继续追究几个问题，或者做一个实验（诸如交换垫片）。这要看你是否能带进来额外的资料，或采取一项额外的行动而定。“证明”乃是一项独立的步骤，目的在于证明某种因果关系。
有时候，“证明”无法进行，我们只能依赖检验步骤。例如，火箭推进器在飞行中爆炸，大部分的有形证据都已被摧毁。我们当然不希望再来一次这样的意外，我们所能做的，便是根据最可能的原因，来设计出改正的行动（以问题分析的纸上作业及检验可能原因为基础）。这时候，类似这样的假设是不可避免的：“如果‘这个’发生了，那么‘那个’便有道理了……”
在大部分的问题情况中，证明是可能的，至于证明的内容则依据状况而定。一项机械问题是可以复制的，只要将看来极有可能指出原因的特异之处或变化，套进状况中即可。许多问题的证明，都是用“装上旧的垫片”的方法——也就是说，把变化倒反过来，看看问题是否会停止。在这种情况下，证明本身便提供了改正的行动。问题解决的方法，即是问题分析过程的最后一个步骤。
问题可能使我们觉得困惑，然而所有问题的结果都是一样的。知道这种结果，使我们从问题原因的定义开始，有系统地描述、评估、假设以及证明。
“偏离情况叙述”是我们对于所关切的事项，以及所想要找出其原因的缺点或功能失常所做的简要描述。在本例的缺点或功能失常，所做的简要描述。在本例中，这项叙述为：“一号滤油机漏油”。
问题的“规格”。这是对于问题的确认、地点、时间和广度——也就是问题“有发生”以及“可能发生”但却“没有发生”的资料——做周详的叙述。包括：一号机漏油；其他四部“可能”但却“没有”漏油的机组；漏油的地方为出渣槽、开关阀、管路，以及锁紧装置等地方“可能”会漏，但却“没有”。从找出这些“有”……“可能”但却“没有”的资料的过程中，我们可以有了比较的基础；这些比较基础将能使我们了解问题，并解决问题。
我们也要寻找“特异之处”，这是使“有”这方面的资料显得特别的地方。我们问“一号滤油机与二到五号机比较时，有何特异之处？”在问题规格的其他三个层面，也同样要问这一类的问题。结果我们将得到一系列有关问题的确认、地点、时间及广度等的关键特点。
我们接着再研究每一个“特异之处”，以便知道它是否也代表着一种变化。也就是在分析的阶段，我们发现到这部漏油的滤油机使用的方角垫片——它不只是这部滤油机的一项“特异之点”，它也是一项“变化”。一直到问题出现的前一天为止，一号滤油机始终用的是旧式的那种圆角垫片。
在所有的特异之处和变化，都已被找出之后，我们便要开始导出“可能的原因”。每一个特异之处及变化都加以探讨，以找出线索。每一个假设都予以叙述出来，以便说明问题的原因，以及如何使问题形成：“新供应厂商方角垫片太薄了，而且平面不均匀。因而使得一号滤油机漏油。”
我们所导出来的每一项可能原因，都再依据问题的规格来加以检验，必须能够解释每一层面内的“有”及“没有”的资料。要让一项原因升级，成为“最可能的原因”，它必须要能解释或符合问题规格内的所有事实。“滤油厂内东北角震动较大”的原因，便无法解释为什么漏油的地方在出渣槽，以及漏油的时间，这两个特定问题。同样是可能的原因，“震动”比起“装置新型垫片”，是较不可能制造出这个问题来的。
问题分析的最后一项步骤便是“最可能原因”的求证。检验步骤事实上是纸上的检验，“证明”的工作如果可能的话，是在实际工作环境内进行的。在我们所学的例子中，以及在大多数的问题情况中，“证明”可以用两种方式来完成：一种是根据所分析的问题原因来复制结果；另一种则是把怀疑引起问题的“变化”加以反转过来，看看问题是否会因此而停止。
如果我们所导出来的可能原因，没有一个能够通过检验步骤；或者通过检验步骤的原因，不能通过证明步骤的检验。我们唯一的途径，便是将先前所做的工作，再进一步做得严格一点。我们可能需要更详细的问题规格资料，使我们在找出“有”这方面的资料的特异之处，以及在找出这些特异之处所代表的变化的过程中，更为仔细周密。这样做可能会使我们产生新的见解，导出新的可能原因，以及最后导出成功的解决方法。
如果运用这类技术，而无法找出问题真正原因，那么你所做的资料收集或运用工作中，便至少有一种是失败的。资料缺乏，固然没有结果。然而如果有了资料，却漫不经心地使用，结果可能也好不到哪里去。
问题分析技术的逻辑，可以支持事实的推论，把那些不能支持事实的推论撇到一边去。这种方法使我们运用所有的经验及判断能力，帮助我们以尽可能用系统和最客观的方法，来使用经验及判断能力。
