如今的企业沟通，已不仅限于办公室、会议室内的正式沟通，手法也不仅限于“你问我答”式的座谈、访谈。因为这些方式的访谈，经常会让领导处于“居高临下”的态势，让员工心有所虑、口有所忌，事情说不深、问题谈不透，以至于沟通效果大打折扣。所以，一个成功的经营管理者应当乐意沟通、学会沟通，善用非正式沟通手段。可以像杰克·韦尔奇那样，打打电话、写写便条，使自己成为非正式沟通的高手。
对一个公司来说，非正式沟通意味着要让领导打破发布命令的链条，促进不同层级之间的交流、改革付酬的方法，让员工们觉得他们是在为一个几乎人人都相知甚深的朋友式的老板工作，而不是一个庞大的公司。同时，非正式沟通的优点还在于，让员工很容易及时了解到正式沟通难以提供的“内幕新闻”。
需要提醒的是，非正式沟通的缺点表现在难以控制，由于传递的信息不确切，容易失真、曲解，还有可能导致小集团、小圈子的形成，影响人心稳定和团体的凝聚力。所以说，领导在使用非正式沟通时一定能放能收，控制好整个沟通的过程。
在英特尔公司，就有这种非正式沟通，管理层通过网上聊天，与员工进行“一对一”的面谈，并由员工决定谈话内容；摩托罗拉总裁和各级经理通过“每周一信”，就经营活动和内部事务与员工沟通，征集意见、建议；而三菱重工从总裁到各级管理人员乃至普通员工，则借助别开生面的“周六例会”，以周末聚会为由头进行沟通……
“高度的非正式沟通”是现代管理理论提出的一个新概念，这一沟通方式不仅可以节省很多时间，避免正式场合的拘束感和谨慎感，还能使许多长年累月难以解决的问题在轻松的气氛下得到解决，减少了团体内人际关系的摩擦。更为重要的是，它极易被员工们接受，因此也更容易将他们的无限潜能引爆。
领导书面沟通的特点与好处
对于领导来说，书面沟通作为一种正式沟通形式，与口头语言相比，书面语言要稳定得多。比如，人们在形容一个人、一个企业或产品很有市场时，口语中常说“火”这个字，但在20世纪80年代以前，人们口头上从不这样来表达。这说明口头语言的变化是非常快的。相比之下，书面语言就要稳定得多。比如，几百年以前的文献，现在依然可以为我们所用，就是因为有书面语言落笔为证，才具有唯一性和比较强的稳定性，所以说无论在法律上，还是在其他用途方面都具有比较强的权威性。如果在不同的场合与不同的人进行口头交流，即使一个记忆力非常好的人，也难以做到每一次的交流都是完全相同的，而书面沟通却会给每一个人完全相同的信息。因此在商务活动中，与外部的各种契约合同和内部管理的各种材料，大多采取书面的形式。一般来说，领导书面沟通的特点和好处如下：
1.领导书面沟通的特点
由于书面沟通通常表现为大量文书工作。领导书面沟通的特点表现在：
（1）可以是正式的或非正式的，可长可短。
（2）可以使写作人能够从容地表达自己的意思。
（3）词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。
（4）书面材料是准确而可信的证据，所谓“白纸黑字”。
（5）书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。
（6）在群体内部经常受限于约定俗称的规则。
（7）书面材料传达信息的准确性高。
2.领导书面沟通的好处
相对于口头沟通来说，书面沟通具有如下好处：
（1）有利于信息的充分、准确传播。在工作中，很多人都会有这样的亲身体会，在领导洋洋洒洒的成千上万个词汇中，能领悟其准确的命令有多么难。而在日常工作中，同事用很随意的一句话表达的很正式的内容，更难引起你的关注。因此，一份比较正式的书面信息，对于你的上下级，你的同级来说，都是十分关键的。
（2）有利于提升执行力。很多企业或公司，对执行力这个问题很看重。而书面沟通，则可以充当意见不和、起争端时的证明。在这个世界上，没有人是完美的，领导也一样。在工作当中，每一个项目都面临着特殊的挑战，这种挑战有时是运筹上的，有时是人际关系上的。而书面记录能帮你关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。
（3）一目了然。白纸黑字能使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。当讨论的结果被记录下来、经详细商讨并最终写在纸上时，投机取巧的人就没有施展拳脚的空间了。
在工作当中，领导自己有时候会以为把道理写清楚或说清楚了，但员工未必都听懂了；更坏的情况是，领导甚至自己都没有把道理搞清楚，遇到员工发问时，自然无法自圆其说，这时为了保住面子，就会以员工瞎闹捣乱来搪塞之，矛盾便由此而起。而导致信息沟通不顺畅的原因，其实就是没有养成书面语言沟通的习惯。因此，领导在沟通中，不妨养成书面沟通的习惯。
苏寒在某大型公司任总经理，给新来的总经理助理文晴布置了一个任务，要求她向各个部门下发岗位职责空白表格，并要求各个部门在当天下午两点之前上交总经理办公室。
苏寒在口头向文晴下达后，就问她：“你是否明白了我让你传达给各个部门的意思？”文晴回答说完全明白。于是苏寒就让她去执行。
结果到了下午，眼看着到了规定上交表格的时间，技术部却毫无动静。于是，苏寒就问文晴：“你向技术部是怎么传达的？”
文晴说：“完全按你的意思正确传达的呀。”
苏寒说道：“这就奇怪了，为什么单单技术部的人没有上交呢？”
文晴摇头道：“我也不知道是为什么，反正我已经照你的意思传达了。”
为了弄明白问题到底出在哪里，苏寒就把文晴和技术部的人都召集到总经理办公室，问他们这到底是怎么回事。
技术部的负责人回答说：“我当时没有听到文晴传达上交时间，她只说让填好。”而文晴则说：“我明明传达了时间呀，为什么公司十二个部门单单技术部没听清楚？”
技术部负责人言之凿凿地说：“我确实没有听到，我要是听到了会故意不做吗？这对我又没有好处。”
就这样，各执一词，到底是文晴没传达，还是技术部没听到？由于没有书面的东西，这事最终也没有说清楚。
在上面的故事中，如果文晴与技术部的负责人有一个书面沟通的话，那么就不会产生这样的后果了。书面沟通，处理不是目的，而是保证正常的执行到位。光有相关书面沟通函件的要求还不行，关键是执行中要严格要求，如果不执行，结果还是会造成损失，耽误事情。不是双赢，而是双损。由此可见，在企业经营管理实践中，书面沟通函件不但重要，而且必要，对企业来说，应当采纳执行并监督执行到位。
书面沟通能让领导把信息传播准确到位，使执行者充分了解与其工作相关的所有内容，肯定对于执行者执行的容易度提高，并且白纸黑字的可以防止“口说无凭”的事后抵赖，可以给信息接受者一种压力。
通过书面沟通的方法，能使整个组织形成良好的工作习惯，起码在信息沟通这个领域，影响执行力的程度会大大降低。现在有些公司的领导喜欢电话、口头交代任务，公司开会一向是议会制，从而导致主题缺失，部门之间很多时候都是电话来沟通，这样会使得整个组织的执行力十分低下。那么怎么才能改变这种现状呢？下面就为你提供一点小技巧：
（1）将所有口头决定尽可能书面化。领导这么做可以提高执行力，一来可以让下属正式得到确认，有利于下属清楚你交代的工作；二来也给下属一个反思的时间，思考一下，防止瞬间决策产生错误。这样就不会出现与上下级沟通不到位的状况。
（2）尽量少开没有主题的会议，不开没有结果的会议。在工作中，很多领导喜欢给下属讲自己的感觉与观点，一有想法，就将下属叫过来开会，在会议上灌输一通他的思想，也不管下属听没听进去，或是是否明白。当下属因懵懂而做得不好时，就会觉得下属的执行力太差，但是将下面的人换了一茬也是这样，周而复始，恶性循环。如果领导遇到这种情况时，就必须好好思考是不是给了下属准确的信息，是不是自己开了没有事先准备的会议。要做到所有会议都必须有材料准备，并提前通知与会人员，当然，紧急事情除外，会议上的决定一定要求下属部门形成完整的方案，上报后确认，这样一段时间以后，就不再提没有人执行他的想法的话茬了。
（3）要养成不随口承诺的习惯。作为领导，尽量不要对下属提的要求随口承诺。对于必须口头答应下属的事情，一定要有正式的报告申请，在得到正式的批复后再执行，当然，为了提高决策效率，手机信息、邮件也可以作为批复凭证。
领导者书面语言沟通的写作方法
书面沟通在沟通中占有非常大的比重，在现代组织、企业、公司中，文书已经成为内部沟通的最主要形式。对于组织、企业、公司的内部而言，不但在成立时需要拟定章程，制定规章制度，编制职务说明书等，而且在日常管理中需要制订年度、月度计划，除此以外，还有许多商务交流，也需要用书面语言作为沟通的手段。对组织外部而言，财务报告、市场调研报告、对外的商务交往信件与函件等书面沟通形式，已成为联结企业与其外部环境之间的纽带。
由于领导书面语言沟通是沟通的一个重要组成部分，在一定程度上决定了沟通的有效性。所以，领导者只有掌握了书面语言沟通的艺术，才能在工作中与人高效地沟通。
书面语言沟通需要用文字来表述，这就要求领导必须有文字基础。如果你不能写，那么你就别指望自己能在沟通中说得好了。这里所说的写，其实就是把要讲的内容写明白，让听者听懂。实际上，文字沟通并没有高深的理论，其难度就在于，领导需要不断地在日常工作中训练自己，这个过程是漫长的，需要你不懈坚持。与其说你在训练写作技能，不如说你在培养正确的写作习惯。书面沟通并没有一个固定的模式。一般来说，书面语言沟通根据不同分类标准划分为：
（1）按照沟通目的划分。书面沟通按沟通目的划分，大致分为以下四种：一是通知型书面沟通；二是说服型沟通；三是指导型沟通；四是记录型书面沟通。
（2）按照沟通的用途划分。书面沟通的用途很多，按最主要的用途可以分为以下五种：一是通用公文；二是事务文书；三是专用文书；四是生活文书；五是涉外文书。
（3）按照沟通渠道划分。书面沟通根据沟通渠道的不同，可以分为纸张沟通与电子沟通，纸张沟通包括报告、信件和备忘录等一般纸张沟通，同时也包括传真沟通。电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟通。
对于领导者来说，要想让书面语言沟通达到预想的沟通效果，很重要的一点就是如何写作。下面是领导顺利完成书面语言沟通需要掌握的三个步骤：
（1）写作准备包括四点。①确定写作目标；②分析阅读对象，一定要认真分析阅读对象，这样才能使你提供的材料符合他们的需要；③收集大量信息；④罗列出大纲，但在准备材料时应该注意两点：一是在收集资料前必须明了写作意图；二是在收集资料时，要明确阅读者的背景，然后再确定文书性质。
写书面沟通时，获得信息的途径包括书面媒体、现代媒体、非书面的资料。除了注意材料的来源外，收集材料还必须掌握如下一些相应的技巧，这些技巧很简单：可以从身边的资料开始找起；尽量用高科技手段；要注重平时积累；材料数量要坚持适中原则。
（2）正式写作。领导者要使材料具有可读性，应该注意两点：一是要了解阅读者的背景；二是文字要简洁易懂。文字沟通的写作过程有三种主要类型：
①肯定型。就是直接给出好的消息解释好消息，用好的祝愿结束。
②否定型。可以用“缓冲”式的自然叙述来开头，但要记住，在给出坏消息之前，你要先解释一下坏消息，如果可能，建议某些可能的选择，并用好的祝愿来结尾。
③指示型。以一种具有吸引接受者的注意力的叙述来表述建议或要求，要有可能的利益来清楚地指示接受者，应该如何去做鼓励来克服困难，并且尽早完成工作。
（3）检查。领导写完书面沟通后，一定要认真检查，具体包括以下几点：
①检查一下叙述的主题，是否表述准确。
②检查一下主题中的某些细节，是否有不适当的描述。
③检查一下是否有文法、文字上的错误。是否有重复的内容，然后再进入模拟练习。
最后要提醒的是，领导写作时要注意不要在乎写作顺序，你可以根据自己的情况，合理安排时间间隔，尽量不要边写边改。在集体写作时，要在集体的指导原则上达成一致，在任务安排上达成一致。一定要做到内容清晰、态度乐观、简明扼要、切中要害。
领导成功主持会议的沟通技巧
在日常工作中，作为领导，要经常召开各种会议，比如工作会、座谈会、总结会议、董事会、部门会议、培训会议、进度会议、专题会议、工作简会、头脑风暴会、联欢（谊）会、年会、周一晨会、动员会、总结表彰会等。领导为了确保会议的顺利进行、圆满成功，大多时候都会亲自来主持。
