十二、验货
1.如非专案订单，而是因订购数量小或外务员忙碌，或者是因地区偏远无法前往承制或因承制厂商品质差，外务人员不能决定是否可出货而发电或发函请示，营业助理应即请示主管经理如何处理。但北部地区、广州地区不论任何情况，应通知外务员必须亲自验货。
2.营业助理因解决重要问题须往工厂时，应填出差申请表，返回公司后凭出差报告表，向总务科请领差旅费。
3.所有订单的验货联均由管制中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理要到仓库验货，需自行找装运联或留底联。
十三、申请国外（内）佣金赔偿
1.营业助理填妥申请书，呈送主管经理、总经理签名核准后送交押汇科长，如赔偿须于表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，以便工厂请款时扣除，如是亲自来的客户，须备妥收据及护照复印本送交会计制单（申请书为四联，其中一份留底）。
2.在支付国外佣金时：
（1）若与国外公司订佣金时可在任何地点支付契约复印本交会计。
（2）每次支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据支领。
3.押汇科长收到国外汇款支出申请单，送交有关会计签收一份，另一份交稽核。
十四、对样品处理
1.出货样品：营业助理必须取得并切实负责验货无误后予以自行保管或予以补样。
2.收到工厂新样品，呈主管经理阅后，应附厂商地址、电话及负责人姓名及价格资料，并立即送采购部有关科长编资料。
3.承办助理收到新样品，应尽快送采购部，如获订单，可得奖金。
4.有秘密样品（专利或只能卖给专门客户）不可随便陈列于样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。
5.如需向商业部门借出样品时，应填写“样品外借申请单”，连同彩色照片呈总经理核实后方可借出。
6.如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出单SMPL上注明“不可陈列”字样，先交管制中心销案后，再由管制中心送交承办助理保管。
十五、注销国内订单
1.营业助理向装押助理签收“营业部订单货款支付核准单”时，需详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录，然后交管制中心核对，无误后签名呈经理阅，并在原国内订单底上予以注销。
2.凡有退关税或退货物税的工厂在未结关前请款的，一律保留50%（包括送仓库货），如工厂急需货款，也应先开来保证票。
十六、接到报价单与国内订单
装押助理收到由营业助理转来的报价单与国内订单时，应核对报价单与国内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应立即与营业助理协调或请示主管经理如何处理。
十七、签收IMC影本
1.押汇科长收到L/C后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档的OIC上登记IMC号码，S/D、V/D以及金额后，交装押助理。
2.L/C可能发生的问题如下：
（1）收到L/C时须先核对总金额、数量、单价是否正确。
（2）收到L/C时，这天如距有效日少于三天，即须向主管经理提出。
（3）通常L/C可分批，如不可分批，须向主管经理提出。
（4）如由广东无直接船可到达的港口，须看L/C是否可以转船，如不可以须请示主管经理，必须特别注意出口港不能指定为广州。
（5）核对受益人全名、地址有无错误。
（6）核对交易条件为FOB、CIF、C&F是否相符。
（7）L/C内容有无错别字。
（8）有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司。
（9）如同一客户有数张IMC时须看有无规定可予合并。
（10）如L/C直接由国外客户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合。
（11）如远期付款的L/C应查看利息，是否由买方负担，如否应即请示主管经理。
（12）如有怪异字眼，或条款有违背常理者，应即请示主管经理。
十八、装船通知单
1.依照国内订单的规定交货日期一个月至一个月前开始作业，由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单。
送货柜场者：共四联。
第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。
第二、三联：
（1）寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、体积，若未能如期交货，查明原因后寄回经理，再交装押助理协调安排出货。
（2）如每一ITEM超过5000美元者，第二联交有关科长，第三联仍寄交外务员。
第四联：装押助理存查。
货送仓库者：填“送仓装船通知单”，共两联：
第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。
第二联：装押助理存查。
如重要订单未能如期交货，得填写“重要订单逾期追问单”交有关科长协助处理。
2.对于国内订单规定收到L/C后才通知生产者的情况，收到IMC当日即在装船通知单上注明“UC已收到”，船期通常以日D期限前三星期为宜（弹性应用）。
3.对于国内订单规定须等样品确实通过才生产的情况，当收到客户确认函电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在国内订单装运联上登记后，再交回营业助理，以便安排船期。
4.如出口到美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所要求的表格填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，然后再回经济部商品检验局申请产地证明书。
5.需确实注意出口货品是否含有须办退税的进口零件，协调报关后前往有关工厂办理手续。
十九、收到仓库送来的进货单
1.装押助理收到进货单应即核对，对照所列的商标、数量、包装情况表是否与国内订单符合，如需更正即刻通知仓储科长处理。
2.收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订“来部订单货款支付核准单”。
3.如未通知送货柜场而擅自送来仓库者，应扣运费。
二十、签订S/O
1.依据出货明细表及国内订单装运联所示大约材数计算体积重量。
2.向拟装运的船公司或报关行核查是否确实接到S/O。
3.船期如有提前或延后，应立即与工厂联系，务必配合。
4.打S/O时须查核是否每张均打了，如有漏打，应及时补上，以免报关行在船公司重打，浪费时间。
5.签S/O的时间应提早一星期或两星期，或事先用电话与船公司联络订船位。
6.如装整台货柜时，必须货物实际重量不可超过船公司所规定的重量，如超过时应请示主管经理处理。
二十一、结关前工作
1.如由仓库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，以便送货（货未到或尚未验货，应在明细表上注明）。
2.如由仓库出卡车者，须在结关前两天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知卡车，货未到或尚未验货时必须在明细表上注明。
3.须密切注意仓库出货时间、车号、商标、数量及送货地点，确定时应即通知报关行。
4.于船期结关前一日，确定出货明细表的正确项目、数量，如所出的货有配件印刷工厂者，须于出货明细表上注明。
5.打PRCKINGLIST六份，并将其中三份抬头改成INVOICE，并于其上注明每家工厂准确全名、统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口登记本四联，第五联（财务）连同PACK.IN.GLIST三份，INVOICE两份送交押汇科长盖章后，连同退税资料交报关行，一份交会计科长，另一份INVOICE自行留底。
6.出口登记本上所列规定送件日期及预计入账日期，应填写“结关后七天”，如有迟延应写明原因。
7.送货当天早上必须联络工厂确定出发时间、卡车号码及到达时间，确定后立即通知报关行。
8.结关当天如有未能确定工厂出货的情况，须立即修改资料，并将该资料报关。
9.货如未依时间送达，所发生海关费用及违规费应有记录，并依签订单支付核准单金额时填上应扣数目，注意请款时扣除。
10.装押助理如当日有结关的货，须所有的货到达且报关完毕，才可下班。
11.装押助理必须待进货柜场的货确已送达无误后，才可制“营业部订单货款支付核准单”。
12.工厂的出货发票要开送货当天的日期，配件如分批出货，也需于每一次出货（磅货）即开出当天的发票，不可延迟于送货。
13.工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，同时有需退货物税或关税者，请款时一律暂时保留50%，并于货款支付核准单上注明。
二十二、结关后工作
1.装押助理须查询报关行及船公司，货是否确实出口无误，如确实无误，即将出口明细表一份交会计，另一份送管制中心，并将营业部半日货款支付核准单交营业助理。
2.除非以错单出口者催CBC必须确实于结关次日取得，而且须随时催报关行，最迟须于7天内取得，否则须向主管经理报备。
3.CBC到达后，如要办理产地证明书，须附上INVOICE一份，工厂已盖好章的原料来源加工证明书一份及CBC副本一份送交报关行，以便办理产地证明。
4.在拿B/L前须将S/O留底，并将正确无误的一份交报关行，以便到船公司拿B/L时核对。
5.在收到B/L时立刻核对材数与运费，看内容有无错误，是否符合。
6.B/L如须预付运费，应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单，并交有关会计，如经理不在，为争取时效，可凭装押助理签名，即送会计付款，事后由会计送给经理、副经理签名。
7.将文件备妥，待文件齐全后，将全套押汇文件另加出货明细表INVOICE、B/L各一份连同出口登记本第三联（稽核）、第四联（押汇）交押汇科长，将必要文件转送银行押汇。出口登记本第三联由押汇科长转送稽核，时间由结关日起不得超过7天，如有延误须写明理由，并须扣有关经理奖金、处罚装押助理。
8.押准文件存档联及寄交客户联，经由营业助理呈主管经理阅后，分别寄出并在存档联上注明“归档”，交收发中心。
9.押汇科长收到结汇证书连同信汇回条、出货明细表、IN.VOICE及B/L各一份送交有关会计。
二十三、打OOL
视客户或经理需要，装押助理应按所办客户合同营业助理打OOL三份，一份由装押助理留存，两份转交营业助理留存一份，另一份是主管经理阅。
二十四、收到仓库存货周报表
仓储科须于每周一上午11：30半前将仓库周报表送交行政助理，行政助理于午前送交装押助理，装押助理收到后须填妥L/C期限栏及装船日期栏，并核对数量、商标、厂商无误后交营业助理核对，于每周二中午下班前交主管经理，然后转交行政助理，如仓库存货周报表上有错误时须立刻去电话与仓储科长联系查明。
二十五、申请LACAL@@L/C
1.向押汇科长取表填妥，即送主管经理，总经理签名核准交押汇科长申请，在开本地信用证申请书上须注明开给何家工厂，手续费是否从工厂扣除。
2.押汇时LACAL@@IMC复印件本一份需送押汇科长。
二十六、货完全出清时的工作
1.国内订单装运联待货完全出清不再使用时，应自行烧掉。
2.L/c复印本待货完全出清不再使用时，应立即交押汇科长。
二十七、核签报关费
1.核对商标、件数是否无误，于出口登记本留底联注销，并于出口登记本上报关费栏登记该报关费，以免报关行重复请款。
2.报关费如多出规定费用时，应签请经理核准。
