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第42章 与上司沟通的语言艺术(3)

对这种情况,就不能认为是上司“狡猾”、“在逃避”。认为自己讲的话对方就一定会听明白,这种想法未免太草率。在下述三种情况里,每个人对其他事情都会心不在焉,也听不进其他的话:

①太忙而没有充分的时间。

②在担心其他事情。

③疲劳。

在许多情况下,上司可能是对你的话没有任何记忆而不是有意在逃避。你如果不明了这一点,而一味坚持“我说过的”,性急的上司便会大声吼叫:“我没有听过。”

老成一点的上司则会说:“有吗?”神色里露出不悦。

在这种情况下,你如果不赶快转变态度,坦率地道歉说:“对不起,是我当时没有说清楚。”也许,你就会在上司心里留下不好的印象。

“我没听说过”是这种上司经常说的一句话。作为下属,你应该根据当时的情境来选择恰当的方法加以应对,千万不要在没弄清上司说这句话的真意时就胡乱说话应对。

8.向上司提建议的技巧

一个建议是否被采纳,除了它本身的价值之外,往往和它的写法和论证方法有很大关系。所以,提建议也有很大的学问。

一般决策,可以概括为两个程序:一是“谋”,二是“断”。“谋”者,陈之利弊;“断”者,权之利弊。通俗一点说就是:前者提出建议,分析利弊;后者衡量利弊,取利大弊小之择抉。企业一般的管理者是提出建议者,那么在这里就是“谋”者。所以在向上级上司提出的建议中,一个很重要的内容就是要分析、预测建议的利弊。一般的提建议者,总是会尽量宣扬其有利面,而避开其不利的一面。这样做当然无可厚非,因为他们毕竟是社会中的人,必然要受到社会存在和多种思潮的影响,也有他们的利益和立场,而绝不能像电脑那样冷静公允,不偏不倚。然而,既然“谋”是为了“断”,那么提出建议的人也就不妨站到更高一层的“断”者的角度去考虑问题,了解一下“断”者的关心所在是大有裨益的。

提建议往往是针对某些问题的。在刚刚发现问题时,上司们所关心的是解决问题的方法,其注意力集中于怎样做最有“利”。可是有了初步建议和方案之后,他们关心的问题就变了,这时其注意力将集中于弊端一面:这样做会产生什么后果?这些后果有没有补救措施?这样做之后得之“利”是否是以补偿其后果所带来之“弊”以及补救它们所付出的代价?这些后果和代价会不会超过维持现状的弊端……

人们常说,决策拍板要心中有“底”。所谓有“底”,即充分估计弊端一面,并准备好应付的措施,对有利的一面估计不足问题不大,因为意外的收获毕竟皆大欢喜。可是对弊端的估计不足问题就严重了,意外的弊端可能会危害无穷,后果不可收拾。

既然估计弊端是决策中不可少的一环,那么,为了使建议尽快被采纳,提出建议者除了要论述该建议的有利一面之外,不妨将它所带来的后果也和盘托出,以使上级全面了解。但关键的问题是要令人信服地证明“利”大于“弊”,同时要附上处理这些后果的配套措施,从实际效果出发,这种类型的建议反而要比那种光讲“利”不谈“弊”的建议要可行得多,同时给上级上司一个观察问题全面、客观的印象。

另外,一个人的立场,往往要受其利益、地位的局限,作为一个企业的主管也不例外。他在提出建议时主要是代表某企业的利益,这本无可指责。但如果从建议被采纳的可行性出发,他也无妨站到更高一层上司的角度去观察一下问题。广州市的市长曾提倡过一个很有意义的活动,希望广大的市民站到广州市长的立场上去替他出主意,提一些有益于广州市建设的建议。这个活动的名称是:“假如我是广州市长”。作为提出建议的企业一级主管,不妨也设想一下“假如我是局长”或“假使我是总公司董事长”、“假如我是……”。总之,设身处地地替上级上司考虑一些问题。一般来说,比企业更高级的上司除了要关心各企业的利益之外,还要考虑全局利益、要兼顾左邻右舍的关系。另外还要注意各种建议方案之间的配套及与国家政策法令的衔接等。任何一个企业都不能单独存在,它的利益也不是独立的,如果一个企业的主管向上级上司提出的建议在代表企业利益的同时也能顾及到上述比较宏观的问题,那么,这份建议的价值将要大得多。

9.怎样让上司同意你的观点

如果与你的上司进行争辩,请牢记以下几条原则:

(1)看准时机

在向上司提出异议之前,先向他的秘书打听一下他的心情如何。如果他心情不佳,就不该再提要求。

如:上司急务缠身时,不要找他;午饭时间已到,他却仍在忙乱之中时,不要找他;休假前夕或度假刚返时,不要找他。

(2)心平气和

心理专家史密斯是专门教人如何去争取增资晋级的。他这样说:“如果你气势汹汹,只会使你的上司也大发雷霆,所以,首先要做到心平气和。”

另外,不要把你所有的不满都借机会一古脑儿发泄出来。3M文具公司董事长违斯利说:“如果一个雇员看上去对公司的一切都消极不满,那上司就会觉得,要叫他满意是难乎其难,甚至认为,他也许该另找乐园。”

(3)说清问题

有些剧烈争执的发生,是由于雇主和下属双方都不明白对方心里在想些什么。演讲顾问威德说:“有时,问题一旦讲明,争执也就自然消失。雇员必须把自己的观点讲得简单明了,以便上司能够理解。”克莱尔在纽约市财政局局长手下办事多年,她很少与上司发生争执。但是,当她认为重要的事情遭到局长否决时,她就把自己的观点写在纸条上,请上司考虑。她说:“这种做法,有助于说明问题,而且也有效。”

(4)提出建议

纽约大学医学中心的精神病学副教授诺曼说:“你上司要考虑的事情已经够多了,因此,如果你不能提出行之有效的解决办法,至少,你也得提出怎样处理问题的建议。”

诺曼警告说:“那些在上司面前只提问题而不附建议的人很快会发现,他们常会受到上司秘书的阻拦。”诺曼解释道:“尽管上司也许不能说出你的不是,但是他发现,你每次去找他,他总会感到不快。久而久之,你就别想再进去见他了。”

(5)设身处地

“要想成功地与上司交手,了解他的工作目标和其中的苦衷是极为重要的。”赖无顿顾问说:“假如你能把自己看做上司的搭档,设身处地替他着想,那么,他也会自然而然地帮你的忙。”商学教授罗伯特曾引述过某电影公司一位程序设计员和他上司进行争辩的故事。当时,为了某个软件的价值问题,双方争执得僵持不下。罗伯特说:“我就建议他们互换一下角色,以对方的立场再进行争辩。5分钟之后,他们便发现自己的行为有多么可笑,两个人都不禁大笑起来,接着,很快找出了解决的办法。”

(6)运用常识

无论怎样,你的一切都操在上司手中。假如争辩过火弄成僵局,也许会产生比原来更坏的影响。因此,与上司争辩要明智一点,牢记住:仗无把握,请莫开战。

10.怎样使你的建议让上司采纳

在提出方案和建议前作为一般原则,首先应整理好使方案和建议能得到采纳的诸多条件,注意提出的方案和建议要对全局有益。通常,尽管方案本身不错,但因人们对提案者个人有看法,因而好方案也易被否决。仅对部门和小集体有利的方案一般也如此。其次,方案和建议必须引起对方关心,要分析对方的心理和态度。有价值却不能引起人关心的方案是不易被采纳的。如果你的方案与上级和集体的关心相悖,那它再高明,也不会被接受。因此,日常就应了解上级和集体所关心的是什么。其三,平时应取得群众信赖。平时口出戏言,作风松散,群众不以为然者,突然提出建议,哪怕他苦口婆心地解释也必受到反感。

本人对提案要有一个良好的心理准备。如要提案得到通过,务必事先考虑到其中一定会存在某种程度的不足,会遇到各种阻力。

(1)充满自信

如果自己都不以为然的方案,何谈说服大家去为之行动?

(2)对吸取者怀有敬意

听取批评,你的建议才易于被人接受。

(3)带有感情地提出建议

作为人,对方在决定是否采纳建议时,心情和情绪起一定作用。只有说动对方的心,他才会行动。还有,必须对听建议者作一个心理分析,要让对方认为准备周到。你以作出各种准备的面貌出现时,对方会有一种安全感:“如此准备,想必不会有错吧。”

(4)留有供修补的余地

一般人们并不喜欢完美无缺的建议,有一两个小疵点反而会给人以好感,因为这可给对方提出改进意见留出余地,使对方产生参与意识。

(5)掌握好时机的

当上司忙于工作或心情烦乱时,提出的建议往往被以“等等再说”一类的话支开。在一个集体和组织中,如果大家正为一个会忙乱不堪时,就要待状况好转后再说。掌握时机还有个事先“吹风”的问题。突然提出新的方案会使对方在毫无准备中不知所措。事先以某种方式作个预告,对方会作一个正确对待的态度。

11.怎样说出与上司相反的意见

对上司谈话持相反观点的人,往往容易陷入“坚持真理还是照顾上司面子”的怪圈。

上司需要意见。每一位上司都不是万能的神,有些问题连他们都解决不好,故上司需要下属经常向他提出好的意见。

对于那些强力相谏的人,上司头疼的不是他提的意见,而是意见的提出方式。

“主任,您刚才说的观点完全错了,我觉得事情应该这样处理……”或者“主任,您的办法我不敢苟同,我以为……”,这些方式首先否定了主任意见的全部,自然,后面的观点让上司觉得脸上挂不住,故一开始就产生了对下属好的意见的抑制思想。

如果能抓住上司意见中的某一处被你所认同的地方,加以大力肯定,尔后提出相反的意见则易被接纳。因为你一开始肯定上司意见的某一处价值,就已打开了进入上司脑中意见库的大门。例句:

“主任说得对,在××方面,我们的确应当给予充分的重视,这是解决问题的前提之一,我认为,除此之外,我们还应当……”后面提出观点,尔后重点在于论证过程,说理、举例、指出不这样做的后果,让上司意识到你的观点从实践上更加可行。

结束发言之时,别忘了强调你提出相反意见的出发点。

“故我想,如果真能这么做的话,排除这个问题是不费吹灰之力,公司也能以更高的速度发展”。

听了这话后,上司会意识到你的一切意见的最终目的,都是为了公司的前途,也就是大家的前途。

千万不要看到上司脸色不好就忙不迭地改变观点。坚持自我,但不坚持高姿态的发言方式,上司会明白你的苦心孤诣的。

12.与上司意见相左时要理智相辩

当你和上司意见相左准备与之理辩时,下面的技巧也许会对你有所帮助。

(1)注意选择有利时机

在你提出不同意见之前,应向上司的秘书或其他知情人了解一下上司的情绪如何。如果他情绪欠佳,你最好免开尊口。自己心情不好时别去找上司:自己情绪不好,甚至怒火中烧,那只会使上司也跟着你一道愤怒。因此,你自己首先要心平气和。

(2)把问题讲清楚

双方互不了解时,往往会产生激烈的争执。有时把问题讲清楚之后,争执就会烟消云散。应该学会简明扼要地表达自己的观点,以便上司充分理解。当上司对你所认为十分重要的某些事情持否定态度时,你要把自己的观点写在纸上,呈给上司过目。这样做有助于切中问题的要害。

(3)提解决办法

如果你一下子提不出一个恰当的解决办法。你至少应该拿出个最初步的建议。

(4)站在对方的位置上想问题

要想有效地同上司打交道,考虑一下他的工作目标和他所承受的压力是非常重要的。如果你能把自己放在上司的一个伙伴的位置上,从这个角度设身处地想问题,那么,他自然就会同你合作,直到你的目的达到。

(5)多些理智

切记,所有的牌都操在上司的手中,如果跟他真闹翻了,可能会产生远比眼前问题更为严重的后果。

13.面对上司批评与指责如何申辩

被上级批评或指责,虽然应该诚恳而虚心地听取,但并非说你一定要忍气吞声,不管他说得对不对都要一古脑儿接受,必要时应该勇于辩护,并且要作积极的辩护。晋文公一次用餐时,厨官让人献上烤肉,肉上却缠着头发。文公叫来厨官,大声责骂他说:“你存心想让我噎死吗?为什么用头发缠着烤肉?”

厨官叩着响头,拜了两拜,装着认罪,说:“小臣有死罪三条:我找来细磨刀石磨刀,刀磨得像宝刀那样锋利,切肉肉就断了,可是粘在肉上的头发却没切断,这是小臣的一条罪状;拿木棍穿上肉块却没有发现头发,这是小臣的第二条罪状;捧着炽热的炉子,炭火都烧得通红,烤肉烘熟了,可是头发竟没烧焦,这是小臣的第三条罪状。君王的厅堂里莫非有怀恨小臣的侍臣么?”

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