1.使用电话的基本用语
怎样正确使用电话的基本用语呢？这里举一些例子来说明一下（前面表示不妥用词，后面为正确用语）。（1）“喂！”（不妥当用语）
“您好！”（正确用语。下同）
（2）“喂，找谁？”
“您好！这里是××公司，请问您找哪一位？”
（3）“给我找一下××”
“请您帮我找一下××好吗？谢谢！”
（4）“等着”
“请稍等一会儿。”
（5）“他不在这儿。”
“他在另一处办公，请您直接给他打电话，电话号码是……。”
（6）“他现在不在。”
“对不起，他不在，如果您有急事，我能否代为转告？”或“请您过一会儿再来电话。”
（7）“你是谁啊？”
“对不起，请问您是哪一位？”
（8）“你有什么事？”
“请问你有什么事？”
（9）“你说完了吗？”
“您还有其他事吗？”或“您还有其他吩咐吗？”
（10）“那样可不行！”
“很抱歉，没有照您希望的办。”
（11）“我忘不了！”
“请放心！我一定照办。”
（12）“什么？再说一遍！”
“对不起！请您再说一遍。”
（13）“把你的地址、姓名告诉我。”
“对不起，您能否将您的大名和地址留给我。”
（14）“您的声音太小了。”
“对不起，我听不大清楚。”无论是哪个单位，都有可能接到抱怨电话，此时接电话的人更要注意自己的礼貌用语。
2.电话语言的基本要求
（1）吐字清晰
打电话的时候，微笑、手势和别的各种传递情意的方法都不发生作用，语调成了惟一的工具。吐字清晰、用字适当及抑扬顿挫都非常重要。
打电话时，口要对着话筒，说话音量不宜太大，也不要太小。咬字要清楚，吐字比平时略慢一点，语气要自然。必要时，可把重要的话复述一遍，交待地点、时间要仔细。当对方听不清发出询问时，要耐心地回答，切忌不耐烦，始终要给人以和蔼、亲切的感觉。
（2）尊重对方
现在一般人打电话几乎都是从“喂”开头到“再见”结束。多半是电话接通，先说声“喂”。这声“喂”最好说得轻松愉快，说过“喂”后，你应该马上说出自己的姓名。
谈完了话时，那声“再见”也要说得轻松，不要显得唐突，在谈话结束时，不管谈的结果如何，即使对方对你的要求没有给予肯定的答复，也不要降低了声音或表示没有兴趣再谈的语气。
如果你在通话的中途必须跟身旁的人讲话，那么应先向通话的对方抱歉一声，再用手遮住话筒以不要说些引人误解的话。
如果身旁发生了什么事，必须挂断电话时，应先简短道个歉或解释一下再说“再见”。假如你告诉对方，你等一下会再打电话给他，那你就要尽可能快点打过去，免得对方等。
（3）简明扼要
生活忙碌的人一定很欣赏甚至感谢打电话来的人说话简洁扼要。与人通话时，除了说话要讲究礼貌外，还要注意谈话时间不宜过长，这样不仅影响通话，而且别人打给你的电话也进不来了。
通话结束后，也不宜不明不白地将电话挂了，而应该礼貌地说声“再见”，这是通话结束的信号，也是对对方表示尊重。
重要事项要预先做成记录，并在心底默念一番。待正式拨通电话时，就不至于乱了头绪而说不出口。
（4）控制情绪
当你心情不好，打电话要注意语气和声调。因为情绪不佳，说话的语调往往会生硬、呆板，而对方又不知道你的心事，容易引起误会。
有时事情很急，希望能用最简单的语言，最快的速度解决问题，这时，也往往容易忽视证据与声调的控制，结果往往会适得其反。要把事情办妥，必须注意语调从容，叙述清楚，交待明确，切不可开口就呛人，让人一听就冒火。
3.注意打电话时的礼仪
打电话是工作和生活中司空见惯的常事，有许多需要注意的礼仪规则。打电话应该是有限的和得体的，应该掌握好时间，尽量在朋友的空闲时间内通话。特别是国际电话，通话的两地有时差，应尽量避免在午夜叫醒对方。电话语言应该简捷明了，闲聊则应问一下对方是否有时间，应按彩色指示灯的规定作用，红灯亮时，是告诉对方是一次重要电话，非接不可，绿灯亮时则表示是一次无关紧要的电话，对方正忙可以不接。给办公室里工作的朋友打电话应先询问一下对方时间是否合适，经对方允许后说话也务必注意简短。社交中的电话多是邀请通知，聚会后的致谢，事后讨论聚会虽可能是有趣的闲谈，但也要征求一下对方的意见，问清此刻闲谈是否适宜。
其次，接电话时应先报出自己的电话号码和地址，只报一声“喂”是不礼貌的。仅是一声“您好”也并不完全合适，因为由此可能造成打错电话的误会，双方文不对题地交谈了一通才发现打错了电话至少是浪费时间。只有商业业务通话才能用这种方式。当对方谈完打电话的主要事项后又没完没了的闲谈，而接电话的人不愿奉陪时，可以这样委婉地道别：“同您谈话真高兴，但我不能再浪费您的时间了，因为我知道您是很忙的。”
如果打电话时朋友不在，而他的电话是有接录机的电话。打电话的人要像对朋友那样讲话，尽量简明扼要而不说太多废话，也不可立即将电话挂上，即使你明知对方在家而没来接。电话与对方电话接录机接通后，会先提出：“这是××的电话接录机，请按照信号指示留下您的姓名、电话号码和通话内容，我将给您回电。”接着接录机会发出一种单调的信号，打电话的人即可开始讲通话内容。
以下是接电话的基本程序：
（1）电话用语应简洁，顺当。电话铃声一响，就应立即拿起电话并自报出门：“你好！这里是××单位××部门”；“你好，我是××”。
（2）电话用语要礼貌热情，使电话听者感到心情舒畅，留下美好印象。
（3）电话交流要认真理解，并对对方的谈话给以必要的重复和附和，以显示你给对方的积极反馈。
（4）一般应备有电话记录本，重要的电话做记录。记录的内容应该包括时间、地点、联系事宜及要解决的问题。
（5）电话内容谈完之后，应该让对方自己结束电话，并以“再见”作为结束语。对方放下电话后，再轻轻放下电话以示对人的尊重。
4.接听电话的礼仪禁忌
需要注意的是，在商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”，“你是谁”，或者“有什么事儿呀？”
万一对方拨错了电话或电话串了线，也要保持风度。切勿发脾气“耍态度”。确认对方拨错了电话，应先自报一下“家门”，然后再告之电话拨错了。对方如果道了歉，不要忘了以“没关系”去应对，而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。
如果有可能，不防问一问对方，是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了，不是“吃饱了撑的”，而是借机宣传了本单位的以礼待人的良好形象。
在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重。
结束通话时，应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。在接电话时，再次要注意给予对方以同等的待遇。坚持不分对象地一视同仁。
极其个别的人，长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。即使是接电话，也极为庸俗地“因人而异”、“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时，一开始总是“拿架子”，“打官腔”。先是爱搭不理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不关己，高高挂起”。不过他们的“天气”也不总是永远这般“阴沉”，一旦听出来对方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就会“雨过天晴云散尽”，低声下气，细语柔声，卑躬屈膝，有求必应，不怕旁人说自己是一副奴才腔。这种不能平等待人的做法，既容易得罪人，也会让旁人看不起。
在接待外来的电话时，理当一律给予同等的待遇，不卑不亢。这种公平的态度，容易为自己赢得朋友。
在通话时，接电话在的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有其他电话挂出来，需要中止通话时，应说明原因，并告之对方：“一有空闲，我马上挂电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。
遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其“适可而止”不可的话，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说：“你说完了没有？我还有别的事情呢，”而应当讲：“好吧，我不再占用您的宝贵时间了”，“真不希望就此道别，不过以后真的希望再有机会与您联络”。
