【第二章】滞销产品退换货规定
第一条自公司发货之日起三个月内未能形成销售，内外包装完好的，各办事处和物流承诺给予换货处理，换货费用由经销商承担。同时公司对物流及各办事处承诺：对于其内部不能自行调节的此类货物，给予四个月的退货期，但退货前必须知会销售计划部并提交退货清单。
第二条对于超出期限的滞销产品换货前，经销商须向当地办事处经理、区域经理或物流提出申请，如在当地能够进行调配的，可由当地办事处经理、区域经理或物流给予调配，如无法调配的，由办事处经理、区域经理填写换货申请表并传真回公司销售计划部。
第三条审核批准后，由办事处或物流先行换货，再将该批滞销商品托运回公司，每箱必须附产品清单，以方便物流部清点。滞销品发回公司的手续视同发货手续，必须有库管员、储运员和办事处经理的签字。物流的退货，需由当地的区域经理清点签字。未经公司审批的，物流部不予处理。由此造成的一切损失由办事处或物流或区域经理承担。
第四条实际的滞销品退换货数量以公司物流部清点为主。
第五条滞销品退换货的运输费用由经销商承担。如因多次运输或经销商存放不当而造成产品外包装损坏的，更换包装费用由经销商承担。
第六条各物流、办事处的退换日期：
①每月第一周：黑龙江、辽宁、天津、北京、山西（含内蒙）、河北；四川、贵州、陕西、甘肃（含青海、宁夏）、新疆、重庆、云南；
②每月第二周：安徽、江苏、上海、浙江；福建、江西；
③每月第三周：湖北、湖南、山东、河南；广东、广西、海南。
销售作业细则
一、办理客户业务前的准备工作
营业助理复查上次该客户当面所交代，或离开后来电或来函所应办的工作是否已完成，如未完成应速办妥。
1.营业助理对客户所寄来拟进行仿制的原样品，如需准备报价、样品、印盒、说明书等资料，应即准备齐全，如有问题不能解决，应即向主管经理请示如何处理。
2.营业助理须针对客户所欲购的项目，准备最新报价，以满足客户再订购的需要。
3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，应于预定前一天再与饭店联络，不可有误。
4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来前一日办妥手续。
5.有时需采购部有关科长配合准备工作，营业助理应协调安排大客户来公司的日期。
二、客户接待工作
1.如需到机场迎接，营业部助理应向总务科安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确切到达时间。必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。
2.如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。
3.如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。
三、客户来访接待
1.赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。
2.如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室准备。
3.如需采购部有关科长备询，营业助理应事先通知其待命。
四、客户接洽业务
1.营业部经理及助理陪客户挑选样品。
2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数，最近工厂价格。如有必要，得与有关科长协调报价。
3.与客户洽谈中，对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。
4.如客户当日未能决定采购者，须待次日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室暂保留于业务洽谈室架子内，以免下次洽谈时重复挑选（保留期限不得超过7天）。
5.如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品，营业助理应嘱咐样品室归还原处。
6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时答复。
7.与客户洽谈中，对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。
五、整理报价单
1.营业助理与采购部有关科长应将洽谈中感兴趣的产品，协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给客户。
2.客户订购产品，营业助理应于客户到公司的当日或规定期限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理阅后，按报价单所规定份数增加两份。
3.营业助理应立即核对报价单是否与底稿相符，如有错误即自行修改，确实无误，然后抽出一份报价单请示经理后，开国内订单，连同国内订单装运联一并交装押助理。
4.所有寄国外信件、报价单和其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期，送交主管经理发出。但报关文件要由营业助理于发出前自行核对单价数量，必须在当日内完成。
六、开国内订单
营业助理应时常查核存档的报价单，并尽快请主管经理会同有关采购科长发出国内订单，并在存档报价单及资料卡上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。
1.订单上商标可采用下列方式：
（1）刻章。
（2）打字。
（3）由营业助理书写清楚。
2.如国内订单上数量、价格、包装、规格、商标有变更时，即发出“订单更改通知”，并与原国内订单留底联装订在一起。
3.如是将国内订单改开另一工厂，则应在国内订单留底联、验货联、装运联上注明，“本订单是原订单××号重开，原订单作废”并于存档报价单联及资料卡上更改国内订单号码、日期、承制厂名称、价格，但在工厂联及签回联上不可注明该订单是重开，并即将装运联直接交装运押助理。
4.原国内订单如是改开别家工厂时，须用特别编号，举例如下：
KR-1021（此为改开订单号码）
K-1021（此为原订单号码）
5.需要退的货，外箱上要打记号，应于订单上特别注明，告知工厂。
6.如是纺织品的订单，也应于订单上注明需办GUOTA才可出口。
7.印制样品请款时，务必附上样品才可付款。
8.订单在5000元以上，科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定。但未经科长签字的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。
9.凡向工厂催货（包括配件及印刷品）的一切责任均由营业助理负责，但装押助理应协助催货。
七、开妥国内订单
1.国内订单开受后，须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。
2.开妥国内订单送主管经理核阅签名。
（1）留底联存查。
（2）工厂联及签回联、验货联交管制中心。
（3）装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。
（4）签回联逾10天工厂未自动签回时，由管制中心检查，如该订单单项金额超过2000美元或人民币8万元以上者，通知有关副（助）理或外务员负责签回（如金额未超过以上者不必硬性签回），如超过5000美元者，务必由各有关科长签回。
（5）管制中心收到签回联时，核对单价、数量后，如签回联上有更改部分，应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品价格。
3.营业助理收到出货样品时，须详查出货样品的品质规格是否符合客户要求，如符合则主管经理呈阅后将出货样品自行保管，否则即刻请示客户经理如何处理，验货单由主管经理核阅后收回再保留。
（1）××地区助理取回出货样品，交由管制中心销案后，自行保管。
（2）其他仓库的出货样品也需取回，但贵重及体积太大的，助理可自行决定是否取回。
4.工厂收到订单要求承办助理改价，须由经理决定，助理不可自作主张。
八、索取样品
1.客户未订购，但要索取样儡的项目，应请示主管经理会同采购部有关科长确定向何家工厂索取样品，并填妥样品索取函，以三联交收发中心作为留底。
2.客户已订购者，应按报价单国内订单上规定数量向有关工厂索取样品。
3.如急迫索取样品时，用电话与有关工厂及外务员联络。
4.重要样品如在限期内仍未收到回音时，应即填写“重要样品逾期追问单”，交有关采购科长采取紧急措施。
5.对外务人员交办的事项，应随时督促如期完成，如有困难时可请示主管经理处理。
6.收到工厂样品后应立即详细检查是否完好无缺，如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄，并嘱咐注意改善及小心包装。
7.向工厂索取样品时，要注明该工厂产品的编号，如无工厂编号，须附上草图或相片。
8.向工厂索取样品时，请勿写客户及地区名称。
9.外借样品申请单上一律附上“2×3”相片留底。
10.内借（暂借）样品应于资料中心登记。
11.凡一个ITEM拍成一张的相片均以“2×3”为主。
索取样品职责的划分：
（1）旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取，若无法取得，请科长提供资料，由助理继续索取，到完成为止。
（2）新样品一律由科长负责索取，所谓新样品包括：
①客户送来的样品（图片）。
②旧样品但有部分更改者。
九、寄样品给客户
在收到工厂寄来的样品上，贴妥本公司标签与ITEMNO品名。
1.如以平邮或空邮寄出者，应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLE@@INVOICE五联，在第四联上签名及注明日期交包裹组寄出，将第三联随同样品装入箱内。第一联寄客户，第二联交收发归档，第五联自存。
（1）如样品数量过多或价值过高，而交涉仍需付样品费者，应于SAMPLE@@INVOICE上注明SAMPLECHARGE，并去函向客户索取样品费及邮费。
（2）每3个月依自存的第五联SAMPLE@@INVOICE清理客户未寄来的样品费、邮费或其他费用，打DEBIT@@NOTE用会计科长名义向客户索取。
（3）寄国外包裹，由各助理自行包好，装入箱内。
（4）如寄出SMP需办出口配额者，承办助理应特别注意事先办理。
2.如以航空货运方式寄出者，第一联随函寄给客户，第五联由航空货运公司签名后交秘书室收发人，第六联自存。收到航空货运公司提单应核对航空运费、客户地址及班机是否正确，以便航空货运公司计算佣金时核对，其余交秘书室存档。如航空运费为本公司支付者，须客户确实收到货品时才可签付运费。
3.所有寄出国外的样品须由经理过目，再行寄出。
十、客户来电来函来样品
1.收到客户来电来函，应立即请示经理如何处理。
2.收到客户寄来的仿制样品，或寄来的目录相片和开发报价等，应立即请示主管经理。若有提交订单者，公司应予以奖励。
3.主管经理外出时，营业助理应在自己能力范围内对能管的事先行管理，主管经理返回公司后，再呈报处理经过。如系紧急事项，应设法与主管经理取得联系，以便迅速处理。
十一、须经确认样品、印刷品
1.如国内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头，经国外客户确认通过后，立即以公司印的表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原国内订单装运联上登记后再交回营业助理留存。如以电话通知工厂，应补寄通知以便安排出货。
2.客户正式确认通过的样品，应会同有关外务员或科长，确定正确规格以便验货。
